Digitalisering:

Drømmer om at all betaling skal skje via mobiltelefonen

NTNUs økonomiavdeling må gjøre den samme jobben med færre folk. Da er digitalisering et stikkord.
Avdelingsdirektør Ingrid Volden ved NTNUs økonomiavdeling forteller at færre ansatte har ført til at de må endre måtene de jobber på.
(Foto: Espen Halvorsen Bjørgan)

Avdelingsdirektør Ingrid Volden ved NTNUs økonomiavdeling forteller at færre ansatte har ført til at de må endre måtene de jobber på. Foto: Espen Halvorsen Bjørgan

- Målet vårt er å i fremtiden kunne fange data automatisk mellom systemene, og behandle dem digitalt. Det brukes mye ressurser på å samordne tallene mellom systemene i dag, sier Ingrid Volden, avdelingsdirektør i NTNUs økonomiavdeling.

Avdelingen er nå i startfasen av flere pilotprosjekter for å effektivisere økonomisystemene ved NTNU gjennom digitalisering. Digitale roboter, eller digitale assistenter som direktøren kaller dem, skal få systemene til å snakke sammen.

Bakgrunnen er blant annet Kunnskapsdepartementets  strategi for digitalisering i høyere utdanning som ble lagt frem fredag. I tillegg spiller også avstandene som dukket opp i bakkant av fusjonen inn i arbeidet.

LES OGSÅ:  NTNU har kuttet helt inn til smertegrensen

Følg UA på  FacebookTwitter  og  Instagram.

- Upraktisk å sende papir til Gjøvik

- En av de tingene som trigget digitaliseringsprosjektet vårt er at det rett og slett er upraktisk å sende papir frem og tilbake mellom Trondheim, Gjøvik og Ålesund. I tillegg har vi jo redusert den administrative bemanningen, og da må vi endre måten vi jobber på for å få det til å gå opp, sier Volden.

Men økt digitalisering fører også med seg problemer. Strenge regler gjør for eksempel at det ikke er like enkelt å kommunisere digitalt med personer som for eksempel har tilhold utenfor Norge.

- Systemer som Altinn og Bank-ID fungerer utmerket når en skal kommunisere digitalt innad i Norge. Verre blir det når vi skal kommunisere med folk utenfor landegrensene som bare er hos oss i korte perioder, ettersom det er et strengt regelverk rundt personinformasjon. Da ender vi raskt opp med en slags dobbel kommunikasjonsflyt der det som går mellom oss og personen må foregå i brevpost, mens den delen av kommunikasjonen som skjer internt her foregår digitalt. Vi må jobbe med å finne tekniske løsninger som ivaretar personsikkerheten, poengterer avdelingsdirektøren.

Mål: Færre som jobber med å flytte tall

Volden forteller at NTNU nå ser på fire forskjellige prosesser hvor det kan brukes digitale verktøy som bankene har brukt i en årrekke, og som nå er på vei inn i regnskapssektoren. Dette gjøres i samarbeid med Universitetet i Bergen. De to universitetene deler prosessene mellom seg og kan dermed lære av hverandre og med det unngå dobbeltarbeid.

- Avstemmingen mellom de forskjellige systemene er en av disse prosessene vi ser på nå. Det handler rett og slett om at de samme tallene dukker opp i de forskjellige systemene. Målet her er at vi kan ha færre personer som har som jobb å flytte tall mellom systemene, noe som vil føre til raskere systemer og mindre feil. Det er tross alt menneskelig å feile.

Pilotprosjektet ble startet nå i høst med bruk av digitale verktøy som allerede finnes i markedet. Målet er å konkludere ved årsiktet om «digitale assistenter» er noe som kan brukes innenfor flere administrative prosesser.

Brukerbetaling med mobil

Den andre prosessen de ser på er brukerbetaling, og hvordan dette kan gjøres enklere for både de som sitter med oversikten og de som er sluttbrukere.

- Vi har et pilotprosjekt med brukerbetaling via Vipps gående på Fakultetet for arkitektur og design, hvor de kan betale for tegneutstyr via telefonen. Drømmen er å etter hvert kunne utvide dette slik at all brukerbetaling på NTNU kan skje via telefon, og få til digitaliserte løsninger som kommer brukerne tilgode, sier hun.

Men også her er det utfordringer. Volden forteller at de har brukt et års tid med å finne fram til en teknisk løsning som kan tilfredsstille behov, krav og regler. En så enkel ting som mangelen på KID-nummer kan føre til hodebry.

- Vi må jo ha en måte å spore pengene på slik at vi vet hvem og hva det er snakk om. Det var utfordrende å få til. Det er sånt som både er teknisk krevende og krevende fordi det er strenge regelverk. I tillegg er ikke de gamle datasystemene tilrettelagt for slikt, så vi må bruke mye tid på å tilpasse det.

Også dette prosjektet ble startet opp i høst, og skal etter planen være ferdig rundt nyttår. Enden på visa er ifølge Volden å spare ressurser.

- Fra et administrativt ståsted er det de samme kostnadene knyttet til å ta imot en betaling på 50 kroner som en betaling på en million kroner. Det er med andre ord relativt sett dyrt å ta imot småsummer, så vi kan spare mye på å effektivisere dette.

Berømmer IT-avdelingen

I en tid med hacking og digital kriminalitet er sikkerheten rundt de digitaliserte systemene naturlig nok viktig.

- Det er IT-avdelingen som håndterer det digitale sikkerhetsaspektet, og jeg må bare berømme den jobben de gjør. De har vært veldig interesserte i å være med på utviklingen av de digitale løsningene, sier avdelingsdirektør Ingrid Volden.

UA vil gjerne ha dine kommentarer. Kommentarer fra anonymiserte brukere og kommentarer med personangrep vil bli slettet.
comments powered by Disqus
Siste fra forsiden

NTNU samarbeider med Flyktninghjelpen:

Lager hub for entreprenører i Kenyas største flyktningleir

Entreprenører og arkitekter fra NTNU jobber sammen med Flyktninghjelpen for å lage et knutepunkt for entreprenørskap i Kenyas største flyktningleir.

Badekarpadlingen:

Øker beredskapen for å unngå nye ulykker

Politiet, brannvesenet og Røde Kors er på plass når studentene skal krysse Nidelva i selvbygde farkoster. - Nidelva er kjempefarlig, sier politibetjent.

LO støtter forbud mot nikab

Lovforslaget fra regjeringen sørger for åpenhet og kommunikasjon på arbeidsplassene, heter det i høringssvaret fra LO.

NTNU for flyktninger:

- NTNU kan gjøre mye mer for flyktningene

Sukhanwar Gulabuddin møtte åpne dører på NTNU, og nå har han fått jobb ved Litteraturhuset. Han mener NTNU kan gjøre enda mer for flyktninger.