”Behovet for en del stillinger og oppgaver faller bort”

Når fellesadministrasjonen krympes fra 18 til 12 avdelinger, blir det for alvor synlig at en rekke ledere og medarbeidere ved nye NTNU løser de samme oppgavene.
Marit Grønning Moe. - Stemningen er spent. Folk er redde for  å bli overtallige, og for ikke å skulle finne sin plass på organisasjonskartet som nå tegnes.
(Foto: KRISTOFFER FURBERG)

Marit Grønning Moe. - Stemningen er spent. Folk er redde for  å bli overtallige, og for ikke å skulle finne sin plass på organisasjonskartet som nå tegnes. Foto: KRISTOFFER FURBERG

- Folk frykter for jobbene sine, sier styremedlem Marit Grønning-Moe foran torsdagens styremøte.

Hun representerer de administrativt ansatte, og for tiden får hun mange henvendelser fra folk som er bekymret. Det gjør også Kjersti Møller, som også er valgt inn fra denne gruppen i NTNUs styre.

- Store deler av dagene mine går med til å lytte til folk, og ta i mot henvendelser. Jeg tror styret har mer påtrykk nå enn noen gang tidligere, og trykket er det samme i Trondheim, Gjøvik og Ålesund, sier Møller.

Organisering og effektivisering

Denne gangen samles styret over to dager på Ørlandet, der de skal jobbe seg gjennom 236 sider med sakspapirer.

Igjen handler de tyngste sakene om organisering. Ny instituttstruktur skal gjennom andre runde med behandling. Det samme skal spørsmål om administrativ organisering. Samtidig skal det effektiviseres og spares penger, og lønnsbudsjett skal kuttes.

LES MER: Rektor vil kutte lønnsbudsjettet til administrasjonen med sju prosent

Bak notatformular om prosesser, funksjons- og oppgavefordeling og avdelingsstruktur ligger en stor kilde til intern uro, ifølge styremedlemmene.

Frykter Kompetansebanken

- Stemningen er spent. Folk er redde for å bli overtallige, og for ikke å skulle finne sin plass på organisasjonskartet som nå tegnes. Mange kjenner på en frykt for etter hvert å få beskjed om at de havner i Kompetansebanken, sier Grønning-Moe.

I saksframlegget til styret heter det at (…) ”fusjonen medfører at vi har flere ledere innenfor samme funksjonsområde eller medarbeidere som løser samme oppgave. Behovet for en del stillinger og oppgaver faller dermed bort som følge av fusjonen og etablering av en ny administrativ organisering”.

- De som er ansvarlige for Kompetansebanken må holde tunga rett i munnen. Det handler om å ta vare på folk som har stort behov for trygghet. Det er ikke lett å kjenne på at man kanskje ikke lenger har en plass i organisasjonen. En del lurer på om de skal søke andre jobber, sier hun.

LES OGSÅ: Tillitsvalgte frykter krevende NTNU-høst
LES OGSÅ: Mange viktige avgjørelser for NTNU i høst

Dupliseringseffekten tas ut i 2017

Områder som er særlig utsatt er strategi, virksomhetsstyring, koordinering, systemforvaltning og vedlikehold. Det ledelsen kaller ”Dupliseringseffekten” tas i sin helhet ut i løpet av neste år.

- Ansatte som havner i Kompetansebanken, kan skoleres om til andre oppgaver. Men det å havne her, i det mange nå kaller ”overtallspoolen”, vekker fort følelsen av å ikke være nyttig, sier Grønning-Moe.

Hun sier folk spør seg om hva det betyr at man havner her, om det er et uttrykk for at man ikke var kompetent nok før.

- Noen må bli langt mer tydelige på hva kompetansebanken er, og på hvem som skal ivareta de som havner der. NTNU skal ta på alvor at folk kjenner på dette. Det er mange vonde følelser, og det må vi vektlegge på en helt annen måte enn det er gjort til nå.

