Advokater mener forholdet kunne ha gitt svekket tillit

Arntzen de Besche Advokatfirma AS har på oppdrag fra NTNU vurdert hvilken betydning relasjonen mellom Gunnar Bovim som NTNU-rektor og Merete Kvidal som prosjektdirektør for campusutvikling har for blant annet habilitet og rapportering ved universitetet.

Rapporten ble bestilt etter at Bovim og Kvidal informerte NTNUs styreleder om at de hadde et vennskap som var i ferd med å utvikle seg til noe mer.

Før rapporten ble ferdig gikk Bovim av som rektor. Dermed er ikke problemstillingene advokatene har vurdert like aktuelle, men NTNU ønsket likevel at vurderingen skulle ferdigstilles.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.

Forholdet var årsak til at Bovim trakk seg

I forbindelse med at Bovim varslet at han skulle gå avm ble det klart at han og Kvidal hadde et kjæresteforhold. Han forklarte i et intervju med UA at dette var én av to årsaker til at han trakk seg.

- Jeg har vært toppleder i 20 år nå, og kjenner at det er en tid for alt. Rektorjobben er krevende, både ressursmessig og når det gjelder tid. Så har jeg blitt kjæreste med Merete Kvidal, som også er en del av NTNUs ledelse. Hun har et stort og tungt ansvar som leder for campusprosjektet. Det skal ikke herske noen tvil om ledelsens integritet når det gjelder håndteringen av dette store og viktige prosjektet. At jeg slutter, er et bidrag til det, sa han.

LES OGSÅ: Kvidal trekker seg fra Rektors ledergruppe

Mener det kunne oppstått habilitetskonflikt

Advokatene mener det at rektor og prosjektdirektøren er et par ikke i seg selv innebærer at forvaltningslovens regler om inhabilitet kommer til anvendelse. Om det er inhabilitet i forvaltningslovens forstand i enkeltsaker, må vurderes konkret fra sak til sak, ifølge advokatene.

De viser imidlertid til punkt 3.a i NTNUs etiske retningslinjer, og mener det kan oppstå en habilitetskonflikt selv om forholdet ikke direkte rammes av habilitetsreglene i forvaltningsloven.

I henhold til NTNUs etiske retningslinjer bør ektefeller, samboere eller nære slektninger som begge arbeider ved NTNU, ikke være i en direkte rapporteringslinje der det kan stilles spørsmål ved ansvarlig leders beslutning overfor den enkelte.

Så lenge rektor og prosjektdirektøren er et par, og ikke samboere, får bestemmelsen ikke direkte anvendelse, ifølge advokatene. De bemerker likevel: «Men formålet med bestemmelsen bør tillegges vekt ved vurderingen av hvordan NTNU bør forholde seg i den aktuelle situasjonen.»

- Kan være egnet til å svekke tilliten

Advokatene viser videre til at campusutviklingsprosjektet ikke er nevnt spesifikt i NTNUs styrings- og delegasjonsreglementer. De mener prosjektet skiller seg fra de fleste andre prosjekter ved NTNU på grunn av sin størrelse, betydning for institusjonen og omverden samt prosjektets varighet.

Deretter påpeker de at forholdet mellom rektor og prosjektdirektøren, kombinert med betydningen av prosjektet for campusutvikling og nåværende prosjektorganisering potensielt kunne være egnet til å svekke tilliten til de involverte og til beslutningsprosessen, om Bovim fortsatt hadde vært rektor.

«Det kan skapes et bilde av at sentrale beslutninger i realiteten tas «på kammerset». Tilsvarende gjelder for de beslutninger som treffes av NTNU i forbindelse med prosjekt for campusutvikling», skriver advokatene i notatet.

I vurderingen, som ble gjort før Bovim gikk av, peker de på at det er av avgjørende betydning for NTNU at det etableres ordninger som ikke svekker tilliten til beslutningsprosessen i prosjektet.

Risiko for usikkerhet i ledergrupper

Advokatene vurderte det blant annet slik at Kvidal ikke burde rapportere direkte til Bovim så lenge de var rektor og prosjektdirektør og et par. Videre mente de at Kvidal ikke burde møte fast i rektoratmøtet og dekanmøtet. Etter at Bovim trakk seg er ikke advokatenes anbefalinger aktuelle lengre.

Advokatene mener at selv om rektor og prosjektdirektøren hadde vært bevisst på å skille jobb og privatliv, og opptredd ryddig overfor hverandre, ville det vært en risiko for at de øvrige medlemmene av ledergruppene ble usikre på om saker i for stor grad ble diskutert og/eller beslutninger ble truffet utenfor de formelle arenaene.

«Et parforhold mellom to av gruppens medlemmer kan potensielt bidra til dårligere informasjonsflyt fordi relevant informasjon holdes tilbake», ifølge advokatene. De mener også et slikt forhold kan bidra til at ledergruppemedlemmenes fokus primært vender seg innover mot de interessene, maktbasene og posisjonene som eksisterer i ledergruppen, i stedet for mot omgivelsene og de faktorene som der er viktige for å fatte en riktig beslutning.