Endret statsborgerskapet til ansatte

Nylig fikk flere ansatte statsborgerskapet sitt forandret i lønnsweben Paga. Etter påske oppdaget de at de ikke lenger var norske, men hadde fått statsborgerskap i landet de er født i.

- Det har skjedd en feil, sier Marit Svendsen ved NTNUs personalavdeling, og forklarer:

Ønsker oversikt over utenlandske

NTNU ønsket statistisk oversikt over sine utenlandske ansatte, og bestilte opplysninger om statsborgerskap fra Skatt Midt-Norge ved Folkeregisteret. Informasjonen ble kjørt inn i Paga etter en konvertering i programmet Bluegarden. På veien mellom Skatt Midt-Norge, Bluegarden, NTNU og Paga ble det rot i rekkene. Landkoden for statsborgerskap ble erstattet med landkoden for landet man er født i.

Svendsen er nå er i dialog med EDB businesspartner, som gjorde uttrekket fra Folkeregisteret - som i sin tur er ansvarlig for informasjonen.

- EDB Businesspartner har gitt beskjed om at de umiddelbart kjører ny rapport og erkjenner at det var mangelfull informasjon knyttet til forrige uttrekk. Vi får nye filer i løpet av en uke eller to, sier Svendsen.

Burde innhentet samtykke

Feilen gjelder flere ansatte som er født i et annet land, men som har bodd svært lenge i Norge eller er født av norske foreldre i utlandet. UA har fått flere henvendelser der de etterspør lovligheten i å kjøre slike lister hvor statsborgerskapet endres uten at de selv har fått opplysninger om endringen eller endringens hensikt. Med eller uten feil er dette opplysninger ingen av dem har gitt til NTNU, og som stammer fra Folkeregisteret. Tidligere har alle NTNUs ansatte blitt satt som ”norsk” i lønnssystemet.

Uttrekket er ikke lovpålagt, ifølge personalsjef Arne Kr. Hestnes. Men Kunnskapsdepartementet etterspør hvert år opplysninger om de ansattes mobilitet. Dette skal inn i ”Blåboka”, universitetets årlige rapport- og plandokument til Kunnskapsdepartementet.

- Uttrekket er formelt hjemlet i personopplysningsloven hvor statsborgerskap ikke regnes som sensitive opplysninger, sier Hestnes, og fortsetter: - Det er heller ikke søknadsplikt når opplysningene er nødvendige for å utøve offentlig forvaltning eller myndighet.

Datatilsynet er uenig:

- Her burde det trolig vært innhentet samtykke, sier Aslaug Bendiksen, jurist i Datatilsynet. Hun mener det er litt på siden å vise til ”utøvelse av offentlig myndighet” i en sak som handler om intern personalservice.

Burde informert de ansatte

Uavhengig av om samtykke er påkrevet eller ikke: De ansatte skal uansett informeres om innhentingen av opplysningene.

- De skal vite formål, hvem som skal behandle informasjonen og om den skal utleveres til andre, forklarer Bendiksen.

Statsborgerskap er ikke i seg selv en sensitiv personopplysning, men kan indikere andre sensitive opplysninger, som etnisitet eller rasemessig tilknytning.

- Et underliggende moment i alle behandling av personopplysninger er dessuten at informasjonen skal være korrekt. Her har en oppdatering medført feil – og saken understreker viktigheten av informasjon til de berørte, sier Bendiksen.

Personalsjef Hestnes mener samtykke ikke er nødvendig, men understreker at NTNU fører en kritisk praksis med tanke på hvilke opplysninger som innhentes om ansatte, og at behandlingen av personopplysninger foretas av autoriserte personer og i godkjente systemer.

Datatilsynet avventer situasjonen, og vil ikke foreta seg noe uten klager fra de berørte.

Bedre oppfølging

De siste årene har NTNU sentralt hatt som målsetning å gi bedre oppfølging til utenlandske forskere. I dag fins det ikke lister for hele universitetet over hvem av de ansatte som ikke er norske. Statsborgerskap har lenge vært en egen kolonne i lønnssystemet, men ikke alle avdelinger har fylt ut feltet. Dermed har man ikke hatt oversikt over alle utenlandske statsborgere.

- Ikke diskriminerende

- Internasjonal forskermobilitet er et satsningsområde for NTNU. I etterkant av internasjonale samarbeidsavtaler får vi gjerne spørsmål om vi har oversikt over hvor mange som er her for eksempel fra Kina eller Japan. Og har frem til nå måtte svare at vi ikke vet. Da kan vi ikke høste fruktene av det vi sår, sier Svendsen.

Hun jobber med oppfølging av utenlandske forskere gjennom NTNUs International Research support (NIRS), og ser mange fordeler med automatisk å vite hvilke av de ansatte som ikke er norske.

- Vi får bedre grunnlag for å utvikle tjenester og aktiviteter, som for eksempel tilrettelegging av bolig, skattekurs, skikurs og ulike sosiale arrangementer. Frem til nå har NIRS laget manuelle oversikter, sier Svendsen. Med automatiske uttrekk fra Folkeregisteret til Paga blir jobben enklere.

- Dette er ikke i strid med diskrimineringsloven – vi skal bruke opplysningene positivt, sier Svendsen.

Kan rette opp selv

Den som selv vil rette opp statsborgerskapsfeilen kan gjøre følgende: Logg deg på Paga. velg Skjema oppgaver, Nytt skjema, Personlige forhold og deretter skjemaet for Person- og familieinformasjon. På første side i dette skjemaet finner du feltet for statsborgerskap. Skriv inn korrekte opplysninger og trykk send.