“Folk må tåle usikkerhet fram til det blir sommer”

Noen steder gjøres det dobbelt arbeid,  andre steder jobbes det for tregt. Men først til sommeren kan Anne Kristine Børresen fortelle de over 2 500 administrativt ansatte ved NTNU hvordan, hvor og med hva de skal jobbe.
Intens periode. – Vi har hele tiden visst at vi hadde et knapt år på oss, og at det ville bli et intenst arbeid. Så langt har vi levert i tide til milepælene, mange og gode innspill har – og skal også framover- bidra til å styrke arbeidet vårt, sier Anne Kristine Børresen. Her i sentrum for en befaring med styret på Dragvoll. (Foto: Kristoffer Furberg)

Intens periode. – Vi har hele tiden visst at vi hadde et knapt år på oss, og at det ville bli et intenst arbeid. Så langt har vi levert i tide til milepælene, mange og gode innspill har – og skal også framover- bidra til å styrke arbeidet vårt, sier Anne Kristine Børresen. Her i sentrum for en befaring med styret på Dragvoll. Foto: Kristoffer Furberg

Nå har Anne Kristine Børresen, som leder arbeidsgruppa for administrativ organisering, levert fra seg en skisse med nesten samme navn: "Alternative modeller for administrativ organisering". 

Det er altså ikke bare de faglig ansatte som rokeres rundt i nye NTNU.

- Det vi gjør vil til syvende og sist føre til at en del administrativt ansatte kan få nye arbeidsoppgaver, og nye steder å jobbe på. Mange kjenner, naturlig nok, på en usikkerhet. Den må de nok tåle fram til sommeren, sier Anne Kristine Børresen, i det daglige dekan ved Det humanistiske fakultet i Trondheim.

To modeller – stabilitet og endring

Skissen, som inneholder to ulike modeller, skal behandles av styret den 15. februar. Modell 1 er ganske lik dagens modell, med samme ansvarsfordeling mellom institusjon, fakultet og institutt. Modernisering og effektivisering skal her skje gjennom "mer standardisering og digitalisering av prosesser".

Modell 2 legger opp til større endringer i måten ansvar og oppgaver er fordelt på mellom nivåene.

- I den modellen setter vi spaden dypere, som Børresen sier.

Full respekt for usikkerheten

I kommende uke blir det åpne høringsmøter på samtlige campuser.

- Jeg vil oppfordre alle som har interesse av administrativ organisering, også faglige ansatte, til å stille på høringsmøtene og komme med innspill. Det er den siste muligheten før styret skal bestemme seg for hvilken modell de går for, sier hun.

Børresen understreker at samtlige 13 medlemmer i arbeidsgruppa er ydmyke, og har stor respekt for at rammene de nå legger, får følger for mange ansatte.

Gruppa er satt sammen slik at den består av mye kompetanse fra ulike deler av NTNU.

- Premisser for hele arbeidet er at den administrative organisasjonen skal tjene kjernevirksomheten ved universitetet, altså undervisning, utdanning og forskning.  Utgangspunktet er at faglige og administrativt ansatte er ett fellesskap.  Vi trenger hverandre og vi skal jobbe riktigere, mer effektivt og med bedre flyt for å skape best mulige resultater, sier arbeidsgruppas leder.

Leverer tre rapporter

Gruppa leverte sin første rapport til styret allerede i høst. Den var blant annet resultat av en stor workshop der over 250 ansatte deltok, og listet opp hvilke prinsipper som skal ligge til grunn for den administrative organiseringen i nye NTNU,

Rapporten inneholdt fire nøkkelord for hva man vil oppnå:

Effektivisering, modernisering, fagnærhet og kvalitet.

Skissen som nå er levert, er grunnlaget for gruppas andre rapport, som leveres styret før februarmøtet.

- Da beslutter styret hvilken modell de går for når det gjelder administrativ organisering. Deretter skal fakultetene utrede videre hvordan de vil ha det innenfor modellen styret velger. De skal levere sine forslag til oss innen midten av april, forklarer Børresen.

På et styreseminar i juni vil arbeidsgruppa legge det endelige forslaget, den tredje rapporten, på bordet.

Mer komplekst enn faglig organisering

- Underveis har vi fått mange innspill som viser at folk kjenner på at det er behov for endring. Vi merker at mange har forventninger til dette arbeidet. Vi vet at det skjer  dobbelt arbeid noen steder, og at det her og der går for tregt, sier Børresen, som vil vente med å utdype hvor skoen trykker.

