Digitalisering:

«NTNU er fortsatt bare et halvt digitalt universitet»

Tusenvis av skjema behandles fortsatt manuelt ved norske universiteter, hver dag. Selv NTNU, landets fremste teknologiske universitet, taper tid og ressurser fordi det bare er halvt digitalt.  
(Foto: Sølvi W. Normannsen)

Foto: Sølvi W. Normannsen

I mai starter de fire Bott-universitetene (Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø) en felles innkjøpsprosess for et nytt system for arkiv- og saksbehandling. Systemet skal ha en arkivkjerne og en saksbehandlermodul som virker sammen. Prosjektet heter Bott-SA (saksbehandling og arkiv), målet er mer effektiv saksbehandling, bedre dokumentflyt, journalføring og arkivering.

Lisbeth Viken, leder for Avdeling for dokumentasjonsforvaltning, deltar aktivt i Bott-SA. Hun gleder seg over at NTNU endelig ser ut til å komme i siget på digitalisering.

Digitalt og effektivt – halvveis

- Det finnes allerede mange digitale skjema på NTNU. Studenter kan for eksempel fylle ut elektroniske klageskjema på sensur. Mange har et bilde av at skjemaet automatisk havner på riktig enhet, og legges i et arkiv. Slik er det ikke, sier Viken.

For studentens skjema havner i Outlook. På den andre siden sitter Viken og hennes medarbeidere og tar i mot det. De laster det inn i ePhorte, registrerer saksnummer, sjekker navn, adresse, om det skal unntas offentlighet, og fordeler det til en enhet som så fordeler det videre.

- Det er et godt stykke arbeid som gjøres. Det går altså raskt og effektivt i den ene enden av prosessen, men ikke i den andre. NTNU er bare halvdigitalt, slår avdelingslederen fast.

To ganger i året øker trykket voldsomt, i forbindelse med sensur og klageadgang på eksamen. I løpet av desember og januar ble det registrert 16 800 inngående journalposter i ePhorte ved NTNU. Over halvparten av disse, 8562 registreringer, utgjorde begrunnelse og klage på sensur. De taller meste av registreringene ble utført ved Vikens avdeling.  

Tøft press i høysesong for klager

- Når man tenker på at alt skjer manuelt og at hver registrering inneholder i snitt 4-10 påføringer av metadata, skjønner du at dette er omfattende arbeid, sier hun.

De leier inn ekstra folk for å ta unna toppene. Likevel fører den voldsomme ekstra arbeidsmengden til at enheten kneler kraftig i disse periodene. De kommer på etterskudd med journalføring og andre oppgaver. Sykefraværet har til tider vært høyt ved avdelingen.

I tillegg kommer internkorrespondanse, møte- og utvalgsdokumenter og de utgående brevene. Viken opplyser at det til sammen er produsert 35 498 journalposter i ePhorte i denne perioden. De inneholder dokument og eventuelle vedlegg. Alle disse journalpostene skal vurderes av dokumentasjonsforvalterne før de formidles til NTNUs offentlige postjournal.

Toril Viken Haugen leder gruppen for arkivdanning. Hun sier at de ikke merker mye til digitaliseringen ennå. Så langt har arbeidsmengden deres bare økt. Flere og flere får tilgang til og kan sende digitale skjema, som fortsatt må mottas og registreres manuelt. Viken tror det blir lenge til de ser en god digitalflyt ved NTNU.

- Den som tror at man jobber digitalt når man sender pdf-filer på epost, tar feil, sier hun.

Står midt i digitaliseringen

Lisbeth Viken og Toril Viken Haugen står altså midt oppe i utfordringen alle snakker om. Digitalisering og automatisering. Det handler om behovet for å bruke ny teknologi til å fornye, forenkle og forbedre tjenester. Regjeringen er pådriver, og i tillegg til Bott-SA har Bott-universitetene prosjekter gående på det som heter tilgangsstyring og HR og økonomi.

Midt i digitaliseringen. Lisbeth Viken (til venstre) og Toril Viken Haugen ved Avdeling for dokumentasjonsforvaltning. (Foto: Sølvi W. Normannsen)

Midt i digitaliseringen. Lisbeth Viken (til venstre) og Toril Viken Haugen ved Avdeling for dokumentasjonsforvaltning. Foto: Sølvi W. Normannsen

Det har den siste tiden vært uro rundt prosessen på HR og økonomi. Fagforeningene har advart mot at dette ikke bare dreier seg om bytte eller utvikling av systemer. Det kan også føre til organisasjonsendringer over tid – og berøre arbeidsplasser.

Fredag holdt statsminister Erna Solberg sitt årlige toppmøte «med de viktigste beslutningstakerne og de klokeste hodene innen akademia og næringsliv». I år ønsket hun seg innspill rundt nye løsninger som ligger i ny teknologi og digitalisering.

