Jeg vil begrense meg til kommentarer på to nivåer; notatets innhold og den form prosessen rundt medvirkning har fått, og selv da vil leserinnlegget dessverre bli svært langt.
Mitt eneste forsvar er at dette er en uhyre viktig sak for de ansatte, fordi medbestemmelse og medvirkning for de neste 4 årene bestemmes i løpet av perioden fra nå av og frem til styret har behandlet denne saken i februar eller mars.
Jeg starter med kommentarene til notatets innhold:
Jeg er selvfølgelig godt fornøyd med at rektor ønsker kommentarer på universitetsledelsens forslag til hva som skal være kjernen i en medvirkningsordning. Jeg anser at de åtte kulepunktene på side 6 i notatet er ment å skulle utgjøre denne ”kjernen”.
Disse er:
- Kravene om skriftlighet i form av saksliste til og referat fra møter der medvirkning er hensikten understrekes
- Tilsatte og studenter skal foran hvert semester bli informert om saker som planlegges tatt opp og omtrent når beslutninger vil bli fattet
- Representanter for tilsattegruppene og studenter innkalles til utvidede ledermøter 1-2 ganger i semesteret
- Tillitsvalgte for ansatte og studenter deltar i de strategiseminar som gjennomføres ved instituttet
- Instituttledelsen har en gang i semesteret separate møter med representanter for tilsatte og studentenes tililtsvalgte
- Medvirkning inngår i lederutviklingstiltak innsiktet på instituttledere
- Representanter for tilsatte og studenter oppnevnes i innstillingsutvalgene ved tilsetting av instituttleder
- Studentrepresentanter i de pedagogiske komiteene deltar både i de praktiske prøvene og intervjuene i forbindelse med tilsetting i undervisningsstillinger
Jeg tror det må være lov å si at selv en vennlig innstilt leser vil bli overrasket over hvor svak medvirkning ledelsen legger opp til gjennom disse 8 punktene. Så vidt jeg kan se er det kun to av disse (3 og 5) som faktisk kan sies å representere medvirkning, og selv her understrekes det at det kun er utvalgte representanter blant de ansatte som skal medvirke.
De øvrige kulepunktene beskriver ansattes rett til informasjon (1 og 2), lederopplæringstiltak (6) og en presisering av praksis som finnes i lover/forskrifter/interne rutiner (7 og 8). Jeg tror at jeg med hånden på hjertet kan si at disse punktene er så lite ambisiøse at hvis instituttledelsen ved enhetene fra august av skal gå over til kun å gjøre dette som medvirkning, vil den medvirkning man i dag har i organisasjonen bli kraftig redusert!
Jeg foreslår derfor i stedet at rektors stab setter seg inn i moderne teorier om kunnskapsledelse og om strategisk personalledelse. Begge vektlegger medbestemmelse og bred medvirkning som virkemiddel for å få en slagkraftig organisasjon som jobber sammen, og der medarbeiderne er godt motiverte og opplever et positivt arbeidsmiljø. For å få dette til er det nødvendig med formelle så vel som et batteri av uformelle medbestemmelses- og medvirkningsordninger.
Av formelle medbestemmelsesordninger har vi allerede universitets- og fakultetsstyre der ansatte og studenter er representert. Det er naturlig, særlig siden man nå også har fått tilsatte ledere på instituttnivå, å videreføre denne praksisen ned til instituttnivået. I instituttstyrene bør instituttets ledegruppe legge frem til diskusjon og vedtak alle saker med strategisk betydning. Dette gjelder særlig budsjett/ressurfordeling, instituttets strategiske bemanningsplan, en strategisk forskningsplan og studieplanen (inkludert doktor- og videreutdanning), men kan også være andre saker av stor strategisk betydning (for eksempel en mulig en-campusutvikling).
Det er uhyre viktig at tilsatte ledere har et styre med medbestemmelsesrett å støtte seg til i sitt arbeid. Spesielt gjelder dette eventuelle eksterne instituttledere uten den lokalkunnskap styret vil representere.
