Med lagarbeid og godt humør er det utrolig hva som lar seg fikse. Kristin Kårøy Overvik og Tove Tveråmo har oppskriften klar for å takle alt som må gjøres før fusjonen er i boks.
Viktige brikker i det store fusjonsspillet: Rådgiver Kristin Kårøy Overvik (til v.) og seksjonssjef Tove Tveråmo. Solveig Mikkelsen
- Vi må klare å fordele oppgavene og ta vare på medarbeiderne våre, sier regnskapssjef Tove Tveråmo. Solveig Mikkelsen
Erfaring med organisering gir trygghet: - Tidligere var jeg med på å starte opp et asylmottak, det var i hvert fall utfordrende, forteller rådgiver Kristin K. Overvik.Solveig Mikkelsen
De er to av NTNUs nøkkelpersoner.
UAs reporter har bange anelser. Da organisasjonsdirektør Ida Munkeby på et styremøte advarte mot at fusjonen kan overbelaste nøkkelpersoner, fikk jeg lyst til å intervjue to slike ansatte. Det er lettere sagt enn gjort.
Etter utallige e-poster, både etter klokka 23.00 om kvelden og i helga, greier vi omsider, og på hengende håret, å finne en dag og et tidspunkt som passer for alle. I all verden. Jobber disse damene døgnet rundt?
Ikke så veldig stresset
Tove Tveråmo er seksjonssjef ved seksjon for regnskapstjenester. I oppkjøringa til fusjonen leder hun ressursgruppa for regnskap. Siden det nå er bestemt at høgskolene blant annet skal bruke NTNUs økonomisystemer når fusjonen er i boks, er behovet framover stort for informasjon, opplæring og veiledning.
Kristin Kårøy Overvik er rådgiver ved seksjon for anskaffelser og prosessleder for bestilling til betaling (BtB). Hun deltar i ressursgruppa for anskaffelser, og skal også hjelpe høgskolene med opplæring og rutiner når de skal over på de nye systemene.
Når vi nå sitter rundt bordet på et møterom, virker ikke Tveråmo og Overvik stresset i det hele tatt. De verken ser på klokka eller snakker om hvor travelt de har det.
- Det har vært perioder hvor vi ikke visste hvilken retning dette tok, men nå faller prosjektstrukturen på plass. Vi vet hva vi skal gjøre. Det kjennes godt ut, sier Tveråmo.
Travlere i april
Overvik er enig.
- Hvis du hadde møtt oss først på april, så hadde du kanskje fått andre svar. Dessuten har vi allerede en god del erfaringer med opplæring og nye prosjekter.
- Vi ser unge ut, ler Tveråmo, men vi har mye erfaring som gjør at vi både takler stort arbeidspress og får til å koble av når arbeidsdagen er over.
Egentlig ser de ikke på seg selv som nøkkelpersoner. Tveråmo er mer opptatt av arbeidssituasjonen til medarbeiderne framover. For dem kan det bli mye reisevirksomhet for å lære opp de ansatte på høgskolene.
- Vi må klare å fordele oppgavene og ta vare på medarbeiderne våre. Mange vil gjerne bidra. Da er det en fare for at de brenner kruttet. Det må vi passe på, sier hun.
Begge understreker at de har en godfølelse. Det virker rett og slett som om de har det artig på jobb. Mye skjer på kort tid.
Høgskolene må gape over mye
- Vi har fokus på hvert vårt område. Nøkkelpersonene på høgskolene har ansvaret for flere områder og får derfor ekstra mye å sette seg inn i, sier Overvik.
De forteller at både Høgskolen i Ålesund og i Gjøvik bare har 6 ansatte på økonomiavdelinga. Også her blir NTNU storebror i forhold med 60 ansatte på økonomi.
- Høgskolene står overfor en stor og krevende omstilling. Det er de som skal lære seg nye arbeidsprosesser og nye systemer, sier Tveråmo.
Nå gleder de seg til å få nye kolleger. De har allerede rukket å bli ganske godt kjent. Tveråmo har besøkt høgskolene og prioritert å treffe regnskapssjefene der. Overvik har deltatt på møter i Trondheim. Etter hvert kan det bli flere reiser på henne også, for å bistå, lære opp og motivere.
- Det er veldig hyggelig. Vi møter dyktige folk. Vi har en stor jobb foran oss, men når vi klarer å organisere og få ting til å fungere, så er det veldig tilfredsstillende, sier Tveråmo.
- Ja, kollegene våre på høgskolene er kjempeflinke. Alle har felles mål og vi hjelper hverandre. Det gir litt i hverdagen, supplerer Overvik.
Slipper latteren løs
- Har dere noen teknikker som får dere til å koble av når arbeidsbelastninga er ekstra stor?
- Jeg flirer litt innimellom. Godt humør hjelper. Dette er ikke vanskeligere enn vi selv gjør det til. Vi har et stort ansvar, men vi kan ikke ta oss selv så veldig høytidelige heller. Når det oppstår et kjempeproblem, hjelper det å stykke det opp. Da framstår det ikke som så stort, sier Overvik.
Og føyer til:
- Dessuten har jeg mye erfaring med organisering. Tidligere var jeg med på å starte opp et asylmottak, det var i hvert fall utfordrende, konstaterer hun.
Tveråmo mister heller ikke hodet hvis alt flyter en dag:
- Når jeg blir stresset, finner jeg styrke i at jeg er del av et lag. Så lenge vi klarer å snakke godt sammen, så klarer vi dette. Da er jeg rolig, da vet jeg at dette fikser vi.
- Fusjon? Hæ!
Nå ligger det altså an til at 2015 blir det store opplæringsåret. Men verken Overvik eller Tveråmo forventer at alt er på plass den dagen 2015 bikker over og blir 2016. I første omgang må det avklares hva som må på plass for at fusjonen skal fungere. Deretter kan de bruke 2016 på å fase systemene helt inn.
- Hva gjør dere for å koble av når arbeidsdagen er slutt?
- Jeg er bevisst på at jeg skal hjem å spise middag. Jeg har meldt meg inn i 3T og prøver å få til 2-3 økter der i uka. Denne treninga er viktig for meg. Jeg kjenner at jeg får en sterkere kropp og får til å koble av. Dessuten prøver jeg å være flink til å gå på tur, sier Tove Tveråmo.
Kristin Kårøy Overvik liker også godt å være i bevegelse.
- Jeg tusler til og fra byen og tar bussen til Malvik. Jeg går mye. For meg er helse-appen på telefonen tingen. Der er det en skritteller. Ellers er jeg mye sammen med familien min og mye på hytta. Da handler det ikke om jobb, for det er nok av andre ting å holde på med der, ler hun.
Det gjelder å ikke være altfor mye inn i sin egen boble, konkluderer Tveråmo.
- Sosiale avbrekk er viktig. Være sammen med folk som ikke har fusjon som eneste tanke i hodet. «Hæh! Skal de fusjonere ved NTNU?» spør de. Det gjelder å få perspektiv på ting. Målet er ikke felles regnskap. Det er ikke derfor vi fusjonerer, ler hun.
