Da hun plukket den opp for tredje gang, kjente hun det. At dette var en mulighet hun ikke kunne la stå uprøvd.
- Jeg var jo ikke på utkikk etter ny jobb, jeg stortrives jo her, sier hun, og sveiper med blikket over det åpne kontorlandskapet i 4 etasje på fylkeshuset. Givende arbeidsoppgaver, godt arbeidsmiljø, gode kolleger, den kollegiale småsummingen lenger borte i korridoren.
Første oktober inntar hun den mest sentrale lederposisjonen ved NTNU. Som sjef for organisasjon og informasjon vil mye av den utøvende makten ved universitetet ligge i hennes hender.
Ble en mulighet
Med seg i bagasjen har hun 10 års erfaring som arbeidsforsker i Sintef, tre år som forskningsdirektør for Sintef Teknologi og samfunn og fem år som direktør for regional utvikling i fylkeskommunen. Kunnskapsarbeidsplasser, alt sammen. Men den hun beveger seg inn i nå er atskillig mer befolket, kompleks og omfangsrik.
- Hvorfor vil du ha denne jobben, eller som noen vil si: Hvorfor vil du deg selv så vondt?
- Fordi det er en kjempespennende utfordring. Etter å ha tatt frem og lagt vekk utlysningsteksten noen ganger kjente jeg at «her er det noe».
- Jeg har lang fartstid fra Sintef, den siste delen av utdanningen min har jeg fra NTNU. Universitetet er en fantastisk spennende organisasjon som jeg kan få være med og videreutvikle. NTNU ble en mulighet jeg ikke kunne la stå uprøvd. Så enkelt. Men llikevel: Det er en stor og krevende jobb, jeg går til den med den aller største ydmykhet.
Jobber mye og effektivt
Hun har så smått har begynt å forberede seg. Lest nettsider, studert årshjulet, hatt noen forberedende møter der temaer og oppgaver forsiktig er penset inn. I slutten av uken deltar hun på styrets todagers samling på Jægtvolden.
- Jeg vet av erfaring at det er begrenset hva man kan få forberedt på forhånd. Det er først når man er innenfor, har ansvaret, er operativ og en del av systemet, at man kommer ordentlig i gang. Jeg ser at oppmerksomheten min dreier seg mer og mer dit, hvor jeg skal nå. Samtidig er det viktig å gjøre en fullgod jobb her, helt til den dagen jeg går ut døren.
UA spør om hun kan beskrive seg selv med noen få ord. Hun sier hun alltid synes det er vanskelig. At hun har lett for å bli engasjert, og fort blir glad i folk. Er god til å jobbe, og jobber mye og effektivt. Det siste er strategi for å skape rom for det som fins utenfor jobbsfæren. Hun har hatt jobber som har krevd mye tid, men er rimelig bra på å skille jobb og privatliv.
- Jeg vel rimelig blid, lett å more, jeg har en lang strikk og det skal mye til for at jeg ikke skal trives med folk. Og så er jeg god til å delegere.
Respekt for andres kunnskap
- Hvilke lederegenskaper har du som kommer godt med i denne jobben?
- Jeg tror at en viktig egenskap jeg har er ydmykhet og respekt for andres kunnskap. Jeg ser at det handler om å finne sin plass, og en fornuftig arbeidsdeling. Det er mye å ta med seg fra Sintef her. I jobben vil jeg være omgitt av folk med spesialkunnskap. Det handler om å gi andre rom utfra den kunnskapen de besitter, en trenger ikke være tett på når det ikke er nødvendig. Jeg vil bevege meg på overflaten av alt dette, men må skaffe meg den viten som behøves når det behøves.
Ida Munkeby presiserer at det å utvikle en organisasjon er en kontinuerlig jobb og at det er hverdagsjobbing. Man stilles overfor mange krav, hele tiden. Det er så mye som er viktig å ivareta. Det må være dialog, man må sørge for at man har den kunnskapen som til enhver tid er nødvendig for å gjøre gode beslutninger.
Kursing, kompetanseutvikling er viktig.
Hvordan møte brukere og medarbeidere på er viktig.
Hvordan vi har det på jobben er viktig.
Må vokse inn i jobben
Selv vil hun få ansvaret for områdene personal , informasjon , Helse, miljø og sikkerhet og IT . Disse er organisert i egne avdelinger. Hun blir overordnet for arkiv- og kontortjenesten rundt rektoratet og disponerer dessuten en stab med blant annet juridisk kompetanse.
- Vet du på forhånd at du kan takle en slik jobb, eller har du en trygghet i deg for at du vokser med oppgaven?
- Jeg ville aldri søkt om jeg hadde tvilt på at jeg kunne håndtere den eller at jeg har noe å bidra med. Samtidig er det åpenbart områder der jeg må vokse inn i den. Jeg har aldri jobbet i en universitetsorganisasjon før. Jeg får et meget bredt ansvarsområde.
Det er for tidlig å flagge noen umiddelbare innsatsområder nå. Hun har gått gjennom årshjulet, og sier at det i seg selv er en stor oppgave å bli kjent med rutinene og organisasjonen. Forholdsvis raskt vil hun ha en rundtur med ledermøter på fakultetene, og lage en plan for bli-kjent-løpet videre.
Foran store utskiftinger
- Jeg vil gjerne bli kjent med organisasjonen så fort som mulig, samtidig som det er viktig at det ikke blir overfladisk. Jeg vil bruke litt tid på å forberede det. Og i en tidlig fase er det viktig å bli kjent med de jeg skal jobbe tettest med.
-Til neste år skal styret, dekaner og rektorat skiftes ut. Du blir kontinuiteten i styrerommet. Hva tenker du om det?
- At det blir spennende. Og at det er fint å i alle fall ha ett år på baken før en sitter der og er kontinuiteten i en virksomhet som er så krevende og mangesidig. Jeg må bare håndtere det etter beste evne. Og: Jeg jobber jo ikke alene. Rundt meg sitter masse kompetente medarbeidere som kan jobbene sine, som vil være en støtte for meg.
Dyrke lagspillet
- Mange ved NTNU kjenner på gnisninger mellom faglig og administrativt ansatte. Har du, med din ballast fra begge leire, gode forutsetninger for å tette gapet?
- Mange år fra Sintef har gitt meg erfaringer jeg tar med meg. Jeg sitter ikke med løsninger, men jeg har god forståelse for systemet og hvordan ting oppleves. Det er store forskjeller mellom organisasjoner som Sintef og NTNU, men faglig og administrativt er det mange likheter også.
Ida Munkeby sier at det er viktig å kjenne på at man er et lag, der alle spillerne er gjensidig avhengig av hverandre. Samarbeid må videreutvikles, gi grobunn for et klima som motvirker uro og konflikter.
På spørsmål om det er et spørsmål hun gjerne vil bli stilt, svarer hun:
- Det må vel være om jeg gleder meg.
- Gjør du det?
- Ja, jeg gjør det. Jeg trives her, og det er en blandet følelse å forlate den arbeidsplassen jeg har. Samtidig: Jeg har lyst til dette, jeg har lyst til å bruke årene fremover på å være med og videreutvikle NTNU.
