Seks firma leide gratis

Nå skal det innarbeides rutiner for å sikre universitetet betaling for sine tjenester og bedre kontroll med arealbruken. Ved siste arealrevisjon avdekket Eiendomsforvaltningen at seks firma hadde fått tilhold på Gløshaugen uten at det forelå leieavtale med NTNU.

Først i mars i år ble dette rettet opp i. De seks foretakene har nå blitt etterfakturert for hele 2009.

Kontroll en gang årlig

En gang i året foretar universitetets Eiendomsforvatning en såkalt arealrevisjon. Her melder fakultetene inn om nye leieforhold. I følge Arne Rønning i eiendomsforvaltningen har fagmiljøene full mulighet til å framleie lokaler til private firma og andre eksterne brukere de samarbeider med. En forutsetning er at fakultetet mener dette kan forsvares i forhold til arealsituasjonen. I hvilken grad fagmiljøene tradisjonelt har rapportert slike fremleieavtaler med samarbeidspartnere, eller om slike ting ordnes lokalt, vites ikke.

- Dette er en utfordring for et universitet hvor mange institutter sliter med å finne plass til sine egne ansatte, innrømmer Rønning.

- Informerer ikke instituttene fakultetet om nye leieboere, får heller ikke vi sentralt vite noe. Om det ikke gjøres, blir dette i praksis en subsidiering av private firma, sier Rønning.

Tele- og datatjenester på avveie

Å få på plass rutiner for å fange opp nye leieforhold, og sørge for at eksterne faktureres særskilt for NTNU-tjenester, er et stort lerret å bleke, mener IT-sjef Tor Holmen.

- Det er innledet et samarbeid mellom Eiendoms- og IT-avdelingen for å utveksle informasjon når vi får nye forespørsler om leie av lokaler eller ønske om tele/datatjenester, sier Holmen.

Han er rimelig sikker på at eksterne leietakere ikke har telefonert gratis i årevis.

- For datanett er prosesser og rutiner ikke helt på plass. Men vi har igangsatt et arbeid med å få avtalefestet de tilknytninger som eventuelt eksterne måtte ha, sier han.

Eventuell gratis ”surfing” tas tak i nå. Alle tjenester skal fra nå av faktureres firmaet, og ikke instituttet.

- Ingen tjenester fra oss uten at det foreligger en leieavtale, sier Holmen.

- Tilnærmet markedspris

NTNU opererer med en standard leiepris per kvadratmeter per år på 900 kroner for kontorer.

- Dette er tilnærmet markedspris for kontorareal i denne delen av byen, sier Rønning.

Ifølge DnB Nor Næringsmegling i Midt-Norge og deres siste markedsrapport, er gjennomsnittlig kontorleie 1177 kroner, uavhengig av beliggenhet.

- Ikke tillatt praksis

- Et grunnleggende problem med dagens system for arealbruk er at fakultetene ikke har noen form for insentiver for å bruke mindre areal.

Det mener assisterende prosjektdirektør Lise T. Sagdahl.

På oppdrag fra rektor har hun foretatt en analyse av arealutnyttelsen ved NTNU og gjennomført fysisk befaring rundt om på campusene. Arbeidet gjøres i tett dialog med fakultetene og skal munne ut i innføring av intern husleie for alle NTNUs enheter.

- Noen har framleiet til eksterne på en måte som ikke er tillatt. Fakultetene har areal som i praksis er gratis. Leier man ut til eksterne, skal leien tilfalle NTNU, og ikke fakultetene selv, sier hun.

- Noen fagmiljøer ser tydeligvis rom for å låne ut plass eksternt: Har fakultetene bedre plass enn de gir inntrykk av?

- Det kan vi ikke konkludere med. Det er ikke noe galt i at fagmiljøene framleier til samarbeidspartnere man ønsker å være samlokalisert med. Det er eksempler på professorer og førsteamanuenser som presser seg sammen for å gi plass til kolleger fra private firma.

Problemet er mer strukturelt, mener Sagdahl: ”Eieren” av arealet er i dag ikke nødvendigvis den som faktisk benytter arealet. Det skal det ordnes opp i.

Internhusleie kommer

Styret ved NTNU vil bli presentert for en sak om internhusleie mot slutten av året, opplyser Lise Sagdahl. Før den tid vil fakultetene bli invitert på en høringsrunde om hvordan systemet skal legges opp.

Internhusleie, sammen med bedre rutiner for hvem som til enhver tid låner husrom av universitetet, skal sikre bedre arealutnyttelse og effektiv inndriving av leie.