Kvier seg for å snakke åpent

Fristen for å fylle ut kompetanseskjemaet går ut ved månedsskiftet. Folk er usikre på om de skal beskrive den fulle bredden i alle arbeidsoppgavene de har, eller om det er smartest å gi en smal beskrivelse fordi det signaliserer mer spisskompetanse. 

- Dette er også blitt noe folk kvier seg for å snakke med kolleger om, fordi man blir litt opptatt av å være taktisk og smart når man fyller ut skjemaet.  Folk vil heller ikke vise for mye av uroen sin, fordi de frykter det kan straffe seg i form av at urokråker blir forbigått når jobber skal besettes, ifølge Grønning-Moe.

Omstillingsavtalen har sikret at ingen kan sies opp som følge av fusjonen, men utløpsdatoen 31.juli neste år rykker raskt nærmere.

Frykter stigmatiserende omstillingspool

De som etter innplassering i henhold til bemanningsplanene ikke har fått en stilling innen 1. desember, vil få kompetansebanken som sitt arbeidssted. Enheten ledes av tidligere organisasjonsdirektør ved HiST, Kjell Hansen. Hva som skjer etter 1. august neste år, når Omstillingsavtalen utløper, er usikkert.

Ifølge Kjersti Møller frykter mange at banken blir en stigmatiserende omstillingspool. Man havner i en egen enhet under en ny leder, og er redd for å bli avskåret fra resten av virksomheten. Hun mener NTNU har en stor jobb å gjøre.

- Det er uhyre viktig at dette blir nettopp en kompetansebank. Folk havner ikke der fordi de ikke er kompetente, men på grunn av  dobbeltkompetanse og duplisering. Det er vanskelig å skulle måtte sitte i en enhet til noen har bruk for deg, uavhengig av hvor dyktig du er.

- Samtidig skal folk skal få hevet kompetanse der det er nødvendig. Ordningen løper ut i juli. Det er vanskelig å få grep om hvordan alt dette kan skje på så kort tid – samtidig som man ikke vet hva slags kompetanse NTNU skal ha, påpeker styrerepresentanten.

Effekten av stordrift tas ut i 2017

I notatet til styret heter det at effekten av stordrift i nye NTNU ”tas ut i stor grad ut i 2017, men på sikt er det også potensial for å hente ut ytterligere stordriftsfordeler gjennom økt forenkling, standardisering og digitalisering”.  

Den nye organisasjonen har nå en administrativ bemanning som ligger cirka 30 prosent over «gamle NTNU». Det igjen er noe høyere enn veksten i undervisnings- og forskningsstillinger, som har 28 prosent vekst.

De administrativt ansattes styrerepresentanter forteller at folk også er opptatt av hvem som skriver de nye bemanningsplanene. Om de kommer fra tidligere NTNU, er folk fra de andre campusene usikre på om de kjenner dem, deres kompetanse og deres virksomhet, ifølge Møller.

- Ansatte ved de tidligere høgskolene sitter med en million slike spørsmål. Det er veldig stor utrygghet i miljøene, slår hun fast.

Møller ønsker en risikovurdering

Møller mener det er på sin plass med en risikovurdering av hva omstillingene betyr for folk.

- Jeg legger merke til at Gunnar Bovim sier omorganiseringen ikke skal påvirke den faglige virksomheten på noe vis. Det må vi se nærmere på. Det viktigste nå er å få den administrative organiseringen på plass, og så må vi diskutere dette med kuttene. Det er utrolig krevende at vi skal kutte samtidig som vi er i en så svær fusjon som dette faktisk er.

Men det å havne her, i det mange nå kaller ”overtallspoolen”, vekker fort følelsen av å ikke være nyttig

Marit Grønning Moe, styremedlem NTNU
Færre avdelinger, tydeligere skiller

Etter en serie forhandlingsmøter de siste ukene mellom arbeidstakerorganisasjonene og NTNUs ledelse sentralt og lokalt foreligger forslaget til organisasjonskart. Styret behandler saken torsdag 25. august.

