NTNUs bruk av eksterne konsulenter har vært i skuddlinja i det siste. Det gjelder både bruken av konsulenttjenester i den store runden som har vært med tilsetting av ledere og som bistand ved arbeidskonflikter.
- Ved flere anledninger har vi oppdaget at eksterne konsulenter ikke kjenner godt nok til lover og rutiner ved ansettelser i staten, sier Ferstad.
- Mildt sagt varierende kvalitet
Universitetsavisa har tidligere skrevet om at NTNU benytter to konsulentbyrå når de rekrutterer ledere på åremål: Jefferson Wells og Search House AS. De foretar alt fra kandidatsøk, innledende samtaler, sortering og utvelgelse til gjennomføring av intervjuer. Sistnevnte kan være både dybdeintervjuer og skriftlige kandidatvurderinger (se faktaboks).
Fakta
Konsulentbruk ved tilsetting av ledere
NTNU har nylig ansatt en rekke ledere for fire år. Bruken av eksterne konsulenter ved rekruttering er møtt med kritikk.
- NTNU bruker to byråer: Search House AS og Jefferson Wells.
- Hva de koster NTNU offentliggjøres ikke.
Leveransene fra rekrutteringsbyråene kan blant annet inneholde hele, eller deler av disse tjenestene:
- kandidatsøk
- tilgang til kandidater i egne eller tilgjengelige baser
- dialog med og oppfølging av kandidater
- innledende samtaler, sortering og utvelgelse av aktuelle søkere til videre prosess (ev. i samråd med oppdragsgiver etter avtale)
- deltakelse i eller gjennomføring av intervjuer, herunder også dybdeintervjuer og skriftlige kandidatvurderinger
- gjennomføring av godkjente tester og simuleringer/øvelser
- referansesjekk
- bistand til innstilling av kandidat(er)
- oppfølging av kandidater – både de som rekrutteres og de som ikke når opp.
Kilde: NTNU
Ferstad sier at han selv har erfaringer med å sitte i ansettelsesutvalg på både dekan- og instituttnivå. I tillegg kommer det tilbakemeldinger fra andre tillitsvalgte på hvor problematisk konsulentenes inntog kan være.
- Min erfaring er at kvaliteten på disse tjenestene er mildt sagt varierende. Noen konsulenter er ikke klar over søkernes rettigheter, de opplyser ikke om søkerlista og intervjuene blir dominert av den eksterne konsulenten.
Styremedlem Aksel Tjora har servert samme kritikk. Han er kritisk til at konsulentene får for stor påvirkning over hvem som tilsatt gjennom personlighetstester og intervju. Dette danner grunnlaget for innstillingsutvalgets arbeid.
I tillegg mente NTNU-ansatt Arve Hjelseth at eksterne konsulenter har for liten innsikt i hva som særpreger et universitet.
Uro rundt tilsettinger
NTL mener det er lederen for den stillinga som skal besettes som har hovedansvaret for å drive tilsettingsarbeidet. Videre at det bør være HR- og HMS-avdelinga internt som sørger for å legge forholdene godt til rette og ta de nødvendige kvalitetssjekker underveis.
- Dette må gjøres, nettopp for å sikre at kravene om ansettelse i staten er oppfylt, blant annet kvalifikasjonsprinsippet, sier Ferstad.
Ved noen av instituttene har ansatte reagert på at det de hevder har vært svært dyktige instituttledere ikke fikk fortsette.
- Det har vært uro med noen av ansettelsene. Det er vanskelig å si at det kommer av at eksterne konsulenter var involvert. Noen av ansettelsene av instituttledere mangler legitimitet blant ansatte. Når ekstern konsulent blir mistenkt for å stå i ledtog med leder, så svekker det tilliten til prosessen.
Samtidig understreker Ferstad at han også har mange erfaringer med konsulenter som gjør en god jobb og som kjenner sin plass i arbeidet med å tilsette nye ledere.
- Derfor ønsker vi en gjennomgang av denne bruken av eksterne konsulenter. Bidrar de godt og får vi den kvaliteten vi betaler for? Jeg synes det er påfallende at jobbsøk er noe de skal bidra til, og så ser vi at det er rekordfå søkere på instituttlederstillingene. Det er betenkelig.
- Det blir noe kafka over det hele
NTNU har stått midt oppi flere tunge arbeidskonflikter de siste årene. Institutt for historiske studier måtte til slutt deles i to og et gjenopprettingsarbeid pågår. I tillegg har NTNU bedt om juridisk hjelp til å foreta innsyn i Øyvind Eikrems datamateriale og få avklart om det var han som skrev de omstridte ytringene under pseudonym. I dette arbeidet har advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig stått sentralt. De vant anbudet om å gjennomføre faktaundersøkelser ved NTNU sammen med Stamina AS. Avtalen ble inngått i mai 2019 med to års varighet, med mulighet for enda to år, ifølge Khrono. Samlet ramme var på 8 millioner kroner.
