Fusjonen koster 250 millioner kroner

Styringsgruppa for NTNUs fusjon med HiST, HiG og HiÅ har foretatt en ny risikovurdering i forbindelse med fusjonen. Ifølge fusjonsprosjektleder Trond Singaas er risikobildet det samme som før sommeren. Disse fem punktene blir nå trukket frem som potensielle farer:

1. Ressursknapphet/ovebelastning nøkkelpersoner
2. Dataflyt og grensesnitt mellom systemer og tjenester feiler
3. Konverteringsarbeider gjennomføres ikke etter plan
4. Lave søketall grunnet mangler i rekrutterings- og opptaksprosess
5. Manglende beslutningsfullmakter

(Punkt fire er endret siden første risikovurdering)

Hvem betaler?

Den ferske risikovurderingen har gått nærmere inn på hva fusjonen kommer til å koste. Summen er høyere enn først antatt. Det er beregnet å gå med 250 millioner kroner til samkjøring av IKT-systemer og organisasjonsmessige tiltak.

- Vi er i dialog med Kunnskapsdepartementet om hvordan denne kostnaden skal dekkes inn, sa Singsaas på NTNU-styrets møte på Jægtvolden i Inderøy torsdag.

Samtidig redegjorde Singsaas for at styringsgruppa har hyret inn en ekstern kvalitetssikrer som har sett dem i kortene. Tilbakemeldingen var at prosjektstyringen kunne ha vært sterkere, ifølge Singsaas. Han er imidlertid ikke enig, og vil heller styrke kvalitetssikringen.

- Jeg blir litt urolig av dette. Hvem tar ansvaret når noe er galt? Det er veldig bra at dere har fått inn ekstern evaluering. De sier at nåværende situasjon er lite robust – hva betyr det? Strukturen med delegering er forståelig, men det er ikke sikkert den er riktig. Jeg synes dette notatet virker som en overdreven optimisme. Hvordan kan styret sikre seg at dette kommer til å funke, spurte Bjarne Foss.

- Vi vet ikke hvor mye vi får fra departementet. I "worst case scenario", om vi ikke får noe særlig med midler fra departementet, hvor skal vi ta disse pengene fra? Hvilke områder skal skjermes, ville Kristin Melum Eide vite.

Singsaas forklarte så at det skal være en ekstern kvalitetssikringsrapport på plass 1. oktober.

"Point of no return"

NTNU-rektor Gunnar Bovim ga klart utrykk for at sammordningen av IKT-systemer er den kritiske faktoren frem mot 1. januar. På et tidspunkt kommer man til et ”point of no return”, der man må beslutte å gå for felles system over hele linja, eller retrett der man beholder dagens ulike systemer hos fusjonspartnerne inn i nye NTNU.

- Vi har mindre margin for feil nå, enn vi har til vanlig. Problemet nå er at alle forventer det skal gå bra. Det er ikke snakk om at lønnen ikke skal komme i januar, eller at vi har en email som virker. Vi er et teknisk universitet som forventes å kunne håndtere det tekniske. Går noe galt blir det jakt på svarteper med en gang, sa Helge Holden før Nils Kristian Nakstad fulgte opp:

- Dette notatet fremstår som for godt til å være sant. Da er det ofte det. Det vil bli et massivt omdømmeproblem om ting ikke fungerer.

Stor sikkerhetsmargin i budsjettet

Økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen forklarte at det er såpass stor sikkerhetsmargin i budsjettet, at kostnaden på 250 millioner skal kunne dekkes inn uten at man må ta penger fra andre deler av organisasjonen. Han mener tidsaspektet for innføring av nye systemer er den store utfordringen, ikke kostnaden.

- Vi er nok ikke der at vi må bære kostnaden selv, men om det skjer kan vi håndtere det, presiserte Bovim.

Han fortalte videre at han bærer den samme uroen som enkelte av styremedlemmene i forhold til at mye skal klaffe samtidig ved store IKT-omlegginger, men at om man ser at samkjøringen blir umulig, vil det ikke bli verre enn i dag, men status quo.

- Nedsiden er ikke slik at det blir verre enn i dag, men det samme. Oppsiden er en større samhandling.

Tilrådningen til styret var at de skulle ta den oppdaterte risikovurderingen til etterretning. Det inkluderer også at kostnadsrammen for fusjonstiltakene settes til 170 millioner kroner pluss en ramme på inntil 20 millioner som kan disponeres av rektor. I tillegg kommer en ramme for usikkerhet på 60 millioner. Sistnevnte disponeres av styret. Dette ble enstemmig vedtatt av styret.