Hun peker på at adminstrativ organisering er mye mer komplekst å forholde seg til enn faglig organisering, der debatten nå går høyt om hvilke institutt som skal høre inn under hvilke fakultet.

LES MER: Strømmen ønsker seg kjempefakultet

LES MER: Indøk vil heller til teknologene

LES MER: Vil unngå konkurrerende fagmiljøer

- De aller fleste har en formening om hva fagområder favner. Inndeling i fakulteter er kjente størrelser og strukturer for mange. Administrativ organisering er mye mere komplekst, og dekker mange flere funksjonsområder, sier Børresen.

Klare behov for endring

Og:

- Få i organisasjonen har et godt nok overblikk over denne kompleksiteten. Samtidig er det mange som har sterke oppfatninger om hva som må bli bedre.

- Hva har du selv lært av å lede denne gruppa?

- Masse! Både om de mange ulike funksjonsområdene disse ansatte dekker, men også om hvor mange ulike måter de samme tingene gjøres på rundt om på NTNUs fakulteter og på de tidligere høgskolene.

Anne Kristine Børresen sier at diskusjonene har avdekket at mange ønsker endring på en del områder.

- Det er et sterkt engasjement for å peke ut løsninger som vil skape endringer. Det vi leverer, er startskuddet for å få bedre flyt og mer effektivitet i viktige funksjoner.

LES OGSÅ: Glede, spenning og frykt for lengre vei til ledelsen
LES OGSÅ: NTNU-administrasjonen skal designes på nytt
LES OGSÅ: Spente på det faglige utbyttet
LES OGSÅ: Vil opprette eget fakultet for utdanning


Få i organisasjonen har et godt nok overblikk over denne kompleksiteten. Samtidig er det mange som har sterke oppfatninger om hva som må bli bedre.

Anne Kristine Børresen
Kunsten er å finne en modell som passer alle
  • Fusjonen åpner for å tenke nytt omkring administrativ organisering. Den generelle utviklingen gir også behov for å vurdere om NTNUs administrative virksomhet er hensiktsmessig.
  • Det er mer enn femten år siden gamle NTNU siste gang gjennomførte en grundig organisasjonsanalyse og strukturendring av administrasjonen (ORGUT).
  • I skissen som nå skal på kort høring understreker arbeidsgruppa at det er en utfordring å finne en ideell modell som tilfredsstiller alle krav og forventninger.
  • Den administrative organiseringen  er for mangslungen og flerdimensjonal til det, krav og forventinger vil stå i motstrid med hverandre.
  • Det betyr at en må balansere mellom dilemmaer, særlig forholdet mellom sentral styring og lokal autonomi.
  • Konkret kan det handle om innenfor hvilke rammer enhetene på nivå 2 og 3 kan utforme egne strategier, disponere sine ressurser, definere forsknings- og utdanningsprofil, organisere sin faglige og administrative virksomhet og velge lokale løsninger når det gjelder systemer og arbeidsprosesser.
  • En variant av dette dilemmaet er balansen mellom omfanget av standardiserte løsninger ut fra effektivitetshensyn og behovet for «skreddersøm» for å imøtekomme spesielle brukerbehov.
  • (Kilde: Administrativ organisering 2017)
UA vil gjerne ha dine kommentarer. Kommentarer fra anonymiserte brukere og kommentarer med personangrep vil bli slettet.
comments powered by Disqus
Siste fra forsiden

Kontaktkonferansen 2018:

Utvalg skal se på hvordan samfunnets behov for utdanning skal bli ivaretatt

Kunnskapsminister Torbjørn Røe Isaksen opplyste tirsdag at han vil nedsette et utvalg som skal ta for seg dimensjoneringen av høyere utdanning.

NTNU i Gjøvik preget av drapssak

Politiet bekrefter at det var NTNU-student Janne Jemtland som ble funnet død i Glomma lørdag. Saken preger ansatte og studenter ved NTNU i Gjøvik.

Kontaktkonferansen:

Toppene i UH-sektoren møter Torbjørn Røe Isaksen

«Universitet og høgskoler inn i framtida« er tema når kunnskapsministeren i dag inviterer til sin årlige samling.

Gledestårer etter at AP snur om lærerkrav

– Det rimer dårlig med Aps tradisjoner om at folk som har vært i arbeid i mange år, plutselig ikke er gode nok, at erfaring ikke skal telle, sier stortingsrepresentant Torstein Tvedt Solberg