Denne formelle medbestemmelsesordningen må følges opp av et batteri med uformelle ordninger tilpasset enhetens størrelse og struktur. Siden enhetene er ulike og derfor har ulike behov, kan ikke rektor eller universitetsstyre bestemme eksakt hvilke eller hvor mange ordninger som skal finnes på alle enheter. Derfor bør ledelsen beskrive en rekke alternativer som enhetenes ledergruppe kan velge blant. Av ulike muligheter kan nevnes personalmøter/faglærermøter; strategiseminarer (der alle deltar, ikke bare utvalgte representanter); allmøter; ulike utvalg med delegert myndighet som studieutvalg, forskningsutvalg, strategiutvalg, tilsettingsutvalg og utdanningsutvalg; faggruppemøter; utvidede ledermøter; uformelle ”opinion polls” i viktige saker der det foreligger klare alternativer som de ansatte kan ta stilling til; dialogmøter mellom institutt og studenter og arbeidsgrupper (”task forces”) rundt spesifikke saker.
Dette er langt fra en uttømmende liste. Det viktige for de ansatte er altså at det finnes en rekke slike medvirkningsordninger, ikke eksakt hvilke det er. Instituttleder bør derfor pålegges å prøve ut ulike ordninger og regelmessig avrapportere til instituttstyret og til dekan hvilke ordninger som benyttes og hensiktsmessigheten av disse.
Oppsummert:
1) I og med at vi har tilsatte ledere, er det nå et sterkt behov for et INSTITUTTSTYRE som et formelt, representativt medbestemmelsesorgan. Universitetsstyret bør derfor vedta at alle institutter SKAL ha et instituttstyre, og at det skal sammensettes slik at det gir anledning til bred representasjon fra ansatte og studenter. Dette styret skal behandle alle saker av strategisk betydning (spesifikt skal budsjett, strategisk bemanningsplan, strategisk forskningsplan og studieplan behandles her)
2) I TILLEGG skal instituttleder påse at instituttet har et batteri av medvirkningsordninger som er tilpasset instituttets størrelse og struktur, og som utfyller og overlapper det formelle medbestemmelsesorganet som styret representerer, slik at alle ansatte kan oppleve at de har fora der de kan utrykke sin mening om viktige saker.
Så noen kommentarer til notatets form, og den prosess det legges opp til fra rektoratets side:
Notatet har dessverre en form som gjør at jeg betviler rektoratets innstilling til medvirkning og medbestemmelse. Notatet gir inntrykk av at medvirkning skal foregå i så liten grad som mulig, bare det ikke er lovstridig. Universitetenes årelange demokratiske tradisjon, og NTNUs eget valg om (inntil ledelsen reviderte strategiplanen i 2010) å være en ”særlig demokratisk institusjon”, virker lagt på hylla for godt.
Dette inntrykket forsterkes også av fakta rundt de prosesser som har vært kjørt rundt styring og ledelse ved NTNU i 2012. La oss ta litt historie. I første runde (våren 2012) sendte rektor et brev til fakultetene der det ble spurt om synspunkter på tre saker: om vi skal ha fakultetsstyrer eller –råd; om vi skal ha valgte eller tilsatte instituttledere og hvilke medvirkningsordninger vi skal ha på instituttnivået.
Det litt spesielle med dette brevet var at det ble spesifisert fra rektors side at det var dekanene og fakultetsstyret som skal uttale seg om pkt 1, og at det var dekan og instituttleder som skal uttale seg om pkt 2 og 3. Ikke på noe tidspunkt ble det fra rektors side lagt opp til en allmenn høring blant de ansatte om dette særdeles viktige spørsmålet. Nå ble det riktignok slik at flere dekaner hørte med sine instituttledere, og flere instituttledere gjennomførte prosesser der andre ansatte ble dratt inn på ulike vis, men poenget er at dette IKKE var noe ledelsen la opp til eller understreket hadde noen verdi.
Det som kom tilbake fra denne ”høringen” ble så presentert for styret i notats form til styresak 35/12. Notatet til styresak 41/12 inneholder ingen ny saksforberedelse ute i organisasjonen. Det er kun det samme materialet fra ”høringen” våren 2012 som legges til grunn. I styresak 41/12 vedtar så universitetsstyret ordningen med tilsatte instituttledere mot to stemmer, men de sender forslaget til medvirkningsordning tilbake til rektor og ber om et revidert forslag.
