Han mener de nye kravene nå rammer det som er viktigst ved NTNU: Verdiskapningen i undervisning og forskning.
- Skruen strammes mer og mer til, og skaper et pes i organisasjonen som må skyve alt annet til side for å oppfylle de nye kravene og fristene, sier Bolland.
Svært korte frister
Fram til nyttår var det tertialrapportering som gjaldt. Fra januar ble månedlig regnskapsrapportering mellom institutt og fakultet innført. Det siste er at tallene nå skal gå videre til rektor, og fristene er særdeles knappe. Det er kun snakk om dager fra regnskapsperioden er over til fasit skal ligge på rektors bord.
- Alle vet at avvik oppstår, og at det er ulike grunner til det. En del skyldes tilfeldigheter og feil periodisering, som ikke nødvendigvis er alvorlige avvik. Poenget er, at med så hyppig rapportering og så korte frister som nå, må folk bruke mye mer tid og arbeid på å finne årsaker, rapportere, diskutere og forklare, sier Bolland.
Fokus på feil sted
Bolland medgir at kravene kan gi mer budsjettdisiplin, som i og for seg er positivt.
- Men den superkontrollen det legges opp til nå, er å rette fokus i helt feil retning for et universitet som NTNU. Ressursene må heller brukes på produksjonen, verdiskapningen som skjer i undervisning og forskning, mener han.
Instituttlederen utdyper: NTNU s virksomhet kjennetegnes av stor treghet og stor forutsigbarhet sammenlignet med mange andre store virksomheter. Prosjekter varer gjerne 1-4 år, økonomien er i stor grad knyttet til ansettelser. Dette tilsier at man ikke trenger så tett kontroll. Styringsevnen blir ikke bedre med månedlig rapportering fremfor tertialrapportering, mener instituttlederen.
Flinkest i klassen
Adressaten for kritikken er NTNU-rektor Gunnar Bovim. Avsenderen er heller ingen hvem som helst: Olav Bolland er leder for Institutt for energi- og prosessteknikk (EPT) på 6. året. Han er en av NTNUs mer profilerte forskere, og en av landets fremste eksperter på klimagassteknologi.
EPT har 170 ansatte, og miljøet han leder er blant de flinkeste i NTNU-klassen. I 2013 innkasserte de over fem publikasjonspoeng per fast vitenskapelig ansatt, mer enn dobbelt så mye som NTNU har satt som mål.
Savner støtte
Bolland påpeker et annet paradoks: Samtidig som Fellesadministrasjonen (FA) lager nye rapporteringskrav som øker presset på organisasjonen, oppleves FA som lite lydhør og hjelpsom tilbake på deler av virksomheten.
Han deler NTNUs befolkning inn i produksjonsarbeidere og støtteapparat. De første er studenter, stipendiater, forskere, førsteamanuenser og professorer. Støtteapparatet er alt annet, administrasjon, teknisk, drift og ledelse - inkludert rektor. Deres oppgave er å støtte produksjonsarbeiderne og primæraktiviteten.
Verktøy som ikke holder
Instituttleder Bollands poeng er at dette ikke fungerer godt på det øverste nivået. Verktøyene de har å støtte seg på holder for en stor del ikke mål. Ett eksempel er verktøyet for prosjektøkonomi, Maconomy, som overhode ikke gir god nok støtte. Bolland sier han har mast om dette i mange år, uten resultat. Den nye regnskapsrapporteringen var dråpen som fikk begeret til å renne over.
Han synes det er noe fundamentalt galt når bedre og hyppigere oversikt over økonomien prioriteres framfor helt sentrale behov nede i organisasjonen.
Feilspor mot excellence
I morgentimene torsdag møtes NTNUs styre. På dagsorden står campussamling, en sak som har krevd store ressurser og oppmerksomhet fra ledelsens side. Bolland skulle ønsket seg større innsats rettet mot de som skal skape det fremragende universitetet.
- Rektor må begynne å lytte til behovene nedover i rekkene. Vi blir aldri et excellent universitet om vi ikke også er excellente på drift av organisasjonen. Det er et paradoks her.
Laget egne verktøy
Fordi de føler å ha snakket for døve ører, har EPT gått til det skritt å bruke store ressurser på å utvikle egne verktøy. Det går på timeføring, drift av laboratorier, romdatabase, romkortdatabase, system for risikovurdering, inkludert dokumentasjon for lab- og feltarbeid.
- Om alle institutter hadde brukt like mye ressurser som oss på dette snakker vi om et betydelig antall årsverk. Hvorfor må vi selv lage disse verktøyene, undrer Bolland.
Ansettelser i langdrag
NTNU skal konkurrere om de beste hodene, men når ansettelsesprosesser ikke uvanlig trekker ett år ut i tid, taper universitetet denne kampen. Igjen skyldes dette mangel på gode verktøy. De samme prosessene kan ta bare uker ved andre universiteter.
- Jeg får tilbakemeldinger fra søkere som føler seg dårlig behandlet. De klager på at ting trekker i langdrag, og finner det vanskelig å forstå hvorfor. Og vi skal vite at de som søker vitenskapelige stillinger ved NTNU også søker andre steder, understreker instituttlederen.
Vet ikke om forsinkelser
Slik det er nå flyter det i systemet, saker går fra person til person. Forsinkelser kan oppstå etter at Bolland har sendt en sak fra seg, men uten at han får kunnskap om det. Det kan være så enkelt som en sykemelding han ikke får beskjed om. Det finnes ikke noe godt verktøy som viser hvor i systemet slike saker befinner seg og hva slags status de har.
- Jeg kan gå i den tro at et tilbudsbrev er sendt, så viser det seg at det ikke har skjedd - eksempelvis fordi vedkommende som skulle gjøre det, er syk og borte fra jobb, sier han.
Strammer opp kulturen
- Alt dette handler om holdninger, verktøy og prosedyrer, og bør være enkelt for NTNU å gjøre noe med. Gode verktøy vil stramme opp, både kultur og prosedyrer, mener professoren.
Han har mast om dette i mange år, men sier han er blitt møtt av en vente- og-se-holdning og av unnvikenhet. Det er vurderinger som må gjøres, det argumenteres med at ting må utvikles for alle, at NTNU er en mangslungen virksomhet, og så videre.
-Det er riktig, men det er ingen ting som tilsier at et institutt på Dragvoll skal gjennomføre et prosjekt på en annen måte enn vi gjør, sier Olav Bolland.