 

  • Forslaget til NTNUs styre innebærer at Fellesadministrasjonen reduseres fra 18 til 12 avdelinger neste år, medregnet Universitetsbiblioteket. Organisasjonsdirektøren mener at dette både skal gi økt strategisk slagkraft og gjennomføringsevne, samt effektivisere den administrative virksomheten.
  • Det skal bli et tydeligere skille mellom strategiske og operative oppgaver. Rektors stab krympes kraftig og de ansatte som blir igjen her skal konsentrere seg om overordnet strategi. Fagstrategiske oppgaver flyttes til avdelinger. Det blir tre egne plan- og utviklingsavdelinger – innen økonomi, eiendom og utdanning.
  • Det foreslåes også å bygge opp en større felles IKT-avdeling som skal overta basisoppgavene for hele NTNU som drift av pc-er, e-post, brukerstøtte etc. Mange av fakultetene har imidlertid argumentert sterkt for å beholde lokale IT-ansatte som kan hjelpe vitenskapelig ansatte med det som kalles fagnære IT-oppgaver, f.eks bistå i laboratorier, undervisning og forskning.
  • Et av de andre områdene hvor det foreslåes relativt store endringer er innen studieadministrasjonen, som tenkes delt i tre avdelinger. Samtidig foreslåes det at nåværende Personal- og HMS-avdeling skal slåes sammen i en felles HR-avdeling (Humane Ressurser). Man ønsker også å opprette en felles avdeling for dokumentasjonsforvaltning som vil organisere alle dem på NTNU som jobber med arkivtjenester.
  • NTNU i Ålesund og Gjøvik får ifølge forslaget egne administrative ressurser som skal jobbe for lokale enheter og viserektorene, men som organisatorisk vil rapportere til avdelinger i Fellesadministrasjonen.
  • (Kilde: NTNU Info)
Kjersti Møller. - Det er viktig at NTNU må bli flinkere til å se på administrativt ansatte som en ressurs, ikke bare en kostnad, sier styrerepresentant Kjersti Møller, her fotografert under et styremøte i februar.
(Foto: KRISTOFFER FURBERG)

Kjersti Møller. - Det er viktig at NTNU må bli flinkere til å se på administrativt ansatte som en ressurs, ikke bare en kostnad, sier styrerepresentant Kjersti Møller, her fotografert under et styremøte i februar. Foto: KRISTOFFER FURBERG

Hva så? Omstillingsavtalen som ble undertegnet av NTNus ledelse og samtlige fagforeninger i november i fjor sikret at ingen kan sies opp som følge av fusjonen. Nå rykker utløpsdatoen 31.juli neste år, raskt nærmere.
(Foto: Sølvi W. Normannsen)

Hva så? Omstillingsavtalen som ble undertegnet av NTNus ledelse og samtlige fagforeninger i november i fjor sikret at ingen kan sies opp som følge av fusjonen. Nå rykker utløpsdatoen 31.juli neste år, raskt nærmere. Foto: Sølvi W. Normannsen

UA vil gjerne ha dine kommentarer. Kommentarer fra anonymiserte brukere og kommentarer med personangrep vil bli slettet.
comments powered by Disqus
Siste fra forsiden

Vet ikke hvor de skal henvende seg dersom kollegaen fusker

Bare åtte prosent av norske forskere mener de har god kjennskap til hva de skulle gjøre dersom de oppdaget at kollegaen drev med forskningsfusk.

NTNU vil ha to nasjonale aviser

Nasjonalt avissamarbeid står på dagsorden når rektorar frå dei fem største universiteta i Noreg møtes til såkalla U5-møte i Trondheim i dag.

NTNU til topps i omdømmemåling

NTNU topper en ny undersøkelse om utvalgte virksomheter i offentlig sektor.

Olsen avmystifiserer omstridt U5-gruppe

UiB-rektor Dag Rune Olsen forteller gjerne hva de skal snakke om, men når toppene for «de fem gamle universitetene» i Norge møtes i Trondheim, er det bak lukkede dører.