Klar, ferdig, medvirk!

Under NTNUs styremøte for et par uker siden ga Terje Lohndal status for arbeidet med å innhente innspill fra organisasjonen om ledelse og medvirkning på NTNU. Svarfristen for høringen var 18.april. Det første som slo meg var: hvordan er det mulig at jeg ikke fikk med meg at det var noen høring før fristen var ute?

Hva skjedde med tiårets store diskusjon? 

Det viste seg at det kanskje ikke var så rart. Da jeg forhørte meg med et knippe ledere på forskjellige nivåer, hadde de enten ikke hørt om høringen, eller ikke innsett at noe måtte leveres skriftlig. 

Litt pussig idet rektor skrev i UA «[s]pesielt er jeg opptatt av at lokale ledere legger godt til rette for diskusjoner på instituttnivået. Alle ansatte og studenter som ønsker det skal komme til orde og deres synspunkter skal dokumenteres og samles inn.» Organisasjonsdirektør Bjørn Haugstad sa: «dette krever at institutt, fakultet, studentdemokrati og administrasjon prioriterer og legger til rette for lokale diskusjoner».

Dette skulle være tiårets store diskusjon. Hva skjedde?

Det kom svar fra 102 enheter og 19 enkeltpersoner. Ikke så gæærnt? Jo, det synes jeg, for om man regner litt og kikker bak tallene, ligner det en liten fiasko. De som har svart, har gjort det unntaksvis. Fra mitt fakultet har eksempelvis 2 av 8 institutter sendt inn svar, utfylt av ... tja, hvem vet? Instituttleder? I tillegg, et tilsynelatende tilfeldig knippe grupper og komiteer av ymse slag.

NTNU har over 500 studieprogram med tilhørende programråd, 52 institutter hver med sikkert minst 3 faggrupper og grupper for admin og teknisk. Vi har utallige studentsammenslutninger, osv osv. 

Svarene er også temmelig ujevnt fordelt. På Institutt for matematiske fag har for eksempel åtte ulike seksjoner sendt hvert sitt svar og står med det for over halvparten av svarene fra sitt fakultet. Flott, for det er på nivå 4 man har fingeren på pulsen. Men hvorfor er det ikke slik over alt? Evinnelige diskusjoner om strategi har vi hatt, som gjerne ender i et uforpliktende «full fart fremad i alle retninger». Men her?

Er dere lei av å medvirke?

I rettferdighetens navn er det ikke usannsynlig at de 121 innspillene dekker det meste som ville kommet fram uansett. Svarene Lohndal la fram virker gjenkjennelige nok, og jeg ser ingen åpenbare hull. Men det vet vi jo ikke. (Nå fikk gruppa hans bare sju arbeidsdager på seg til å lese, sortere og oppsummere resultatene før de skulle legges fram for styret, så sånn sett var det kanskje greit at svarprosenten var lav.)

Jeg antar at jeg nå får til svar at dette burde du fått med deg, bare se her og her. Det er imidlertid et uomstridelig faktum at det gjorde jeg ikke, og det gjelder tilsynelatende også flertallet av de lokale lederne som rektor er spesielt opptatt av. Da skjønner jeg ikke annet enn at det må ha vært en svikt her.

Ros og ris

Før jeg dundrer videre, vil jeg dele ut litt honnør. Rektor Tor Grande har tatt seg tid til å ha møter med alle 52 institutter. Det er en veldig stor tidsinvestering av en som neppe strever med å fylle kalenderen.

Videre har Lohndal og co i ressursgruppa levert det som ser ut som solid arbeid på kort tid, tilsynelatende uten hjelp fra noen av dem som får lov å skrive til e-postlista «ansatte@ntnu.no». Styret, derimot, presterte i viten eller vanvare å sette krokfot på prosessen før den var i gang.

Medvirkning i ekspressfart

Deadline for skriftlige innspill var altså 18. april, viste det seg. Kjapt og effektivt, det får’n si. Diskusjonen skal pågå «denne våren» skrives det mange steder, og når det gjelder innspill til styret, var våren altså over med halvannen vårmåned igjen på kalenderen. 

