NTNU har kuttet kostnader inn til beinet og blitt best i klassen i forholdet mellom administrative årsverk og undervisnings- og forskerstillinger. - Noen steder er smertegrensen nådd, sier organisasjonsdirektør Ida Munkeby.
Grafikk årsverk i UFF-stillinger administrasjon og ledelseSkjermbilde styresak 25/17
I fjor betjente hvert årsverk i administrasjon og ledelse ved NTNU 2,79 årsverk i undervisnings- og forskerstillinger (UFF). I juni i år var dette tallet økt til 2,98. På andreplass følger Universitetet i Bergen med i overkant av 2,7 mens snittet i sektoren ligger under 2,4.
Henger sammen med sparereform
Bak tallene ligger regjeringens krav om avbyråkratisering- og effektivisering i hele statlig sektor, den såkalte ABE-reformen.
Bare de to siste årene har NTNU kuttet rundt 80 millioner kroner over lønnsbudsjettet til administrativt ansatte. Neste år skal det kuttes ytterligere 30 millioner kroner. Til sammen utgjør dette de kutt NTNU har fått over sine budsjetter så langt som følge av reformen.
Samtidig har NTNU valgt å ta tøffere kutt enn resten av sektoren. Dette henger sammen med fusjonen, der det har vært stillingsstopp samtidig som en del doble oppgaver er blitt fjernet.
- Kunngjøringsstoppen har vært strengt håndhevet. Ansatte som har gått av med pensjon eller sluttet er ikke blitt erstattet – dersom vi ikke har vurdert dette som helt nødvendig av hensyn til viktige funksjoner, forklarer Munkeby.
Drift, utvikling og kutt samtidig
Gjennom de to siste årene er det kommet kraftige signaler om at fusjon og innsparinger flere steder har gått på helse- og arbeidsmiljø løs. Munkeby har rapportert om dette til styret flere ganger.
I sakspapirene til siste styremøte ved NTNU het det at ”NTNU har hatt en svært positiv utvikling de senere årene i forholdet mellom administrativ støtte og årsverk i den faglige kjernevirksomheten sammenlignet med andre i sektoren”.
Samtidig ble det understreket at det ikke er ønskelig å gjøre enda flere ”sjablonmessige kutt i administrative årsverksrammer uten at dette vil ramme kjernevirksomheten”.
- Noen steder er smertegrensen nådd
- Er dette en måte å si at smertegrensen er nådd?
- Ja - noen steder kan vi si det. Nå skal vi bruke tid på å se hvor vi kan ta ytterligere ned, og hvor det må bemannes opp. Det er ingen tvil om at det finnes rutinemessige, ”kjedelige” og gjentakende arbeidsoppgaver som kan digitaliseres og robotiseres. Dette skal vi gå gjennom på en ordentlig måte i samråd med fagforeningene og de ansatte, sier Munkeby.
- Utfordringen nå er å håndtere ordinær drift samtidig som vi både skal være pådrivere for endring og utvikling og administrerer nye kutt, medgir hun.
Meny med mulige kutt
Neste år skal det altså kuttes ytterligere 30 millioner kroner til for å nå målene for ABE-reformen. Ifølge Munkeby må ikke de siste 30 millionene nødvendigvis tas over lønnsbudsjettene. Det er også andre kilder til å ta ned kostnadene. Hun viser blant annet til et utvalg ledet av dekan Geir Øien ved Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk. I vår kom utvalget med en meny av konkrete tiltak som til sammen kan gi 30 millioner kroner spart neste år.
Dette er:
Reisekostnader: 15 millioner kroner
Lønnskostnader: 4 millioner kroner
Bespisning: 5 millioner kroner
Kontingenter: 1 million kroner
Standardisering, samhandling på enkle IT-kostnader: 5 millioner kroner
I tillegg kommer ikke tallfestede kutt i konsulentkostnadene, som i 2017 var på 272 millioner. Styresak om planleggingsrammer og budsjettfordeling 2018 ble behandlet 23. august. Da ble det reist tvil om det var realistisk å få til særlig med kutt i konsulentkostnadene på grunn av samlokaliserings- og campusprosjektet.
NTNUs organisasjonsdirektør er sikker på at alle i offentlig sektor må belage seg på at effektivitetskravene fortsetter også etter 2018.
- Vi regner med at, uavhengig av politisk farge på regjeringer, så vil det komme endringer i offentlig finansiering i Norge. Vi er forberedt på at ABE-reformen vil fortsette, sier Munkeby.
- Hva er prisen NTNU har betalt for å være mest effektiv i klassen, kommer svaret på det i arbeidsmiljøundersøkelsen i november?
- På noen områder i adminstrasjonen har det toppet seg med belastning. For noen har det til dels vært overveldende og det har forekommet sykemeldinger. I disse tilfellene er det satt på ekstra ressurser.
- Vi forventer at arbeidsmiljøundersøkelsen vil fortelle både om arbeidspress, tidspress og ledere som har vært svært opptatte. Midt oppe i alt kommer lokaliserings- og campusprosjektet, som også vil prege mange fagmiljø framover. Jeg håper vi får en høy svarprosent på undersøkelsen, og at folk sier hva de mener.
Feil om arbeid skyves tilbake
- Har utviklingen ført til merarbeid for de vitenskapelig ansatte, at de må utføre arbeidsoppgaver som de før fikk hjelp til?
- Vi vet det har vært, og er, en bekymring for dette. Det er noe vi følger nøye med på. Det skal være en balansegang, og det er helt klart at skal vi levere på kjerneoppgavene våre, må vi levere gode administrative tjenester. Samtidig skal vi ha et forsvarlig arbeidsmiljø. Om oppgaver veltes tilbake på de vitenskapelige, blir det feil, understreker Munkeby.
- Ledelsen ønsker å utrede og vurdere muligheten for å følge opp enhetene på forholdstallet mellom administrative årsverk per Uff-årsverk. Hva ligger i dette? Finnes det et ønsketall, og hva skal det være?
- Jeg tror ikke det finnes et svar vi kan sette to streker under. Det jeg er opptatt av er å ha en god balanse, og at vi jobber smart og effektivt. Det vil gi flere ressurser til kjernevirksomheten vår.
