Effektivisering på ville veier

Retorikken er krevende; det ytres få ord om innsatsen til eller verdien av de teknisk-administrativt ansatte, enten de drifter bygg, laboratorier eller servere, veileder, utvikler, tilpasser og tilrettelegger, avvikler eksamener, bistår forskningsmiljø, rekrutterer studenter og ansatte, påser helsefremmende arbeids - og læringsmiljø, støtter opp om innovasjon og samarbeid, koordinerer internasjonale partnere, holder styr på milliardene og studieporteføljen, eller sørger for at kontoret du (ennå) har er rent og funksjonelt.

Det snakkes i stedet om manglende «gevinstrealisering», behovet for «strukturelle organisatoriske endringer», «digitalisering», gjennomgående «prosessforbedring», «automatisering», «tilpassede ostehøvelkutt», «standardisering» - og nytt av dagen; «robotiseringsgevinster».

Målforskyvning

NTNU skal effektivisere og vi skal være bærekraftige. Og la det være sagt; NTNU har mye å hente på effektivisering, og vi er alle enige om at vi skal bruke fellesskapets ressurser effektivt. Jeg savner likevel en diskusjon om hva vi skal oppnå med de valg som tas.

Hva vi skal prioritere? Hvordan best balansere faglighet og kvalitet på den ene siden, opp mot effektivitet på den andre?

La meg illustrere med et lite digitalt eksempel. Ved NTNU jobbes det hardt og målrettet for å digitalisere eksamen, og det er positivt. Samtidig vet jeg av lang erfaring fra feltet at det kreves en betydelig innsats, kompetanse og endringsvilje før vi i det hele tatt kan ta ut en effektiviseringsgevinst, og sikre en kvalitet på løsningen som studenter, faglærere og administrative vil være fornøyd med. Digitalisering krever store investeringer i kompetanse, organisering, ressurser, så vel som i ledelse. Kutt i denne fasen kan være å kaste babyen ut med badevannet, og vil medføre økning i bistand fra eksterne konsulenter. Dette vil ikke frigjøre penger for å styrke satsningsområder, og slike målforskyvninger er ikke NTNU tjent med.

Kunnskapsdepartementet har innført et effektiviseringskrav, men det hersker en del forvirring omkring rammebetingelsene knyttet til dette kravet. Det er ikke slik at effektivisering er ensbetydende med administrativ nedbemanning. Som statssekretær Haugstad til stadighet understreker; hvordan institusjonene håndterer effektiviseringsreformen legger ikke departementet seg opp i. Det er derfor betimelig å spørre om flere kutt i antall teknisk-administrative årsverk er den rette veien å gå på nåværende tidspunkt? Vet vi nok om konsekvensene av dette? Å ha lavest mulige forholdstall mellom administrative og vitenskapelig ansatte kan vise seg å være et blindspor.

Størrelse er ikke nødvendigvis ensbetydende med effektivitet og kvalitet.

Andre tilnærminger til effektivisering

Etter mitt syn er det to faktorer som bidrar til å legge grunnlaget for en kontinuerlig effektivisering ved NTNU, men som dessverre sjeldent nevnes i samme åndedrag; nemlig en målrettet satsning på personalledelse og reell medvirkning (dvs å lytte til de ansatte). For å ta det siste først; la ikke dette nye utvalget bli så hurtigarbeidende at ikke de ansattes stemmer greier å trenge gjennom. Det er her de gode ideene til effektivisering ligger, noe de mange høringsinnspillene til Børresenutvalget viser.

NTNU skal bevege seg fra tegnebrettet i mange sammenhenger, nytt organisasjonskart skal fylles med innhold og nye og gamle ledere skal finne sin plass. Jeg skal ikke bevege meg inn i den interessante debatten om ledelse vs. styring i akademia, men jeg tør våge den påstanden at mange teknisk-administrativt ansatte ved NTNU vil møte strukturelle utfordringer som vanskeliggjør det å utøve og å bli møtt med god personalledelse etter omorganiseringen. Tvert i mot synes man å tone ned viktigheten av personalansvar og personaloppfølging for tiden, og det er for meg et varsko.

Ledelse er viktig, og selv om effektene av ledelse ikke alltid er like synlige kan jeg love at mangel på ledelse vil være katastrofalt i lengden. I forbindelse med omorganisering og som et svar på effektiviseringskravet har man ved NTNU fjernet en rekke lederfunksjoner og erstattet disse med «gruppeledere» som skal ha varierende grad av fullmakter, gjerne kombinert med ordinær stilling. I utlysningstekster av lederstillinger henvises det til overordnet personalansvar (hva er underordnet personalansvar?) og ledelse som begrep blir ofte byttet ut med det «koordinering». I enkelte tilfeller kompliseres det hele av tjenesteavtaler og bemanningsplaner som bidrar til ytterligere usikkerhet og forvirring.

Litt mere framsnakk, takk

Mitt poeng her er ikke at vi ikke har gode ledere med de beste intensjoner, for det har vi ved NTNU og ære være dem. Nei, jeg er snarere bekymret for at det kan bli vanskeligere for disse å utøve god personaloppfølging dersom avstanden til medarbeiderne blir for stor, eller kompliseres av uryddige ansvarsforhold og diffuse fullmakter. Medarbeidere i trygge, motiverende og avklarte arbeidsforhold er avgjørende for utvikling, effektivitet og kvalitet.

Og en viktig forutsetning for utvikling av gode arbeidsvilkår er en leder som kjenner sine ansatte, har handlingsrom og tid til å gi tilbakemelding, fordele oppgaver, lytte, motivere, prioritere og stimulere, utvikle gode læringsløp, angi tydelige retninger og stille målrettede krav til den enkelte. NTNU forvalter, utvikler og leverer kunnskap, og det må gjenspeiles i måten NTNU behandler og omtaler sin mest verdifulle ressurs; de ansatte.

Derfor er det etter mitt syn nødvendig å framsnakke viktigheten av personalledelse ved NTNU, snarere enn å underkommunisere viktigheten av denne faktoren når man snakker om tiltak for å heve kvalitet og effektivisere virksomheten.

Og apropos framsnakking. NTNU trenger alle sine dyktige og kompetente teknisk-administrativt ansatte i arbeidet med å nå NTNUs ambisjon om å skape kunnskap for en bedre verden. De teknisk-administrativt ansatte er en ressurs for universitet, og kan nok neppe erstattes av roboter med det første.

Kjersti Møller stiller til valg som representant for de teknisk-administrativt ansatte i NTNU-styret.