I juni hadde styret tenkt å ferdigbehandle saken, men organisasjonsdirektør Bjørn Haugstad ser ut til å ha oppdaget for et par onsdager siden «Vi ser allerede nå at det her er ting å jobbe med for organisasjonen utover høsten og videre».

Den siste rektordebatten

«Allerede nå», sier du? Da rektor foreslo tidslinje for vurdering av ledelsesmodell (som det da het) for godt over et år siden, skulle det «gjennomføres brede diskusjoner i organisasjonen» vår og høst 2026 og være høring i organisasjonen våren 2027. 

I ny tidsplan som følger styrevedtaket  fra desember skal alt dette skje i perioden januar til mars 2026. Tiden til diskusjon og høring ser ut til å ha blitt redusert noe sånt som 14 til 3 arbeidsmåneder, under en fjerdedel av det rektor mente var nødvendig.

Samtidig har diskusjonstemaet økt drastisk i omfang, fra ledelsesmodell til medvirkning i alle fasonger. Likevel virker det som flere i styret er overrasket over at man kan bli nødt til å jobbe litt mer med saken videre også. Å skape tillit til toppledelsen og følelse av medvirkning i en enorm organisasjon som NTNU, er ikke noe man «jobber med utover høsten». Det er et arbeid som aldri tar slutt. Den som tror at dette kan fikses med noen smarte grep før neste sommer, har ikke skjønt hvor dypt problemet stikker.

Interessant, kanskje, at Ida M. Stephansen fant det nødvendig å «oppfordre alle i styret [til] å lese papirene som kommer fra denne prosessen». Det tror jeg Terje Lohndal er enig i. Styret kan med fordel lese rapporten de har bestilt.

Høring? Hvilken høring?

Tilbake til starten. Hvordan kunne jeg gå glipp av tidsfristen? Jeg som faktisk prøver å følge med litt, og ønsker å bidra?

Ytring

Et pinlig skue

Nå har jeg søkt gjennom alt av e-post, og greier ikke finne noen invitasjon til å bidra til høringen, personlig eller via andre fora. Ingenting om når og hvordan mitt syn «skal dokumenteres og samles inn». Til sammenligning: om arbeidsmiljøundersøkelsen (ARK) kom det e-post i tur og orden fra rektor, dekan og instituttleder. Viktig tiltak, men uten noen mulighet til å uttale seg om nivå 1, og knapt nok 2.

Jeg finner to meldinger på Innsida om «årets viktigste diskusjon», hvorav én (16. desember) nevner i linje 40 at det kommer et skjema senere, og den andre (12. februar) refererer til en samleside der det lå en lenke til skjemaet. Kanskje ikke så rart at kun 19 blant 50.000 ansatte og studenter (0.04%) klikka på lenka «skjema for enkeltpersoner»? Jeg kan ha oversett noe, men blant 50–150 meldinger daglig i fire offisielle kanaler (epost, Teams, Innsida, Blackboard) må info om hvordan jeg skal bidra til «årets viktigste diskusjon» gjentas.

Ressursgruppeleder Lohndal sa meget tydelig at suksesskriteriet for utvalgets oppdrag er at «ansatte har hatt en genuin mulighet til å si det de mener ... at NTNU-organisasjonen uttrykker seg». Selv er gruppas rolle å være en nokså passiv lytteinstans sånn jeg forstår det, så hvem skulle sørge for at ting faktisk be diskutert og dokumentert? 

Dette ser ut til å stå i saksvedlegg til styremøtet i desember: «Ledere på alle nivå har et overordnet ansvar for å legge til rette for åpne og gode diskusjoner innenfor sine enheter (...) De vil også ha et ansvar for å samle inn og videreformidle innspill fra diskusjonene.». Hva slags beskjed lokal ledelse har fått, vet jeg jo ikke, men mange steder har dette åpenbart ikke skjedd. De har nok annet å gjøre enn å finlese styrets saksgrunnlag. Medlem Smeplass takker de som har arrangert debatter og allmøter, noe jeg leser som at dette ikke har vært oppfattet som noen pålagt oppgave.

