Rektor: – Kanskje er det vel mye autonomi nedover i organisasjonen
Styremedlem Torberg Falch la fram et forslag om å flytte flere beslutninger nedover i NTNU. Det møtte motstand og ble etter hans mening vannet ut i det endelige kompromisset.
Tor Grande sier intensjonen alltid har vært at beslutninger tas på lavere nivå der det er hensiktsmessig.Foto: Kristoffer Ramsøy Fredriksen
– Jeg opplever egentlig at NTNU i stor grad er en institusjon som etterlever en stor grad av autonomi ute på fakultet og institutt. Så kan vi alltid diskutere om det er mer eller mindre. Jeg ville heller sagt at det kanskje er vel mye, men det er en annen sak.
Det sa rektor Tor Grande da NTNU-styret torsdag diskuterte hvordan universitetet skal bli bedre på medvirkning.
I diskusjonen var det bred enighet om at medvirkningen ved universitetet trenger å styrkes. Den tydeligste uenigheten oppsto da Torberg Falch foreslo å flytte flere beslutninger nedover i organisasjonen. Andre mente forslaget gikk for langt i å detaljstyre ledelsen.
– Vannet ut
Da styret senere på dagen kom tilbake til saken, var det utarbeidet et kompromissforslag.
Fakta
Styrets endelige vedtak
1. Styret slutter seg til innsatsområdene og hovedgrepene som kommer frem av saken, og legger planen til grunn for det videre arbeidet med å styrke medvirkningen ved NTNU.
2. Styret ber rektor legge frem samlet status for gjennomføring av tiltakene i forbindelse med årsrapporteringen.
3. Medvirkning skal så langt som mulig organiseres nær dem som berøres av beslutningene, samtidig som beslutningsmyndighet og ansvar ivaretas på riktig nivå i tråd med gjeldende reglement. Før større prosesser igangsettes, skal det være tydelig hvem som har ansvar for prosessen, hvor beslutningen skal fattes, hvilket handlingsrom som finnes for medvirkning, og hvordan berørte parter skal involveres.
Kilde: Styrets protokoll.
Rektor mente det ivaretok intensjonen i Falchs forslag, uten at styret samtidig grep inn i den eksisterende fordelingen av beslutningsmyndighet.
– Med den opprinnelige formuleringen opplevde jeg at det handler om å endre på et reglement tidligere vedtatt av styret, sa Grande.
Det nye vedtakspunktet slår fast at medvirkning så langt som mulig skal organiseres nær dem som berøres av beslutningene. Kravet om å begrunne hvorfor beslutninger ikke kan tas på et lavere nivå, var imidlertid tatt ut.
Torberg Falch mente rektors seks opprinnelige punkter ikke var tilstrekkelig og ønsket å legge til sitt eget.Foto: Kristoffer Ramsøy Fredriksen
Falch var ikke helt fornøyd med resultatet.
– Jeg opplever at det er vannet ut, men det er jo en fordel at vi er enige.
Bakgrunnen var rapporten fra ressursgruppen som har gjennomgått medvirkningen ved NTNU. Etter at rapporten ble lagt fram i juni, ba styret om en konkret plan for hvordan anbefalingene skulle følges opp.
Rektor la fram seks hovedgrep som blant annet skal sikre tidligere involvering av ansatte, mer åpenhet rundt beslutningsprosesser og tydeligere lederansvar.
Fakta
Rektors seks hovedgrep for mer medvirkning
1. Mer synlig og tilgjengelig ledelse.
Blant annet skal rektorat være mer til stede rundt ved NTNU, spesilt i Gjøvik og Ålesund. Ansatte skal få mer innsyn i ledergruppenes arbeid. Det skal etableres månedlig nyhetsbrev og allmøter videreføres.
2. Tidligere, tydeligere og mer målrettet medvirkning
Ansatte skal involveres før de viktigste premissene for prosesser legges. Saksfremlegg skal inneholde beskrivelse av medvirknignsprosess.
3. Åpen og sporbar internkommunikasjon og beslutningsprosess.
Mål om å kunne følge saker hele veien fra innspill til besltutning og klarhet i hvem som har myndighet. Vurdering av ulike innspill skal synliggjøres.
4. Styrke kompetanse om medvirkning og medbestemmelse.
Kurs om tema skal utarbeides på både norsk og englsk, spesielt for nye ansatte. Ledere og student- og ansattrepresentanter på ulike nivå skal få lik opplæring.
5. Forventninger til ledere, kultur og psykologisk trygghet.
Ledere skal tydeligere vurderes ut fra evne til å kommunisere og bygge tillit. Håndtering av kritiske innspill og faglig uenighet skal inngå i lederoppæring.
6. Campus, mangfold, språk og kapasitet.
Rollene til viserektorer i Gjøvik og Ålesund tydeliggjøres. Mer åpenhet om oppnevning til styrer, råd og utvalg. Verktøy for transkripsjon og oversettlse skal involvere internasjonale i større grad.
Kilde: Overskrifter direkte sitert fra styrepapirene, korte oppsummeringer av journalisten.
Dette var Falchs forslag
Hovedgrep 7. Beslutninger nærmere fagmiljøene
Samlet viser tilbakemeldingene fra organisasjonen at ansatte opplever stor distanse til viktige beslutninger. Medvirkning fungerer best på nærmeste nivå. Medvirkning er spesielt krevende når prosessene blir store og beveger seg «oppover» i organisasjonen. Dessuten er den viktigste ressursbegrensningen kapasiteten i linjen.
