Etterlyses: Strategisk bruk av IT

NTNU har mulighet til å utvikle sin IT til å bli strategiske informasjonssystemer. Det ville universitetet tjent på. Den muligheten har man ikke benyttet, skriver Hallvard Trætteberg.

I 2003 skrev Nicholas Carr i Harward Business Review at IT ikke (lenger) spilte noen rolle. Argumentet var at nå som IT var tilgjengelig for alle, så hadde det ikke lenger potensiale til å gjøre noen strategisk forskjell: “You only gain an edge over rivals by having or doing something that they can’t have or do”. Og dette var vanskelig siden IT var i ferd med å bli allemannseie og standardsystemer, f.eks. generell kontorstøtte, kommunikasjon og samhandling, økonomi og personal, gjorde det forholdsvis enkelt å jobbe iht. “beste praksis”. Vel helt enkelt er det jo ikke, noe jeg har skrevet om tidligere, men selv om en gjør det etter boka, så gir det ingen strategisk fordel.

Artikkelen utløste en viktig diskusjon om fornuftig bruk av IT og et større fokus på hvordan man kunne utvikle såkalte strategiske informasjonssystemer (SIS), som var den typen IT som kunne gi et konkurransefortrinn.

Se på Amazon og Mooc

For det er jo klart at IT spiller en rolle, se bare på handelshuset Amazon og Mooc-revolusjonen. Begge handler om nye måter å drive på, gjort mulig av nye IT-systemer. Felles for slike strategiske systemer er at de 1) fokuserer på kjernevirksomheten, som for NTNU er forskning, undervisning og formidling (og ikke administrasjon), 2) støtter nye arbeidsformer og prosesser (og ikke bare effektiviserer etablerte prosesser), og 3) kontinuerlig utvikles og forbedres i takt med at vi utvikler og forbedrer vår egen måte å jobbe på.

Helt sentralt i forståelsen er at det handler om forvaltningen av systemet, som bare delvis handler om teknikk. Om et system er strategisk eller ikke avgjøres ikke av hva systemer er, men hva vi gjør med det.

Strategiske funksjoner fraværende

Det handler om digitale læringsplattformer - Learning Management System, LMS. La oss begrense oss til undervisning, siden forskning er såpass mangslungent at en ikke kan forvente at ett system kan støtte alle disipliner. Det strategiske systemet for undervisning er faktisk LMS-et vårt, som i dag er It’s learning! Ikke alt ved LMS-et er av strategisk betydning siden en del av det er ren emneadministrasjon, altså det å holde oversikt over studentene, hvilke grupper de er inndelt i, hvilke oppgaver de har levert osv. Dette er hva It’s learning er god på.

Den strategiske delen er den som støtter nye undervisningsformer, f.eks. mer interaktive læringsressurser, mer egenstyrt læring, tettere samhandling student og faglærer osv. I praksis er dette funksjoner som er helt fraværende i It’s learning.

Vårt LMS har altså ikke funksjonene som kreves for at det skal være et SIS, men enda verre er at vi ikke har anledning til å forvalte det som et SIS, siden vi er i lomma på leverandøren og ikke kan bøte manglene gjennom aktiv forvaltning. La oss håpe at kravene som er stilt til vårt neste LMS er utformet slik at historien ikke gjentar seg…

SIS ikke hyllevare

En følge av definisjonen av et SIS er at det ikke er hyllevare, men heller en plattform som en bygger et SIS på. Eller rettere, det kan være hyllevare, men det må i tillegg også være en plattform som kan utvikles videre til et SIS. Kravene til et nytt LMS må ikke bare liste opp nødvendige funksjoner, men også stille krav til at det er konstruert for å være utvidbart og det på riktig måte. Bare da er det fleksibelt nok til at en kan forvalte det aktivt i tråd med organisasjonens behov. La oss håpe at det er tilfelle med kravspesifikasjonen som ligger til grunn for utvelgelsen som nå snart skal være ferdig…

NTNU har faktisk flere systemer som kan minne om SIS. Det første er Innsida, vår felles informasjonskanal, som har vært aktivt utviklet og forvaltet over mange år. Men innsida støtter ikke vår kjernevirksomhet, den bare smører det generelle maskineriet, og er derfor ikke strategisk. Av samme grunn er ikke Cognos, det nye systemet for forretningsanalyse, strategisk.

Confluence

Det systemet som er nærmest et SIS (som jeg vet om) er en wiki-plattform ved navn Confluence, som NTNU IT bruker internt og som IDI bruker til å utvikle læringsressurser. Dette er hyllevare, men det viktige er at den er en utvidbar plattform. Jeg har f.eks. laget (prototyper på) utvidelser for flervalgsoppgaver, visning av programkode fra kodedelingsnettstedet Github og en avansert kode-editor. Dette er ikke “rocket science”, men gir oss likevel muligheten til å tilby noe mer og bedre enn andre i UH-sektoren.

Dessverre er det få om ingen som tenker på Confluence som en strategisk plattform for læringsressurser. Det er dessuten ingen på NTNU IT som har kompetanse på annet enn drift av plattformen, så det er ingen hjelp å få til å sette mine utvidelser i drift. Min prototyping er for småputling å regne og ikke forvaltning satt i system, som er det vi trenger. Altså både vilje og kompetanse til kontinuerlig tilpasning og videreutvikling. Resultater fra pilotprosjekter må gjøres tilgjengelig for resten av NTNU ved å settes i drift som utvidelser av eksisterende systemer. Denne forståelsen er fraværende hos både NTNU IT og NTNU-ledelsen. En del av initiativene rundt innovativ bruk av IT i undervisning gir forsåvidt grunn til optimisme, men det kreves mer enn pilotprosjekter og prototyper for å få det nødvendige samspillet mellom utvikling av undervisningsformer og IT-støtte som vi trenger.

Dette må NTNU-ledelsen forstå

Enkelt sagt så må NTNU-ledelsen forstå hva som kreves for at LMS-et skal bli et strategisk informasjonssystem, og NTNU IT (evt. en egen avdeling for strategisk bruk av IT i undervisningen) må få kompetanse i tilpasning og videreutvikling, gjerne i samspill med oss på IDI (som har kompetansen, men ikke egne ressurser) og en leverandør med andre holdinger enn It’s learning har vist til nå.

For IT spiller faktisk en rolle!