For lite åpen post på HiST

Vil du se postjournalen ved Høgskolen i Sør-Trøndelag, må du be om å få den tilsendt. HiST fører en oversikt over all inn- og utgående post, men har aldri hatt den såkalte postjournalen offentlig tilgjengelig for folk. Det bekrefter arkivleder ved høgskolen, Lisbeth Viken. Den eksisterer i dag kun for internt bruk. Det stemmer dårlig med intensjonen i offentlighetsloven.

Mer åpenhet i det offentlige

Offentlighet og åpenhet i forvaltningen har en demokratisk og rettsstatsmessig side. Alle offentlige virksomheter – med definerte unntak - er omfattet av Arkivloven og Offentlighetsloven. En ny offentlighetslov trådte i kraft 1. januar 2009, og har til hensikt å styrke allmennhetens tilgang til offentlig informasjon.

I disse dager rulles prosjektet Offentlig elektronisk postjournal (OEP) ut. En hvilken som helst borger skal snart selv kunne søke opp, og hente ut, et hvilket som helst dokument omfattet av offentlighetsloven fra alle departementer, statsministerens kontor og direktorater her i landet.

Postjournalen er nøkkelen til offentlige dokumenter. Den er selve ”kartoteket” for dokumenter som passerer inn og ut av virksomheten, men inneholder ikke selve dokumentene. Journalen er et helt nødvendig verktøy for å finne fram i jungelen av informasjon.

Internett er nøkkel for tilgangen til offentlig informasjon og en kanal som de fleste universiteter og høyskoler benytter seg av. Også småkommuner legger ut sine postjournaler på nettet. I praksis har allmennheten derfor begrenset innsyn i virksomheten på Høgskolen i Sør-Trøndelag.

- Hele poenget borte

Dermed er bare halve intensjonen med offentlighetsprinsippet oppfylt, mener Norsk presseforbund:

- Hele poenget med journalen er at det skal være et verktøy for allmennheten for å få enkelt innsyn i virksomhetens korrespondanse, sier Sara Holthe Jaklin.

Holthe Jaklin er juridisk rådgiver for Norsk presseforbund - norske mediers fellesorgan. Universiteter og statlige høyskoler har samme plikt til å føre postjournal som stat, fylkeskommuner, kommuner og andre offentlige virksomheter.

Det finnes ikke noe unntak fra bestemmelser i lover og forskrifter for høyskolene.

Juridisk på det tørre

- I veiledningen til offentlighetsloven sies det at for både dokumenter og journalinnsyn kan det kreves papir- eller elektronisk kopi, men man har ikke krav på selv å søke i den elektroniske journalen. Ettersom vi gir ut vår journal til alle som ønsker det, mener vi at vi holder oss innenfor kravene lovverket setter, sier arkivleder Lisbeth Viken ved HiST.

Det følger av Arkivloven at offentlige kontorer skal føre postjournal, men sier ingenting eksplisitt om hvordan postjournalen skal gjøres tilgjengelig. Det bekrefter Ole Knut Løstegaard i Justisdepartementets Lovavdeling.

- Det har ikke vært et eksplisitt ønske fra HiSTs side om ikke å legge fram postjournalen, men det har dessverre blitt sånn, kommenterer Viken.

For to år siden forelå det en plan for en offentlig tilgjengelig oversikt som ikke ble noe av.

Rektor tar nå initiativ

Beslutningen om å få journalen ut på nettet ligger hos ledergruppen ved HiST. Den består av rektor, prorektor, dekaner og avdelingsdirektører. Høgskolen i Sør-Trøndelag innførte enhetlig ledelse i 2007, med rektor Trond Michael Andersen som øverste faglige og administrative leder:

- Min umiddelbare kommentar er at dette må vi nå få til. Det er viktig for meg å understreke at dette ikke handler om vilje, men om mangel på ressurser. HiST er en underfinansiert institusjon, sier han.

Permisjoner blant nøkkelpersoner har forsinket implementeringen av en nettløsning, ifølge rektoren.

- Jeg vil ta opp denne saken i ledergruppen i høyskoleadministrasjonen med tanke på en snarlig løsning, sier HiST-rektor Trond Michael Andersen.

I følge paragraf 1 i den nye Offentleglova er formålet

"å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon. "