En hverdagshistorie om digitale «løsninger» og «effektivitet»

Jeg får beskjed fra Universitetet i Stavanger (UiS) om å logge meg inn i dfo.no for å få refundert penger for et oppdrag jeg har gjort for dem. Jeg skriver inn dfo.no i nettleseren. Det dukker opp en rullemeny hvor jeg kan velge «Virksomhet». Etter litt skrolling opp og ned i rullemenyen konstaterer jeg at UiS ikke finnes her. 

Jeg må sende e-post til noen ved UiS og be om hjelp. Dette er ikke en person jeg kjenner/husker navnet på, så da må jeg gå inn i Outlook og søke meg fram til den e-posten hvor infoen med dfo.no kom. Jeg har fått flere e-poster fra ulike folk i forbindelse med dette oppdraget, så her bruker jeg litt tid på å finne fram til riktig person. Deretter må jeg forklare hva problemet er. Det tar også litt tid. Etter at e-posten er sendt, kommer det svar om at personen er på ferie. Ja, ja. Det er jo ikke dfo.no sin feil at folk tar ferie (og det er UiS-erne vel unt), men dette gjør at jeg ikke kommer noen vei med denne saken i dag.

Etter noen dager får jeg svar fra en tredjeperson som har blitt koblet på saken. Løsningen er å bruke «inkognito-vindu» i nettleseren. Ja-ha? Skal vi se… Jeg driver ikke med så mye inkognito-greier på nettet, jeg… Så da må jeg først finne ut hvordan jeg «skrur» den på. Det tar også litt tid. Logger meg inkognito inn i dfo.no, men her står der fremdeles bare NTNU øverst i vinduet. Hm! Endre innstillinger, kanskje? Klikker på tannhjulet oppe til høyre. Nei. Ikke noe jeg kan velge her. Stod det ikke noe om «problemer med innlogging» på framsiden av dfo.no-siden? Tilbake dit for å lese. Der står det at jeg kan lett bytte mellom virksomheter ved å klikke på tannhjulet oppe til høyre! Men gjorde jeg ikke det, da, og fant ut at der var det ikke var noen virksomheter å velge? Er det jeg som har gjort noe feil, kanskje? Går tilbake og klikker på tannhjulet. Nei, samme som på første forsøk. Her var det ingen valg jeg kan klikke på som fører meg til Universitetet i Stavanger. 

Jeg går tilbake til Outlook. Jeg må skrive tilbake til de to personene ved UiS for å fortelle at jeg nå har fått logget meg inn, men at inne systemet fremdeles ikke får valgt UiS (kun NTNU som er min faste arbeidsgiver). Begynner å formulere en e-post og tar skjermbilde av systemet for å dokumentere at det ikke er jeg som er idiot: Jeg får faktisk ikke bytta selv om jeg er i «inkognito»-vindu. Nå begynner jeg å kjenne irritasjonen og adrenalinet stige … Skal jeg ikke få sendt inn de to kvitteringene i dag, heller? I et innfall av desperasjon bytter jeg til en annen nettleser og finner ut hvordan jeg velger inkognito-vindu. Litt snedig at man skal kombinere inkognito-modus med Bank-id, men, men..

De uforklarlige miraklenes tid er ikke forbi: Der står det sannelig «Universitetet i Stavanger» øverst i hjørnet! Av nysgjerrighet klikker jeg på tannhjulet, men fremdeles ikke mulig å velge en annen virksomhet (dvs. bytte tilbake til NTNU). Bruksanvisninga på dfo.no stemmer altså ikke med sånn systemet oppfører seg. Klassisk. Men nå er jeg endelig inne på riktig «virksomhet»! Oppdraget mitt er å få refundert penger for taxi og buss, og i dfø-systemet er det en «flis» hvor det står «refusjon (bøker og taxi)».

Klikker på flisa og går inn for å fylle ut. Her er det også en rullemeny. Ruller litt opp og ned i menyen. Her står «bøker» som forventa (ref. «inngangsflisa»), men ingen av valgene er «taxi» eller annen transport. Litt rart ettersom «taxi» var en av kategoriene «inngangsflisa» reklamerte med? Adrenalinet og frustrasjonen stiger ytterligere noen hakk. Til slutt velger jeg kategorien «Personalkostnad øvrig». Aner ikke hva det betyr, men alt det andre vet jeg hva betyr, og ingen av dem inkluderer verken taxi, buss eller annen transport. Skadeskutt av tidligere erfaringer med slike systemer, vet jeg at kvitteringer må skannes og lastet opp hver for seg. Hvis man er så dum at man skanner og legger inn begge kvitteringene i ett vedlegg: ja, da kommer refusjonskravet i retur. Så nå tar jeg turen bort til skriveren for å skanne én og én kvittering (og er litt glad for at jeg ikke har flere kvitteringer). Så må disse sendes til meg sjøl på e-post, lagres på PC-en før de lastes opp som vedlegg i dfo-systemet. Summen på de to kvitteringene, altså pengene jeg skal ha tilbake, må jeg regne ut sjøl på kalkulatoren på telefonen min og legge inn i et eget felt. Det er ikke noe systemet gjør for deg. Deretter følger et par-tre klikk for å bekrefte og sende. Jeg må til slutt bekrefte med et klikk at UiS kan trekke meg i lønn hvis de utbetaler for mye. Greit nok, det. Nå er jeg villig til å akseptere hva som helst bare jeg blir ferdig med dette. Så nå er det bare å vente på at refusjonskravet kommer i retur fordi «Personalkostnader øvrig» ikke er en kategori man kan velge.