Thomas Ferstad forteller at NTL er enda mer kritisk til denne bruken av eksterne konsulenttjenester i arbeidskonflikter, og gir et eksempel fra Institutt for sosialt arbeid (ISA), hvor Eikrem jobber.
- Ad omveier har vi for eksempel hørt om ansatte ved ISA, som fikk innkalling på kort varsel om å møte på advokatkontoret i byen. De følte seg presset til å møte opp. For mange er det fryktinngytende å få ei slik innkalling og de veit ikke hvorfor de sitter der. Det blir noe kafka over det hele, og bidrar ikke til å å bygge et godt arbeidsmiljø.
Han mener NTNU bruker ekstremt mange konsulenter og advokater i mange saker. Arbeidslivet blir juristifisert, noe HR- og HMS-sjef Arne Kr. Hestnes også har vært inne på i et intervju med Universitetsavisa.
- Særlig i konfliktsaker bidrar ikke jurist- og formalsporet til å dempe konfliktene. De hindrer heller muligheten for å finne andre løsninger, sier Ferstad.
- Ida har et godt poeng
I et intervju sa organisasjonsdirektør Ida Munkeby alt skal være forsøkt før NTNU bruker faktaundersøkelser, men når de ikke kommer videre: Hva gjør de da? Hun ba om forslag til alternative metoder.
- Først vil jeg spørre om virkelig alt er prøvd. Problemet med faktakartlegging er at den i mange tilfeller i avgrenset grad avdekker fakta. I stedet for at arbeidsgiver tar ansvaret, blir det dyttet over på enkeltpersoner som blir gjort til syndebukker, svarer Ferstad.
Dette igjen mener han bidrar til å eskalere konflikten og veien tilbake blir veldig tung.
- Ida har likevel et godt poeng. Vi har ikke funnet noe godt alternativ, men NTNU burde sørget for nok ressurser til å bygge den kompetansen som trengs.
Han viser til konflikten ved Kunstakademiet der det ble brukt en annen framgangsmåte enn på Institutt for historiske studier. Der koblet de på bedriftshelsetjenesten som samtalte med de involverte om hva problemene var. Dette endte i en rapport som ble offentliggjort på nyåret. Den skapte også bølger, men viser at det er mulig å gå fram på andre måter når man skal prøve å løse konflikter, framholder han.
- Det er en erkjennelse av at arbeidsgiver ikke har funnet gode nok måter å håndtere krevende konflikt- og personalsaker på. Fagforeningene har etterlyst at HR- og HMS-avdelingen får bygd intern kompetanse. Sakene ved et universitet er av en annen art enn ved andre bedrifter. Det er ikke nødvendigvis slik at alle professorer godtar at en advokat sier at slik er det.
- Må unngå å ende opp i lovtekster
- Kan ikke de eksterne konsulentene gi et nyttig utenforblikk?
- Jeg skal ikke si at de ikke har noen rolle. Men det må være avklart på forhånd hva hensikten med å bruke dem er. Ingen av byråene har en formell myndighet til å uttale seg. Det må ikke være noen tvil om at det er ansettelsesutvalget som skal gjøre den endelige vurderinga av kandidatene, og at det er utvalget som innstiller.
Da UA spurte hvor mye de eksterne konsulentene har kostet NTNU i forbindelse med de siste lederansettelsene, fikk vi til svar at det er en forretningshemmelighet.
- Det synes jeg ikke noe om i det hele tatt. Staten bør ha et ekstra ansvar for å være åpen. Hadde NTNU hatt spesialkompetansen selv, hadde det vært mulig å ettergå hva en rekrutteringsprosess koster og prosessen hadde gitt ytterligere spisskompetanse for NTNU, kommenterer Ferstad.
Nestlederen i NtL sier han skjønner at det er vanskelig å ha ei HR-avdeling som skal være rustet til å ansette åtte dekaner og 52 instituttledere.
- Men at de skal ha så liten kapasitet at de må få inn advokater til enhver sak, det er vi svært kritisk til.
Også Deloitte blir benyttet av NTNU. Ferstad forteller at de skal brukes til et prosjekt for intern organisasjonsutvikling. Dette ser NTL på som betenkelig og mener de burde ha kompetanse og kunnskap til å gjøre oppgavene selv. Mange av BOTT-prosjektene og prosjekter på IT-avdelinga kjøres også med ekstern hjelp.
- Vi bør heller bygge kompetanse internt i stedet for å springe på byen for å få hjelp hele tida. Dette gjelder særlig ved personalsaker. Tyr man til advokater, mister man handlingsrommet vi som tillitsvalgte og arbeidsgiver har for å finne løsninger uten å ende opp i lovtekster, sier Thomas Ferstad i NTL NTNU.
Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.
