Kunnskapsmangel, eller vrangskap?

 Selv i en tid med store prosesser og diskusjoner om fusjon, må vi jobbe for å forbedre de små (men viktige) prosessene som påvirker hverdagen til den enkelte faglærer. Akkurat nå er det tid for eksamen og sensur, og hva er det som kjennetegner den? Papir! Det er kanskje urettferdig å trekke frem den nå, all den tid det jobbes med å utrede digital eksamen og sensurprosess, men jeg mener den er interessant fordi den synliggjør en del underliggende holdninger som er et effektivt hinder for effektivisering av alle prosesser.

La oss starte med begynnelsen: Oppgaveteksten. Den må leveres inn på papir, minst én uke i forveien, slik at den kan kopieres opp i tide. I fjor ble en deloppgave av mine eksamener nesten ødelagt fordi tynne streker i en figur ble borte ved kopiering. Med utskrift er ikke det noe problem, men dette støtter ikke eksamenskontoret. På spørsmål om hvorfor ikke, var svaret at det var så vanskelig å få faglærerne til å levere digitalt. Jeg kan ikke huske å ha blitt spurt, og kjenner ingen faglærere som ikke kan levere en oppgave i et passende format. En nettside med et passende skjema for opplasting (kan lage forside for oss også) er ikke vanskelig å lage.

Vi hopper over selve eksamen, siden det jo jobbes med å gjøre den PC-basert, til innrapportering av sensuren. Som faglærere flest bruker jeg regneark for å holde rede på (del)poeng fra hjelpesensorene og til å regne om til bokstavkarakterer. Disse må føres over på et offisielt sensurskjema skrevet ut av FS. I flere år har jeg vært ulydig og skrevet ut regnearket i stedet, formattert for å ligne sensurskjemaet mest mulig. Og i alle år har jeg fått høre av instituttadministrasjonen at de får kjeft av eksamenskontoret fordi det er ureglementert. Begrunnelsen skal visstnok være kvalitetssikring, men hva slags sikring en får av at 1) jeg må føre inn manuelt og 2) de må skrive det inn igjen, det forstår jeg ikke. Det kan ikke være veldig vanskelig å kunne ta i mot et regneark med to kolonner, kandidatnummer og karakter, så en slipper manuelt arbeid, som snarere er en kilde til feil, heller enn kvalitetssikring.

Det er forresten mer ved sensur enn innfylling av karakterer, det kreves også underskrift. Hensikten er selvsagt å dokumentere hvem som leverte inn resultatene og sikre at ikke hvem som helst kan gjøre det. Det er forsåvidt forståelig, men det som overrasker meg er at de ikke skjønner at det kan skje på andre og enklere måter. Hvis en f.eks. laster opp et regneark, så er det jo bare å kreve innlogging, så vet man det man trenger. Dette er ikke et så stort problem for en vanlig eksamen som rettes lokal av faglærer, men når en trekker inn eksterne sensorer, eller må rapportere inn resultater mens en har utenlandsopphold, så hadde det være greit med en digital løsning, og i det minste tillatt innskanning av underskrevet sensurskjema. Men nei, originalt må det være. Jeg har forhørt meg, og det finnes ingen juridisk grunn til at det kreves papirbasert innrapportering og underskrift, bare det dokumenteres hvem som rapporterer inn. Mitt inntrykk er at disse to problemene, papirbasert innrapportering og underskrift, henger sammen og brukes som begrunnelse for hverandre. Hvis en leverer inn papir, så må en jo skrive under. Og skal en skrive under, så må det jo gjøres på papir! Men dersom en tenker seg litt om, så trengs ingen av delene.

Eksamen er mer enn sensur, vi har jo også begrunnelser og klager. Her har i det minste fakultetet mitt (IME) innført et digitalt system for begrunnelser og klager. Vi faglærere kaller det et masesystem, systemet er nemlig ikke laget for effektiv behandling av klager, men effektiv masing pr. e-post på oss faglærere som deltar i behandlingen. En kilde til ineffektivitet er at systemet registrerer klager på studentnummer, mens vi jo trenger kandidatnumre for å finne frem oppgavene. Fakultetet gir oss ikke lister så vi kan oversette fra den ene til det andre, så hver enkelt faglærer må be om det på instituttnivå. I tillegg aksepterer masesystemet at det registreres klager på emner som ikke har vært holdt og av studenter som ikke har tatt dem. Så en del av masingen er for klager og begrunnelser som en selv må finne ut ikke gjelder en selv. Systemet gjør kanskje administrasjonen mer effektiv, men det går på bekostning av effektiviteten til faglærerne og prosessen som helhet!

Jeg foreleser bl.a. om hvordan spesifisere og bygge fleksible, brukervennlige datasystemer som støtte for effektiv informasjonsbehandling i organisasjoner, og vet at det jo lar seg gjøre å forbedre prosesser som dette. En viktig ting vi lærer bort er at det største hinderet ikke er teknikk, men kunnskap og holdninger til aktørene i prosessen, spesielt evne til å se helheten i prosessene (hvilken fordeling av oppgaver er best for fellesskapet), fokusere på oppgavene som skaper verdier (hvem er vi til for og hvorfor) og endringsvillighet (hvordan passer jeg inn i helheten, uavhengig av hvordan jeg har jobbet før).

Jeg vet ikke hva jeg helst vil tro, at problemene beskrevet over skyldes mangel på kunnskap eller skyldes vrangskap. Det er trist å tro det første, når en tross alt jobber i en presumptivt kunnskapstung organisasjon, men det er verre å tro det siste, fordi det er vanskeligere å gjøre noe med. Mitt håp er at vi under fusjonen tenker litt gjennom hvilke holdninger, prosesser og IT-verktøy vi tar med oss fra dagens NTNU, og hvor vi tenker nytt, så vi ikke bare blir større, men også flinkere (sammen).