Formidabel utfordring for de administrativt ansatte

- Vi har begynt å lage en liste over ting som skal på plass. Den er ganske lang allerede, sier Knut Veium, sjef ved NTNUs seksjon for studieadministrative støttesystemer.

Norges største universitet er i støpeskjeen, og det er bare ti måneder til fusjonen mellom NTNU og høgskolene i Sør-Trøndelag, Ålesund og Gjøvik er ment å tre i kraft. Det er ikke så mange som vet det, men selve navet i UH-sektoren heter Felles Studentsystem (FS). Per i dag er det i bruk ved 50 utdanningsinstitusjoner i Norge.

FS er overordnet alt, og eiersystemet til alt av studieadministrative data, oppmeldings- og eksamensprotokoller, også videre.

Ulike rutiner ved bruk av FS

 Knut Veium er ikke i tvil om at samordning vil kreve mye arbeid .

- Alle har sine måter å bruke det på. Sine rutiner, sine systemer og sine ulike reglement, sier han.

Nå må fusjonspartnerne legge til rette for at de skal få et felles system, med et felles opptak, felles eksamen og felles vitnemål.

- Vi må kartlegge dette. Den jobben er vi ikke begynt på enda. Dette må på plass tidlig, sier han.

Når NTNU fusjonerer vil Norges største universitet, med rundt 35 000 studenter, se dagens lys. Går alt etter planen, er de en enhet allerede fra kommende årsskifte - selv om mange biter i den nye organisasjonen ikke vil være på plass før i 2016-2017.

Skal lære av UiT

I disse dager besøker den administrative ledelsen ved NTNU Universitetet i Tromsø, Norges arktiske universitet.

- De har fusjonert flere ganger og hensikten med å dra er for å høre hvordan de har håndtert disse prosessene og hvilke erfaringer de har gjort seg, forteller Veium.

I begynnelsen av mars er institusjoner som står i en fusjonsprosess invitert til samling ved Felles studieadministrativt tjenestesenter, forkortet FSAT. Dette er et kompetansesenter for it i UH-sektoren, og de utvikler samarbeidstiltaket Felles Studentsystem. 

- Temaet er hvordan vi som skal fusjoneres kan slå sammen databasene som ligger i FS slik at vi kan fungere som en institusjon. Vi som jobber med det skal bli bedre kjent med hverandre, og vi skal begynne på denne kartleggingen over hva vi sammen må få på plass først, forklarer Veium.

Veldig komplekse virksomheter

Mye skal på plass når fire institusjoner skal bli én.

- Det er en stor jobb, og jeg tror ikke vi overskuer omfanget riktig ennå. Dette krever også langsiktig jobbing. Derfor er det viktig å lage en plan for hva som på plass tidlig. Men det er et spennende arbeid også, understreker Veium.

- Snakker dere sammen allerede?

- HiST har vi alltid snakket med, men nå skal vi alle bli bedre kjent og samles for å tenke høyt sammen om den beste veien videre.

- Vi har allerede en lang liste med punkter, og den vil sikkert bli enda lenger. Jeg tør nesten ikke tenke på hva fusjonen medfører. Universiteter og studieadministrasjoner er veldig komplekse virksomheter. Det tar tid å kjøre alt dette sammen.

- Prosessen starter nå

Studie- og forskningsdirektør Gunn Rognstad (bildet) ved Høgskolen i Gjøvik slutter seg til:

- Dette blir en kjempejobb, men den må vi ta. FS er noe av det første vi må se på. Alt skal gås gjennom, så må vi ta stilling til hva vi må gjøre og hva vi eventuelt kan vente med. Prosessen starter nå, sier hun.

Rigmor Øvstetun, rådgiver og ansvarlig for høgskolens elæringsplattform Fronter, bekrefter at det for tiden er mange baller i lufta.

- Det er sagt at vi skal kjøre felles opptak fra høsten 2016. Da må vi ha en felles base på plass, og det betinger at vi får på plass felles rutiner.

- NTNU kan lett bli dominerende

- Mye arbeid, men heller enn å uttrykke bekymring vil jeg si at dette er veldig spennende. NTNU er den store her, og kan lett bli dominerende. Men det er viktig å få fram at vi som er små har vårt å fare med også. Vi har sikkert litt å lære av hverandre. Jeg ser at vi får en stor organisasjon der ting kan bli litt mer tungvinte. Dette blir på godt og vondt, sier Øvstetun og legger til:

- Vi bretter opp ermene, og håper ledelsen har forståelse for at det må settes inn ressurser til samordningen. Tenk på det store arbeidet som må gjøres bare på it-siden og med FS, sier hun.

Studiedirektør Gunnar Bendheim ved HiST sier det blir en stor jobb å samordne. Snart møtes aktørene til innledende drøftinger om hvordan de skal gripe fusjonsprosessen an.

- Men vi ser ikke svart på det. Etter hvert finnes det mye erfaring hos andre som har fusjonert, og som det kan være lærerikt å se på. Det gjelder også universiteter og høgskoler som har slått seg sammen, sier Bendheim.

Prosjektorganisasjon og styringsgruppe...

Prosjektorganisasjonen som skal jobbe fram nye NTNU skal ledes av tidligere organisasjonsdirektør ved NTNU, Trond Singsaas. En styringsgruppe vil bestå av de fire rektorene, en representant fra de ansatte, en fra studentene og nåværende organisasjonsdirektør Ida Munkeby fra NTNU. Også organisasjonsdirektøren ved HiST skal møte fast på de månedlige møtene. 

Fusjonen trer mest sannsynlig i kraft fra 1.januar 2016. En viktig forutsetning er at et nytt, felles styre blir opprettet i løpet av kommende høst.

Navet i arbeidet blir prosjektlederen, en prosjektgruppe som han skal lede og et prosjektsekretariat. I prosjektgruppa vil direktørene fra institusjonene sitte, sammen med representanter for ansatte og studenter.

... prosjektsekretariat og arbeidsgrupper...

Innen sommeren skal en arbeidsgruppe beskrive selve plattformen for fusjonen. Gruppa skal klargjøre den nye institusjonens samfunnsoppdrag, visjon, profil og ambisjonsnivå. Gruppa vil bestå av tre medlemmer fra NTNU, to fra HiST og en hver fra HiÅ og HiG.

I den administrative planleggingen av fusjonen blir en av de største oppgavene å samkjøre IT-systemene, skriver Trond Singsaas i en melding på NTNUs intranett.

Det skal opprettes arbeidsgrupper innen en rekke administrative områder. Prosjektgruppa vil bestemme mandater og velge ut medlemmer. Det forutsettes at alle fire institusjoner blir bredt representert.

Mandag ble fellesnettstedet NTNU 2016 etablert. Slik ser kartet for det hele ut: