Nå skal lønn og regnskap settes bort til staten - eller markedet
Lønn og regnskapssystemene kan om kort tid bli foreslått skilt ut fra de fire gamle universitetene. Leveransen i 100- millionersklassen går enten til Direktoratet for økonomistyring, eller settes ut i det private markedet.
HR- og HMS-sjef ved NTNU, Arne Hestnes, på allmøtet for å orientere om framtidig organisering av lønns- og regnskapstjenester - og HR.sølvi W. Normannsen
Dette er den største anskaffelsen Bott, som er forkortelsen på samarbeidsorganet til universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø, har hatt på mange år. Som leveranse ligger den i 100-millionersklassen, og vil berøre tusenvis av ansatte i UH-sektoren i årene som kommer. Bak ligger behovet for effektivisering og fornyelse i offentlig sektor.
Lønn og regnskap til staten – HR til markedet
- Jeg tror nok ikke denne omleggingen vil få like store følger som fusjonen, da vi gjorde en fullstendig omstilling av hele organisasjonen og foretok helt ny innbemanning. Men alle vil merke dette, og spesielt ansatte på lønn og regnskap, sier Arne Hestnes, HR og HMS-sjef ved NTNU til Universitetsavisa.
Hestnes sitter i styringsgruppen for Bott, som allerede 25. januar kommer med sin anbefaling om hvilken leverandør som skal erstatte dagens lønn- og regnskapstjenester. Ifølge Hestnes tyder mye på at gruppen går for DFØ som leverandør av lønns- og regnskapstjenester. På HR-området (Human Resources) tyder alt på at Bott vil gå ut i markedet for å finne private leverandører. HR handler det om alle prosessene i en virksomhet som omhandler de menneskelige ressursene – altså de ansatte.
- Rådene fra styringsgruppen vil med stor sannsynlighet bli vedtatt, sa Hestnes nylig på et åpent møte med administrativt ansatte.
Nestleder i Norsk Tjenestemannslag, Iver Johnsen, utfordret Hestnes på om sektoren nå vil møte oppsigelser som følge av dette, men fikk ikke annet til svar enn at følger for bemanning avhenger av hva slags modeller man velger. Statens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform har også pålagt offentlig sektor en konstant spareprosess. Hestnes sier at det er et mål at prosessen skal være til minst mulig byrde for ansatte.
Jobber langt på overtid
Botts styringsgruppe har i snart to og et halvt år utredet framtiden for ERP (Enterprise Research Planning), altså universitetenes økonomi og HR-systemer. Prosessen er kraftig på overtid, og Hestnes la vekt på at man nå har det svært travelt med å komme i mål.
Planen er at anbefalingen overleveres Kunnskapsdepartementet 29. januar, og at samtlige fire universiteter får behandlet dette som en likelydende styresak i løpet av mars/april.
På møtet ble det gjentatte ganger understreket at mye fortsatt er uavklart, og at det er mange ukjente faktorer som gjør det vanskelig å vurdere konsekvensene av det nye ERP-systemet. Leder i Norsk Tjenestemannslag, Sturla Søpstad stilte flere spørsmål:
- Er dette et organisasjonsutviklingsprosjekt? En anskaffelsesprosess? Hvor og hvordan sørger man for medbestemmelse?
Alle er enige om at både fagforeningene og Bott, som eies av universitetsdirektørene, har en gedigen informasjonsjobb å gjøre. De har også et tungt ansvar for å involvere organisasjonene. Samtidig står den knappe framdriftsplanen fast. Arne Hestnes sa rett ut at han er i tvil om hvor grundig forankringsarbeidet får blitt med så stramme tidsfrister. Målet er at tjenestene overføres i 2020.
- Vi har en kjempeutfordring i forhold til tid nå, medga både Hestnes og Søpstad.
Krever ny omstillingsavtale
Fagforeningenes representanter kritiserte Bott for manglende involvering i denne saken over lang tid. De mener også at omleggingen, fordi den berører ansatte i flere virksomheter, krever en ny omstillingsavtale, noe Hestnes sier til UA at han ikke er uenig i.
- Vi trenger også bedre kjøreregler for hvordan omstillingen skal skje, slik at ansatte føler dette skjer under trygghet. Alt for mange har dårlige erfaringer fra fusjonsprosessen, sa Morten Mørch, leder i parat ved NTNU.
NTNUs HR og HMS-sjef Arne Hestnes er opptatt av at ansatte må belage seg på store utfordringer framover, uansett. Dette gjelder både de som direkte jobber med disse tjenestene, men også vitenskapelig ansatte vil merke endringer. Stikkord her er prosjektøkonomi, mer selvbetjening, én brukerflate og standardiserte prosesser.
-Syretesten på vellykket selvbetjening og digitalisering av tjenester er at alle brukere opplever at verktøyene er like lettvinte som før. Vi vil ha mye oppmerksomhet på å få de vitenskapelig ansatte med, sa Hestnes, som understreket at endringer kommer uansett.
Bakteppet for endringen er at vekstkurven i offentlig sektor flater ut, kombinert med digitalisering, robotisering og økt tendens til tjenestesenter-organisering for å drive smartere og mer effektivt.