Akkurat som jeg fryktet, kommer skjemaet i retur to dager seinere. På tross av at «Taxi» står som eksempel på hva man kan be om refusjon for ved å fylle ut «Få refundert utlegg», kan man IKKE få refusjon for taxi her. Universitetet i Stavanger opplyser at de er klar over at «Inngangsflisa» er misvisende: «Vi kjenner til problematikken og har henvendt oss flere ganger til DFØ rundt dette, uten resultat.» Nei, hvorfor skulle DFØ orke å endre på noe som fører til mange timers ekstraarbeid i form av tid medgått til nytteløs klikking og e-postutvekslinger mellom folk i staten. Riktig fremgangsmåte er å fylle ut «Reiseregning». Men først må jeg slette «Refusjonsutlegg». Logger meg inn. I inkognito-vindu i riktig nettleser. Finner ingen slette-knapp. Her er det jo bare knapper for «Lagre» og «Angre»? Etter litt saumfaring viser det seg at slette-knappen er skjult bak tre bittesmå prikker i nederste høyre hjørne. «Vil du slette?». Ja, jeg vil visst det, selv om det betyr at jeg er nødt til å starte helt på nytt. Legge inn all informasjon på nytt, finne og laste opp vedlegg på nytt. Går inn på «Reiseregning». Klikker på «Opprett ny». Legger inn informasjonen om oppdraget, og får umiddelbart følgende beskjed: «Ingen data til person mellom 25.03.2026 og 26.03.2026.»

Pkt. 1: Hva BETYR det? Pkt. 2: Uansett hva jeg endret på, sletter eller legger inn (som jeg bruker nokså mye tid på å gjøre for å forsøke å komme videre), forsvinner ikke feilmeldinga. Tar skjermbilde av feilmeldinga, formulerer en e-post til UiS og sender. Ble ikke ferdig med dette i dag, heller, gitt.

Dagen etter får jeg svar fra UiS: «Du ble registrert i våre systemer fra og med 15.april, derfor kan du ikke velge datoer i mars.». Akkurat. Jeg har gjort en jobb i mars, men fordi DFØ-registeringen ikke skjedde før 15. april, sier systemet: NEI! Løsningen som skisseres, er at jeg legger inn vilkårlige datoer etter 15. april, og skriver en forklaring på hvorfor datoene på kvitteringene ikke stemmer over ens med de datoene jeg har lagt inn i systemet. OK. Ny runde med å finne fram «riktig» nettleser, inkognito-vindu, logge inn med Bank-ID, hvor jeg må starte helt på nytt med å legge inn opplysninger om: Dato (til-fra) + velge klokkeslett på de ulike datoene. Formål; Land; Sted; Regulativ. På sistnevnte blir jeg litt i stuss, men det beste er kanskje å velge Dagsreise (selv om det ikke er sant). Men jeg vet jo at hvis jeg velger overnatting, må det dokumenteres. Men jeg skal jo ikke ha igjen penger for overnatting. Så da velger jeg «Dagsreise». Da må jeg gå tilbake og korrigere de oppdikta datoene til én oppdikta dato. Leter fram de skanna kvitteringene og laster opp. Etter råd fra e-post fra UiS skriver jeg en forklaring i Kommentarfeltet om hvorfor datoene på kvitteringer og dato i systemet ikke stemmer overens. 15 minutter seinere har jeg fått klikka på Send-knappen. Vil jeg lykkes denne gangen, mon tro?

I mitt stille sinn skulle jeg ønske at det fantes en etat hvor jeg kunne få refundert den bortkasta tiden jeg bruker på å manøvrere meg igjennom digitale «løsninger». For det er ikke bare DFØ-appen – lista over knotete datasystem i akademia er laaaaaaaang! Men antakelig hadde jeg brukt mer tid på å få registrert tiden jeg hadde brukt enn den tiden jeg hadde fått igjen til slutt uansett.

NB! Jeg gjør oppmerksom på at Universitetet i Stavanger og alle de hyggelige ansatte som jobber i administrasjonen der, ikke er å laste for min frustrasjon i denne saken. Min kritikk går ene og alene ut på at vi vitenskapelig ansatte, som egentlig har som jobb å holde på med noe annet (forske og undervise), stadig må bruke mer av tiden vår på brukeruvennlige digitale «løsninger»!