Det ville jo da være rimelig at rektor gikk tilbake til organisasjonen med dette spørsmålet, og at han denne gang anstrengte seg litt for å sørge for solid forankring i organisasjonen for sitt neste forslag. Men neida. Brevet av 4. desember inneholder ingen instruksjoner om at svarene skal forankres i organisasjonen. Kjøl uttaler riktignok i et intervju med Universitetsavisa at ”han forutsetter at det gjennomføres interne prosesser som sikrer forankring”, men det må jo være lov å spørre hvorfor dette ikke er skrevet inn i brevet. Det forrige brevet inneholdt jo en hel side med spesifikke instruksjoner om hvem som skulle få uttale seg…
Ikke overraskende er notatet først nå, rett etter nyttår, kommet på bordene til noen av de faglig ansatte (men langt fra alle), og det virker svært tilfeldig hvordan de ulike fakultetene har håndtert dette. Først nå begynner det å gå opp for oss ansatte at toget er i ferd med å gå. Og nå, i skrivende stund (10. januar), er det 8 dager igjen av fristen, og jeg har ikke hørt om ett eneste allmøte ved noen enhet som tar opp denne saken. Det er derfor ikke vanskelig å spå at tilbakemeldingen til rektor på dette brevet vil være SVÆRT dårlig forankret. Tilfeldigheter vil avgjøre hvem som står bak innspillene. Noen steder vil det være gode prosesser, andre steder aktive enkeltpersoner som får til noe, men der man ikke vet i hvor stor grad det representerer noen omforent enighet, og andre steder igjen vil det kun være en liten krets i fakultets- og instituttledelsene som står bak svaret.
Det er selvfølgelig også en umulig oppgave for fakultetene å få til en god prosess når de får brevet 4. desember og skal svare rektor 18. januar. Fakultetene må jo sende brevet til instituttene som deretter må sende det til de ansatte, og så skal det være tid til å arrangere personalmøter eller allmøter, før trådene skal samles og sendes oppover i kjeden igjen. Dette i en tid der fagmiljøene er særdeles opptatt med eksamensavvikling og sensurering, i tillegg til at faglig ansatte bruker denne undervisningsfrie perioden til konferanser og forskningsaktivitet. Også er selvfølgelig jula en del av perioden også. Dermed blir det umulig å få behandlet brevet med den grundighet saken fortjener. At det ER slik KAN jo ikke komme som en overraskelse på rektor?
Inntrykket man sitter igjen med etter å ha sett prosessen er derfor at enten ønsker rektor at det ikke skal være en skikkelig behandling på grunnplanet av denne saken (vi får altså ikke medvirke med tanker om vår egen medvirkning), eller så skjønner ikke rektor og hans stab hvordan organisasjonen jobber. Jeg vet ikke helt hva som er verst…
Ikke at jeg er overrasket. Tvert imot. Dette føyer seg inn i rekken av fadeser i saker som angår styring og ledelse ved NTNU. Ufordringen ser rett og slett ut til å være at universitetsledelsen ikke ønsker medvirkning, og i hvert fall ikke medbestemmelse. Tanken er åpenbart enkel: ledelsen, skal beslutte, mens de ansatte skal gjennomføre. Og nåde den ansatt som forsøker å tenke selv!
La meg da likevel avslutte på en positiv note. Hvis jeg nå likevel skulle ta feil, og universitetsledelsen virkelig ønsker å ha sterke medvirkningsordninger, men bare ikke får det helt til, så stiller jeg gjerne opp gratis med forslag til hvordan dette kan gjøres ?.
Og hvis ledelsen ikke ønsker å ha med meg å gjøre, kan jeg uten problemer finne ti-tolv andre fagpersoner som kan gjøre en god jobb med å hjelpe, både internt i organisasjonen og utenfor ?
Med vennlig hilsen
Tim Torvatn
Førsteamanuensis IØT
