- Vi har fått reaksjoner fra saksbehandlere og ledere ved NTNU på at det har tatt lang tid med utbetaling. Opponentene har selv også tatt kontakt og lurt på hvor pengene blir av, sier seksjonssjef Ingrid Eide ved Seksjon for økonomitjenester.
Også Universitetet i Bergen baler med de samme forsinkelsene i utbetaling.
For de utenlandske oppdragstakerne kan det være snakk om tusenvis av kroner. En førsteopponent får anslagsvis utbetalt 15 000 kroner for bedømming av avhandling og for deltakelse under selve disputasen. I tillegg skal de som regel ha utbetalt reisegodtgjørelse.
Saker hopet seg opp
Seksjonssjef Eide opplyser at forsinkelsene først og fremst skyldes lang behandlingstid hos Skatteetaten. Noen av sakene har blitt behandlet i ekspressfart, men andre har blitt hengende i systemet i noen måneder. I noen tilfeller har forsinkelsene vært på et halvår.
Eide overlater ikke alt ansvaret til Skatteetaten, men mener økonomiavdelinga også må ta noe av skylda.
- Vi har hatt en veldig stor arbeidsmengde etter at sykefraværet var høyt i sommer. Det har vi nå ryddet opp i. I tillegg fikk vi store utfordringer med skattepliktvurderingen, forteller hun.
Når en utenlandsk arbeidstaker utfører en jobb som NTNU skal betale for, må Seksjon for økonomitjenester sende papirer og dokumenter til Skatteetaten. De må foreta en skattepliktvurdering og gi denne oppdragstakeren et D-nummer og et skattekort.
- Da vi fikk meldingene om at utbetalingene er kraftig forsinket, tok vi kontakt med Skatteetaten. De trodde på dette tidspunktet at alt var i orden og at de hadde 16 saker til behandling, mens vi hadde 120 saker, sier Ingrid Eide til Universitetsavisa.
Siden juni 2018 har Seksjon for økonomitjenester mottatt cirka 1000 honorar til behandling og 900 reiser. I snitt har NTNU til enhver tid 120 saker som er til vurdering hos Skatteetaten.
At det nå også er nye regler for skatt på kostgodtgjørelse, har skapt mye ekstraarbeid. Eide håper at nye rutiner ved NTNU fra 1. januar 2019 vil avhjelpe situasjonen. Da kan de utenlandske gjestene få kost etter utlegg og ikke etter Statens satser, og slipper da behandlingsrunden i Skatteetaten. Eide forteller at det har vært et problem at det har tatt flere måneder å få skattevurdert ganske små beløp i kostgodtgjørelse hos Skatteetaten.
- Tidligere har vi samkjørt reiseoppgjør og honorar. Når vi nå ikke trenger skattevurdering på kostgodtgjørelse for en del av oppdragstakerne, får vi utbetalt reiseutleggene mye kjappere.
Eide sier samarbeidet med Skatteetaten er godt og har tro på at sakene blir hurtigere behandlet på nyåret.
- Vi håper virkelig nå at saksbehandlingen blir raskere. Etter hvert håper vi også å få på plass en elektronisk løsning slik at vi slipper all postgangen. I dag må opponentene gjerne legitimere seg med pass og alt dette sendes i posten. Er bankopplysningene ufullstendige, så forsinker også dette utbetalingene. Vi er alle enige om at vi må få bort slike forsinkende ledd, sier seksjonssjef Ingrid Eide ved Seksjon for økonomitjenester.
Eide sier at Universitetet i Bergen praktiserer ei ordning med at saksgangen er enklere for dem som er her på oppdrag mindre enn tre dager. Da trengs ikke sakene å gå via Skatteetaten. NTNU har også tatt opp med etaten om dette også kan være en løsning for dem.
UiB har forsinkelser på et halvår
Ved Universitetet i Bergen nikker de gjenkjennende når UA beskriver NTNUs problemer med forsinkelser. Det medisinske fakultet arrangerer svært mange disputaser, og utenlandske opponenter skal ha honorar for det arbeidet de har utført.
- Hos oss kan det ta oppimot et halvår, og unntaksvis enda lengre, før de får utbetalt disse pengene. Vi pleier å si til dem at de må regne med utbetaling tidligst etter 2 måneder, og det kjennes ikke særlig greit å gi dem denne beskjeden, sier Bjørn J. Bjørnsen til Universitetsavisa.
Bjørnsen er seniorkonsulent og controller ved fakultetet.
Før sendte de slike saker om skattepliktvurdering til Skatt Vest. Nå må de sende dem til Skatt Øst og da ble problemene større enn tidligere, opplyser Bjørnsen. Saksgangen er slik at instituttene sender disse sakene til Skatt Øst, som sender svarbrev om at saken er ferdigbehandlet tilbake til lønningskontoret. Hvis opponenter henvender seg om lurer på hvor pengene blir av, må instituttet kontakte lønningskontoret.
- Systemet er veldig tungvint. Vi er veldig enige med NTNU og håper virkelig at dette kan bli digitalisert. Vi prøver å informere så godt vi kan i forkant, men det hender at det går fryktelig lang tid før honorarene blir utbetalt. Det er ikke noe kjekt å forklare noen at lønna blir veldig forsinket og ikke kunne vise til noen dato for når den blir utbetalt, sier Bjørn J. Bjørnsen ved Universitetet i Bergen.
Universitetene samarbeider
Seksjonssjef Ingrid Eide ved NTNU opplyser at de er i kontakt med UiB, UiO og UiT om den til tider langvarige behandlingstida. Disse universitetene har etablert et samarbeid for å anskaffe, etablere og forvalte felles systemer og teknologi, kalt BOTT.
Hun er kjent med at UiB også har meldt fra om lang behandlingstid. Hun tror imidlertid at NTNU er hardest rammet fordi det er ved dette universitetet at saksmengden er størst.