Medvirkning vil altså fungere bedre hvis flere prosesser avsluttes og avgjøres på lavest mulig nivå i organisasjonen. Før større prosesser starter, skal det komme frem med større tydelighet hvorfor prosessen ikke kan gjennomføres og ferdigstilles på et lavere nivå i organisasjonen.
Kilde: Direkte sitert fra Falchs framlegg.
Ifølge Grande har NTNU allerede et godt system for medvirkning. Problemet er først og fremst at ordningene ikke alltid etterleves.
Styremedlem Torberg Falch var imidlertid ikke overbevist om at planen tok tilstrekkelig tak i problemene. Han viste til at styret allerede i 2021 behandlet en sak om medvirkning, med mange av de samme utfordringene.
– Det som står her er faktisk forbløffende likt det som står der, og det tenker jeg er et tankekors. Det som står her er jo i all hovedsak fint å være enig i, og egentlig ganske ukontroversielt.
Falch etterlyste en gjennomgang av hva universitetet faktisk hadde oppnådd siden forrige gang, og hvorfor problemene fortsatt eksisterer.
– Det er et stort organisasjonsproblem. Altså et problem med at vi er en stor organisasjon. Fordi det blir store avstander. Det blir vanskelig å bli hørt. Det må vi erkjenne.
– Redd vi fortsetter i samme tralten
Falch foreslo derfor et sjuende hovedgrep i planen for å flytte beslutninger nærmere fagmiljøene.
Han argumenterte for at NTNU over tid hadde fått en tendens til å lage sentrale retningslinjer for forhold som ikke nødvendigvis trenger å være like overalt.
– Fagmiljøene er forskjellige, og må kunne organisere seg deretter. Medvirkning vil fungere bedre hvis flere prosesser avsluttes og avgjøres på lavest mulig nivå.
Styremedlem Eli Smeplass støttet forslaget. Hun viste til tilbakemeldingene ressursgruppa hadde fått fra ansatte ved universitetet.
Eli Smeplass pekte på at det i dag er en realitet at mange ansatte opplever at det foregår skinnprosesser ved NTNU.Foto: Kristoffer Ramsøy Fredriksen
– Det var ikke særlig oppløftende lesing. Veldig mange beskriver dette som skinnprosesser. Det finnes kanaler og prosedyrer for medvirkning på NTNU, men det oppleves mange steder som om det handler om å legitimere beslutningene som allerede er tatt.
Hun fryktet at problemene ville fortsette dersom styret ikke vedtok konkrete endringer.
– Jeg er redd for at vi fortsetter i samme tralten som før.
Flere styremedlemmer reagerte på Falchs forslag, blant annet Per-Aksel Koch.
– Jeg er nok ganske skeptisk til at styret skal inn og bestemme hvor beslutningen skal tas. Vi må huske at vi er et styre som skal legge rammer og følge opp. Samtidig må vi ha tillit til at vi har en ledelse som tar våre signaler.
Også styreleder Remi Eriksen var skeptisk.
– Jeg synes det begynner å bli litt mye detaljstyring, og ikke helt tillit til at ledelsen klarer å finne fram til det som er best mulig løsning.
Per Axel Koch mente det ikke vil være rett for styret å vedta at beslutninger skal tas på lavere nivå.Foto: Kristoffer Ramsøy Fredriksen
– Vi prøver å unngå at beslutninger løftes høyere opp
Rektor Grande stilte spørsmål ved om Falchs forslag handlet om å forbedre medvirkningen eller faktisk endre fordelingen av beslutningsmyndighet ved universitetet.
– Er det kvaliteten i prosessen en er opptatt av, eller ønsker en faktisk også å endre delegasjonsreglementet på NTNU? I mitt hode er det uklart hvilke av de to hensiktene forslaget egentlig spiller på.
Grande avviste at det hadde vært et mål å sentralisere beslutningsmyndigheten.
– I prinsippet prøver vi å unngå at en beslutning på NTNU løftes høyere opp i organisasjonen. Opplevelsen av det kan være annerledes, men det har aldri vært hensikten, i hvert fall ikke i min tid som rektor eller prorektor.
Falch reagerte på at forslaget hans ble framstilt som et uttrykk for manglende tillit til NTNUs ledelse.
– Jeg hører litt diskusjon om dette med at vi må ha god ledelse. Jeg tror ingen er imot god ledelse. Spørsmålet er hva som er god ledelse.
– Vil ha meg frabedt den insinuasjonen
Han understreket at han ikke ønsket å instruere ledelsen om hvor alle beslutninger skulle tas. Hensikten var å få en tydeligere vurdering av om større prosesser kunne gjennomføres nærmere fagmiljøene.
– Denne insinuasjonen om at dette handler om mistillit til ledelsen, den vil jeg ha meg frabedt, rett og slett, sa Falch.
Smeplass tok også forslaget i forsvar. Hun mente det kunne bidra til mer enn bare bedre medvirkningsrutiner.
– Jeg synes det er veldig interessant å gjøre et sånt grep, fordi kanskje kan det faktisk bidra til en reell endring i måten vi tar avgjørelser på.
Mot slutten av diskusjonen foreslo Eriksen at styret skulle arbeide videre med ordlyden i Falchs forslag, i håp om å finne en formulering flere kunne stille seg bak.
– Vi bør prøve å få konsensus. Det gir lettere styringssignaler for ledelsen.
