- Det er et alvorlig brudd på offentlighetsloven

- Det er et alvorlig brudd på offentlighetsloven. Vi har plikt i å føre journal. Står vi i konflikt mellom utvikling og å følge våre lovpålagte oppgaver, må vi prioritere å følge loven, sier Kjersti Møller.

- Lovbrudd kan og skal ikke forekomme

Møller representerer de teknisk-administrativt ansatte i NTNU-styret og har bedt om en redegjørelse for saken om manglende journalføring ved NTNU i styremøtet 4. desember.

- Jeg vil vite hva vi gjør for å sørge for at dette ikke skjer igjen. Det er andre gang dette skjer, sier Møller.

- Aller først vil jeg si at dette er en svært uheldig situasjon. NTNU skal overholde lover og regler. Jeg vil orientere styret om årsakene til at situasjonen har oppstått og hva som gjøres for å ta tak i utfordringene i styremøtet i neste uke, sier organisasjonsdirektør Ida Munkeby.

Munkeby er enig med Møller i at de lovpålagte oppgavene må prioriteres.

- Lovbrudd kan og skal ikke forekomme. Så ser vi i det daglige livet, når gapet mellom forventninger, ambisjoner og ressurser blir for stort, at det er en utfordring å styre kapasiteten. Vi jobber jo også intenst med å modernisere dokumentasjonsforvaltningen vår, og har gjort en rekke grep i så måte de siste årene. Men, som sagt, vi må følge loven. Det er en grunnleggende nødvendighet, sier organisasjonsdirektøren.

Jobber med overgang til robotisering

Det var 14. november UA skrev at så mange som 170 000 journalposter i NTNUs arkiver ikke er journalført. Etterslepet skal vokst med rundt 40.000 siden mars.

Leder Lisbeth Viken ved Avdeling for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU bekreftet tallene overfor UA.

- Vi er midt oppe i en overgang fra manuelle til mer automatiserte systemer, hvor vi driver utviklingsarbeid som for eksempel robotisering og systemintegrasjon parallellt med den manuelle registreringen og journalføringen. Når vi da er Norges største universitet, eskalerer tallene raskt i perioder hvor vi bruker ressursene mer på noe annet. Vi har tatt tak i skjevheten i høst og setter inn ekstra ressurser for å komme à jour, sa Viken som en forklaring på situasjonen.

Hun fortalte videre at utviklingsarbediet har pågått et års tid.

- Også er vi hele tiden inne i andre utviklingsarbeider ved NTNU i tillegg til de som primært gagner vår egen enhet mest, rett og slett fordi dokumentasjonskrav er til stede mange steder i forvaltningen vår. Men det er en balansegang mellom drifts- og utviklingsarbeidet når det kommer til bruk av ressurser, og det er der vi har kommet skjevt ut for andre gang, sa avdelingslederen.

- Uheldig at det skjer for andre gang

Ifølge loven er offentlige instanser pålagt å føre journal over innkommende, utgående og intern post. Disse journalene er allmennhetens mulighet til å følge med på hva som skjer i offentlige norske virksomheter, og et viktig verktøy for personer og bransjer som ønsker å se forvaltningen i kortene.

I mai 2017 kunne Universitetsavisa fortelle at universitetet ikke hadde vært i stand til å føre en offentlig journal på flere måneder. Et klart lovbrudd, ifølge juridisk rådgiver Kristine Foss i Norsk presseforbund.

Møller presiserer at hun ikke vil «ta noen» for å ikke gjøre jobben sin, men at det er NTNU som har sviktet.

- Det er uheldig at det skjer for andre gang. Vi glemmer av og til at vi som universitet er et forvaltningsorgan. Forvaltningsoppgaver er veldig viktig, selv om det kanskje kan være mer spennende med utvikling. Denne skvisen mellom utvikling og forvaltning er det nok administrasjonen som kjenner mest på, sier hun.

Lover å komme à jour

Det var en anonym varsler som tipset UA om saken. Et av spørsmålene Møller vil ha svar på er om det er noe med NTNUs kontrollsystemer som ikke er på stell når det må anonyme varslere til for at slike saker skal fanges opp.

Viken tror den jobben de nå gjør med automatisering og robotisering av journalføringen vil bedre situasjonen betydelig for avdelingen, selv om det også er det som er årsaken til at de nå har havnet bakpå.

Munkeby påpeker at NTNU er en stor organisasjon som huser cirka 50 000 mennesker, og at dokumentasjonsforvaltning er en stor og viktig jobb for universitetet.

- Det er ikke slik at dokumentene våre er på avveie eller slettet. Det er selve journalføringen som har vært mangelfull i en periode. Dette er imidlertid en arbeidsoperasjon som er vesentlig for å at offentligheten skal kunne ha nødvendig innsyn. Vi jobber med tiltak på kort og lang sikt. Det vil ta tid å komme helt à jour, men dit skal vi, sier organisasjonsdirektøren.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.