- Det er megatrender der ute. Disse vil påvirke oss like mye, kanskje mer, enn valget om det er DFØ eller markedet som skal overta akkurat disse tjenestene, sa NTNUs HR og HMS-sjef.
Mye uavklart - og utydelig
Uansett lovet Hestnes å arbeide for medvirkning i omstillingen som kommer, men Hestnes understreket at alle må være åpne.
- Dette er ikke tiden for å tviholde på gamle løsninger, men for å se muligheter som ligger i nye leveranser. Og kanskje trenger vi nå å lage Bott-kafeer og informasjonsmøter, over samme lest som vi hadde under fusjonen, sa Hestnes.
Når UA spør hvorfor denne store omstillingen først løftes fram i dagslys nå, samtidig som det er svært knapp tid til å involvere de som blir berørt, svarer Hestnes at han ikke er enig med dem som sier at saken kommer som lyn fra klar himmel. Han sier at både berørte avdelinger og Sesam (Sentralt samarbeidsutvalg) har fått jevnlig informasjon.
- Men saken lider nok under at vi i styringsgruppen ikke oppfattes som tydelige nok. Det er fordi vi rett og slett ikke har kunnet gi tydelige svar, sier Hestnes.
Han medgir at det er en stor utfordring å, i løpet av svært kort tid, klare å forstå de endringene Bott eventuelt står overfor, og overskue hva som ligger i dette.
Mer standardisering, mindre selvstendighet
- Blir det en utfordring å få en allerede temmelig endringstrett organisasjon med på en ny stor omstilling?
- Jeg tror ikke det. Jeg opplever at organisasjonen er fullt klar over at det vil komme endringer uansett. Jeg tror også at mange er positive til nye måter å gjøre ting på, sier Hestnes, som ikke er enig i bildet av NTNU som en endringstrett organisasjon.
Fagforeningenes uro i forhold til Bott er at samarbeidet gir mer standardisering og mindre selvstendighet på enhetene. Det skal forbedres, fornyes og forenkles og NTL-leder Sturla Søpstad advarer mot for sterk tro på teknologien. Han viser til at ansatte og deres praksis ofte blir lite verdsatt under it-baserte endringer. Løpet som pågår nå krever derfor politisk styring og stor oppmerksomhet, mener Søpstad, som også ser muligheter:
- Brukt riktig kan dette både bidra til å opprettholde og øke sysselsettingen.
Urolig for total utsetting
Han sier at jobb nummer én nå er å få ut informasjon, få ansatte til å engasjere seg i det som skjer, skape trygghet for medvirkning og innsyn. Fagforeningene ser også muligheten for at hele Bott-leveransen, ikke bare HR, kan glippe helt ut av statens hender på oppløpssiden, til fordel for aktører markedet.
- Jeg håper også at Bott og styringsgruppen, som er de som har skoene på seg nå, får jobbe med dette i fred. Ønsket mitt er at regjeringen holder seg unna, og ikke kommer med politiske eller ideologiske utspill om konkurranseutsetting. Det er tross alt lagt ned to og et halvt års arbeid med dette. Både UH-sektoren og øvrig offentlig sektor vil nyte godt av dette arbeidet, sier Søpstad.
Selv hadde Bott et opprinnelig ønske om å gå ut i markedet for å finne en aktør som kunne ta den store leveransen, men ble pålagt å først avklare om DFØ kan være leverandør. Dette har tatt lang tid. Mange oppfattet DFØ som i overkant tungrodd for å ta over disse tjenestene, men i løpet av tiden som har gått har stemningen snudd, ifølge Arne Hestnes. DFØ skal ha greid å levere godt – slik at de nå kan ligge godt an til å overta lønns- og regnskapstjenestene.
- På HR-området derimot, er det enighet om at DFØ ikke er godt nok skodd. Derfor må denne leveransen ut i markedet, sier Arne Hestnes.
De fire eldste universitetene ligger foran og driver denne prosessen, men det ligger i kortene at avtalen også kan komme til å gjelde resten av UH-sektoren.
De fire universitetene Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (Bott) har etablert et samarbeid for å anskaffe, etablere og forvalte felles systemer og teknologi. Nå er spørsmålet om økonomi og HR-tjenester skal overdras til Direktoratet for økonomistyring og/eller private aktører.
Også på saksbehandling og arkivtjenester jobber universitetene sammen om et nytt system som skal gi mer effektiv saksbehandling mellom ulike fagsystemer, bedre journalføring og arkivering av dokumenter. Her kjøres en egen prosess.
Bott-samarbeidet skal bidra til utvikling av universitets- og høyskolesektoren, og resultater skal så langt det er mulig, deles åpent.
Det offisielle målet er å styrke de deltakende organisasjonenes evne til å levere administrative og tekniske tjenester som støtter opp om organisasjonens primærvirksomhet.
Fagforeningene har stilt spørsmål ved hvor mange administrativt ansatte som vil bli direkte berørt, og hvilken betydning vil dette kunne få for de faglige ansatte.
Åpent møte om BOTT. HR og HMS-sjef ved NTNU, Arne Hestnes, orienterte. Morten Mørch fra Parat og Sturla Søpstad fra NTL etterlyser mer informasjon og medvirkning.Sølvi W. Normannsen