LES OGSÅ: Nå skal lønn og regnskap settes bort til staten – eller markedet
LES OGSÅ: Frykter for arbeidsplassene til et høyt antall universitetsansatte

Arkivverdig, journalpliktig og sikkert

Lisbeth Viken er ikke bekymret for Bott-SA.

- Vi befinner oss midt i smørøyet for digitalisering. Noen tror det betyr at dokumentasjonsforvaltere og arkivarer forsvinner. Det tror ikke jeg. Jeg er optimist, sier hun.

Noe av optimismen skyldes den kommende omleggingen, og målet om felles standarder, og felles måte å arbeide på. Dokumentflyten mellom ulike fagsystemer, som Felles Studentsystem, Paga, Cristin og andre skal bli bedre.

Hver dag fyker dokumenter, eposter, brev, skjema, bestillinger, søknader, klager, spørsmål, møtereferater og annen skriftlig kommunikasjon på kryss og tvers gjennom og inn og ut av et universitet. Viken og hennes kolleger fører kontroll med store deler av den enorme informasjonsstrømmen.

Det er det flere viktige, lovpålagte grunner til.

- Noe kan være arkivverdig, det vil si at dokumentene må arkiveres for ettertiden. Både fordi NTNU har en plikt til å gjøre rede for dem, og fordi universitetet har en egeninteresse av det, sier Viken.

Det andre er at de kan være journalpliktige, slik at hvem som helst spørre etter dem via NTNUs postjournal.

Sikrer ansatte og studenters rettssikkerhet

- Vi ivaretar rettssikkerheten til studenter og ansatte. Når ting skal gå raskt og effektivt for seg, er det fullt mulig å miste dokumentasjon. Om man ikke reflekterer godt nok, risikerer vi at ting går tapt, at vi ikke eier den dokumentasjonen. Da vil heller ikke Riksarkivet få den til senere, forklarer Viken.

Det er lovverket som styrer. Det sier blant annet at alt av statlig materiale skal oversendes Arkivverket etter 25 år.

Viken ønsker at det nye systemet skal ha hovedfokus på brukervennlighet, samtidig er hensynet til personvern viktigst av alt.

- Samtidig krever offentlighetsloven at vi skal være så åpne og offentlige som mulig. Det er mange hensyn å ta, men vi er gode på lovverket i forvaltningen. Der vil vi fortsatt ha en viktig rolle, mener avdelingslederen.

LES OGSÅ: Ingen omstilling uten medvirkning
LES OGSÅ: - Digitalisering gir større grunn til uro enn tjenester på anbud

Alle ledere må følge med

Viken ser for seg at digitalisering fører til mer interessante arbeidsoppgaver, at ansvarsområdene blir tydeligere, og at de får jobbe mer med kvalitetssikring i stedet for ren registrering og arkivering. Først om 3-7 år tror hun det er merkbart at det er behov for færre ansatte, men det vil da være løst ved gradvis, naturlig avgang.

- Derfor må vi jobbe mer med kompetanseendring og –utvikling. Den digitale tankegangen fordrer at man følger med på hva det betyr for ansatte. Det ansvaret har alle ledere ved NTNU. Alle må forholde seg til det store bildet, sier hun. 

Avdeling for dokumentasjonsforvaltning er ny og var operativ fra forrige årsskifte. Den består av ansatte fra de tidligere fakultetene ved NTNU og fra de tre høgskolene. Når de er ferdig oppbemannet, vil de telle 26 stykker. Nye utlysninger skjer i disse dager.

- Om vi var redde for at jobbene våre skulle forsvinne, så ville vi i alle fall ikke lyse ut 5 nye stillinger slik vi gjør nå, understreker Lisbeth Viken.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram

UA vil gjerne ha dine kommentarer. Kommentarer fra anonymiserte brukere og kommentarer med personangrep vil bli slettet.
comments powered by Disqus
Siste fra forsiden

Ytring:

Vi trenger ikke universiteter som kaller seg bærekraftige for omdømmets skyld

Er de villige til å ta de virkelig tøffe valgene, eller har bærekraftmålet nå blitt så utvannet at det har blitt uproblematisk å slutte seg til det?

Entreprenørskolen 15 år:

- Vi ble sett på som en litt rar og annerledes gjeng


Trappehjelp for de som er dårlig til beins, digitale læringssystemer i økonomi og et system som høster informasjon fra tre millioner artikler hver dag.

Slik jobber sektoren med entreprenørskap

Egne sentre, studier og samarbeid med næringsliv.

Gjestekommentaren:

«Å glemme krever altså arbeid»

Hva er innovasjon? Vi forstår mer om vi kikker nærmere på termodynamikkens mekanismer, argumenterer pinsehelgens gjestekommentator, som etterlyser et «Thermodynamics of Innovations.»