Må ta titalls millioner av egen lomme

- Det er nok en god del lavere enn vi hadde sett for oss i utgangspunktet. Samlet har staten satt av 75 millioner til SAKS i år. NTNU-fusjonen er uten sammenligning den største. Derfor skvatt vi litt da vi skjønte at vi trolig bare får ti av dem, sier Sturla Søpstad. Han representerer de ansatte i prosjektgruppa for administrativ organisering. Den har kommet med innspill til budsjettet, som ble vedtatt av styringsgruppa i forrige uke.

Krevende

Søpstad vil ikke dramatisere situasjonen:

- Når vi har laget et budsjett på 30 millioner, er det ikke minst for å synliggjøre hva dette koster. Det er viktig å ha oversikt. Blant annet er det et verktøy for å få oversikt over merbelastningene for de tillitsvalgte. Vi er avhengige av å leie inn ekstra ressurser, men til dels vil det være sånn at bare vi som er her fra før har den nødvendige kompetansen til å finne de beste løsningene. Vi må sørge for at det ikke går på helsa løs, sier han.

Samtidig minner han om at utleggene til fusjonsprosessen kommer på toppen av regjeringens avbyråkratiseringskampanje:

- Den utgjør 26 millioner i pålagte innsparinger på NTNU i år. Dette blir en krevende prosess. Vi spør oss om ikke NTNU på et tidspunkt må stoppe opp og tenke igjennom om vi må levere hundre prosent på alle andre områder samtidig som vi gjennomfører fusjonen.

Gjennomføring i tillegg

Budsjettvedtaket fra styringsgruppa understreker sterkt at de 30 millionene kun dreier seg om utlegg til selve fusjonsprosjektet. De store postene er frikjøp av tillitsvalgte ansatte og studenter, lønn til prosjektgrupper og sekretariat, og reiseutgifter.

Selve gjennomføringen kommer altså i tillegg. En av utfordringene som venter på sin løsning er at NTNU har et annet system for saksbehandling og arkiv enn høgskolene.

- Vi har overhodet ikke begynt å gjette på tall. Det første møtet i arbeidsgruppa for arkiv og dokumentforvaltning holdes onsdag, forteller arkivleder Liv Taraldsen på NTNU.

Integrasjon av IKT-systemer er et annet felt som nevnes eksplisitt i budsjettdokumentet. IT-sjef Håkon Alstad har begynt å gjette på tall, men har ikke lyst til å røpe dem riktig ennå.

- Kom tilbake i midten av mai, sier han.

Ingen kjenner totalkosten

Erfaringen fra fusjonene ved Universitetet i Tromsø er at 80 prosent av fusjonskosten kommer etter at den formelt er på plass. I NTNUs tilfelle vil det si kommende årsskifte. Ingen aner i dag hva fusjonen vil koste. Departementet har sagt tydelig fra om at bevilgningene til SAKS-prosessen øker neste år, men ikke hvor mye. Derfor blir prislappen for den enkelte fusjonen et reint tankeeksperiment. Ett, slikt eksperiment vil være om partnerne fremdeles må dekke to tredeler av utgiftene av egen lomme. Hvis 80 prosent gjenstår, blir summen 100 millioner til fordeling mellom partnerne i NTNU-fusjonen.

Neste år langt viktigere

Prosjektleder for fusjonen, Trond Singsaas, er også mer opptatt av utgiftene etter årsskiftet enn det som påløper i år.

- De ti millionene vi håper på fra departementet i år, er basert på signaler. Hvor mye det blir, vet vi ikke før etter Stortingets behandling i juni. Vi har heller ikke vært så opptatt av om ti millioner er en rimelig del av den totale potten på 75. Langt viktigere er det å posisjonere seg før de mye større bevilgningene som trengs de kommende årene, til integrasjon av it-systemer og andre kostandskrevende tiltak, sier han.