Nøkkelpersoner må avlastes og fusjonsarbeidet får kritikk

La oss ta det positive først: En fersk risikovurdering, som skal legges frem for NTNU-styret torsdag 22. oktorber, viser at det er lav risiko for påvirkning av søkertall til studiene i nye NTNU.

Men: Slitasje på nøkkelpersoner som følge av høy arbeidsbelastning i arbeidet med fusjonering av NTNU og høgskolene i Ålesund, Gjøvik og Trondheim, har flere ganger blitt trukket frem som en av de mest kritiske faktorene i fusjonsarbeidet. Dette er fortsatt en fare.

Etterlyser klarere mål

Nøkkelpersonene er i all hovedsak ledere og mellomledere med særlig ansvar i fusjonsprosjektet. For å motvirke overbelastning skal det settes inn mer ressurser for å avlaste dem. Spesielt innen IKT.

Ifølget notatet til NTNU-styret er den generelle oppfatningen at arbeidet i arbeidsgruppene på alle vesentlige områder går etter planen. Tiltakene som er satt i gang for å følge opp medarbeidere for å unngå overbelastning, for å sikre god informasjon og for å ivareta medarbeidere i endringsprosessen, skal videreføres og forsterkes.

Den ferske risikovurderingen bygger blant annet på en ekstern kvalitetssikring utført av konsulentbyrået Deloitte. Deloitte har levert en rapport om arbeidet som gjøres med sikker drift, og en rapport om hele fusjonsprosjektet.

Sistnevnte etterlyser klarere mål for hvilke gevinster man vil få av fusjonen. De foreslår at dette konkretiseres som for eksempel høyere søkertall. Konsulentene mener flere ting i fusjonsprosjektet tar for lang tid, blant annet å finne ut hvem som skal bli instituttledere og andre ledere i den nye organisasjonen. NTNU-rektor Gunnar Bovim vil vurdere rapporten og legge frem et forslag med konkret oppfølging til styremøtet i november.

LES OGSÅ: NTNUs systemer vil gjelde for alle etter fusjonen
LES OGSÅ: - 80 prosent av fusjonen kommer etter fusjonen

Tar grep

En stor del av risikovurderingen som legges frem for NTNU-styret er viet til Deloittes rapport om sikker drift. Analysen er basert på gjennomgang av skriftlig materiale og intervju med 26 nøkkelpersoner med ansvar innen IKT og administative systemer.

Deloitte anbefaler tiltak innen fire områder. Rapporten viser til at målet for sikker drift i nye NTNU ikke er tilstrekkelig beskrevet og kommunisert. Dette gjelder spesielt basistjenester (se faktaboks), dataflyt, grensesnitt for studieadministrative systemer og intranettet Innsida. I tillegg mener kvalitetssikrerne at sikker drift er for lite sentralt koordinert og styrt, at det er for lite fokus på og kapasitet til endringsledelse og at fokus på sikker drift gir for lite arbeid med fusjonssynergier.

Når NTNU-styret møtes vil de bli opplyst om at det er satt i gang flere tiltak som følge av rapporten. Blant annet skal det bli bedre dokumentasjon på IKT-området. I tillegg skal det settes inn ekstra ressurser for å avlaste nøkkelpersoner, spesielt innen IKT. Dette skal skje gjennom vikarbruk og innleide prosjektledere.

LES OGSÅ: Latter og erfaring gagner fusjonen

LES OGSÅ: Tøyer strikken langt for å få fusjonen i havn

Lav risiko for å miste søkere

Risikobildet har blitt evaluert fire ganger siden april. Den siste vurderingen viser at risikoen for ressursknapphet og overbelastning er uendret siden forrige vurdering (i august). Risikoen for at noe feiler i grensesnitt, brukeradministative forhold og sammenhenger mellom systemer er høyere enn ved forrige måling. Dette er basert på konklusjonene i Deloitte-rapporten.

Det vurderes imidlertid som at det er lav risiko for at nye NTNU mister potensielle søkere på grunn av mangler i rekrutterings- og opptaksprosessen. Det skyldes i stor grad at alle studietilbudene i nye NTNU ble samlet på NTNUs nettsider 1. oktober.

Store endringer er siste punkt på risikolista, og den eksterne kvalitetssikringen peker på at det ikke er god nok oversikt over alle endringene fusjonen fører med seg. Derfor vurderes risikoen for at man ikke har god nok kontroll og oversikt høyere enn tidligere.