Det blir spennende å lese hvordan Lohndal-utvalget evaluerer eget arbeid i sin rapport. Om de skulle mene at deres uttalte suksesskriterium er nådd, er ambisjonsnivået er mildt sagt skuffende. 

Jeg undres litt over at Lohndal ikke påpekte den magre deltagelsen i sitt framlegg for styret, og håper de i sin rapport i slår fast med bryskhet at tid og ressurser har vært alt for knappe. De har lykkes i å innhente viktig informasjon, men bare unntaksvis i å gi NTNU-organisasjonen opplevelsen av å ha blitt lytta til. Det siste var faktisk det viktigste. 

Hvem er innspillsrunden til for?

Det er her jeg tror det svikter. Flere i NTNUs styre ser ut til å ha tungt for å forstå følgende: det viktige i akkurat denne saken er ikke hvordan resten av NTNU framstår sett fra Styrerommet, men hvordan Styrerommet framstår sett fra resten av NTNU. 

En slik høring handler først og fremst om å skape en følelse i organisasjonen av å ha blitt hørt, mens det at styret skal få inn innspill og kunne krysse av «høring i organisasjonen» på to do-lista, er sekundært. Hvis mange ansatte og studenter ikke har fått med seg at diskusjonen har skjedd, så er den helt enkelt mislykka.

leder

Dette var svakt, styremedlemmer!

Dette handler om å skape tillit til at prosessen er mer enn et pliktløp, og der har Styret kommet til de grader skjevt ut fra hoppkanten.

Antagelig har jeg misforstått, vranglest, oversett ting og tatt sitater ut av sammenheng. Jeg regner med at dét (eventuelt øredøvende stillhet) blir svaret jeg får fra Hovedbygningen. 

Men disse feilene har jeg til felles med veldig mange andre. Og dette handler om nettopp det: hvordan prosessen ser ut for oss som ikke får med oss alt i flommen av Innsida-meldinger, som ikke leser alle lange e-poster så nøye som vi burde, som har meninger, oppfatninger og fordommer fra før av, eller kanskje ikke bryr oss all verden. Sånn er vi bare, vi håpløse, krevende, uregjerlige, men viktige og uunnværlige folka som er NTNU.

Veien videre

Når jeg er en anelse kritisk, er det ikke for å rive ned et godt initiativ—for det er det—men fordi jeg synes denne prosessen er for viktig til å få lov å forlise. Her er derfor noen velmente, forsøksvis konstruktive, og sannsynligvis uvelkomne tanker.

Skal dette komme på rett kjøl igjen, tror jeg styret må være ryddige, tydelige, og faktisk vise at de mener alvor. I juni bør de si at saksgrunnlaget for medvirkningsprosessen er for mangelfullt til at saken kan avsluttes, og beramme ny behandling tidligst i desember.

 Som et minimum må det rektor sier, faktisk gjennomføres ikke bare unntaksvis: «Alle ansatte og studenter som ønsker det skal komme til orde og deres synspunkter skal dokumenteres og samles inn.» Frivillig å delta, ja, men ikke frivillig for lokal ledelse å arrangere møter og samle innspill. Ingen ansatte eller studenter skal få være i tvil om at nettopp de er invitert, eller usikre på hvor, når og hvordan de skal komme til orde om de vil.

«Dyp uenighet» i NTNU-styret

For å vise at man mener alvor bør det vedtas at det snarest utarbeides spesifikke og eksplisitte kriterier for hva som skal til for at prosessen kan regnes som vellykket og kan avsluttes i denne omgang, med mål som det kan sies entydig hvorvidt er nådd, og en konkret plan for hvordan de skal oppnås, som styret så kan vedta i august. Dette forventes i alle våre små prosjekter på bakkenivå, så jeg synes ikke det er urimelig å forvente det samme av styret når prosjektet er «årets viktigste diskusjon».