Bak denne relativt anonyme overskriften skjuler det seg et svært viktig spørsmål for NTNU, nemlig hvorvidt man skal fortsette med institutt og fakultetsstyrer. I første omgang skal denne saken kun drøftes av styret, men tanken er at man skal ta endelig standpunkt på neste styremøte i desember. Undertegnede vil allerede nå signalisere vårt standpunkt i dette spørsmålet, og det er at man må bevare disse styrene. Vi vil her argumenter for hvorfor, og vi vil oppfordre alle vitenskapelig ansatte som mener som oss til å underskrive en kampanje for å bevare disse styrene:
Eneste form som gir reell medbestemmelse
Det selvsagte og aller viktigste argumentet for fortsatte styrer er at det er den eneste formen som gir ansatte og studenter reell medbestemmelse. Styret er et formelt organ, det har en lovbestemt sammensetning og opererer med offentlige sakslister, saksdokumenter og referater. Styret forplikter lederen, og sørger til gjengjeld for at styremedlemmene forplikter seg til å støtte vedtakene. Et råd gir medvirkning, men ikke medbestemmelse. Gode ledere kan få mye ut av et råd, men det støtter ikke opp under forankring og deltagelse på samme måte som et styre, rett og slett fordi det verken forplikter leder eller rådsdeltagere. Utvidete ledermøter er ikke et medvirkningsorgan, men snarere en måte for lederen å få litt flere vinklinger på. Det forplikter verken leder eller de som er med på møtene, og vil derfor fort få preg av å være lite nyttig tidsbruk. Som beslutningsarena er derfor styret det viktigste hjelpemiddelet, selvfølgelig forutsatt at man fortsetter med gode løsninger som avgrenser lavere styrers makt i forhold til vedtak i overordnede organer.
Beviselig feil i saksdokumenter
Her kan det være nyttig å trekke frem at saksdokumentene hevder følgende om avveiing mellom styrer og råd: «[…] et rådsorgan kan være like hensiktsmessig som styrer. Valg mellom de to aktuelle ordningene [råd og styre, vår anm.] synes å være mer en diskusjon der generelle synspunkter på organisasjon og ledelse er det avgjørende, og der systematisk vurdering av erfaringer i liten grad tillegges vekt.» Dette er beviselig feil. Problemet er nemlig at saksdokumentene ikke henviser til de vurderingene av erfaringer som faktisk er gjort.
NTNU bestilte selv en evaluering av innføringen av enhetlig ledelse i 2008 ( utført av Rokkansenteret). En del av mandatet var å si noe om bruken av råd eller styre for fakulteter og institutter. I oppsummeringen står det blant annet: «At noen opplever en svekket faglig ledelse henger også sammen med at styrene på institutt- og fakultetsnivå er tatt bort og erstattet med råd. De ansatte føler ikke at de har innflytelse på beslutningene som tas gjennom rådene» (s71). Klarere kan det vel ikke sies! Ja, det skulle man kanskje tro, men ansatte som har blitt intervjuet har imidlertid klart å være enda tydeligere. Her er et sitat fra et av intervjuene evalueringsteamet gjorde med en fakultetsrådsrepresentant: «[…] det er sjelden jeg føler at jeg kaster bort så mye tid som når jeg sitter der.» (s65).
Mer enn bare en beslutningsfunksjon
Styremøter har dessuten ikke bare en beslutningsfunksjon. Styrearbeid har i tillegg mange viktige funksjoner relatert til informasjonsflyt. Informasjon flyter fra ledere til ansatte og studenter når styremedlemmene snakker med sine respektive grupper. I tillegg er det praksis å legge ut saksdokumenter og referater fra styremøter. Dette gjør at en ansatt som ønsker det, lett kan følge med på de viktigste strategiske sakene i sin del av organisasjonen. En slik funksjon KAN også et råd gis, mens utvidede ledermøter sjelden har en slik funksjon. For eksempel kan alle i dag følge med på hva som diskuteres i universitetsstyrets møter, mens det ikke foreligger offentlige sakslister og referater fra dekanmøtene.
Skal forbedre beslutninger som blir tatt
Styrer representerer også en viktig arena der lederne kan få pålitelig informasjon om ulike sider av sakene som er på sakskartet fra ulike deler av organisasjonen. Styret har reell beslutningsmakt. Dette betyr at ansatte og studenter som bryr seg om viktige beslutninger, kan lese saksdokumentene og komme med viktige innspill, direkte til styret eller indirekte via sine representanter. Dette kan selvfølgelig være generell «motstand» mot et vedtak, men vil oftere være viktige forhold som saksforberedende organer ikke har tenkt på (eller i hvert fall ikke gjort tydelig i saksdokumentene), som effekter og konsekvenser av ulike alternativer. Ved å påpeke slike effekter og konsekvenser via sine representanter, sørger ansatte og studenter for at styret gjør bedre beslutninger enn lederen klarer alene, og enda oftere sørger de for at den fornuftige beslutningen lederen har tatt blir modifisert på viktige områder lederen ikke har tenkt på eller vært klar over, slik at beslutningen av den grunn blir bedre. Som saksdokumentene sier, det er faktisk ikke så ofte styret faktisk endrer på beslutningen til ledelsen. Men der saksdokumentene tolker dette som at det derfor ikke er behov for et styre, vet vi at dette viser den vanligste nytten av et styre, nemlig å forbedre beslutninger som likevel kommer til å bli satt i verk, slik at de ikke får uforutsette og hemmende effekter og konsekvenser.
Råd fungerer dårligere
Alternativene til styre gir ikke så gode beslutninger. Råd fungerer mye dårligere som muligheter for å gi informasjon fra ansatte og studenter til lederne fordi de ikke har vedtaksmakt. Dermed blir de oppfattet som arenaer der lederen kan lytte, men ikke trenger å lytte, og du skal være mer enn alminnelig interessert i saker dersom du bruker tid på å gi råd uten trygghet for at lederen faktisk må høre på dem. Utvidede ledermøter kommer ikke en gang i nærheten av å ha slike effekter som et styre har når det gjelder informasjonsflyt. Faktisk har de motsatt effekt, nemlig at lederne bare snakker med andre ledere og dermed får forsterket sine egne syn, heller enn å få dem utfordret, teste og forbedret. Det finnes heller ikke sakslister, saksdokumenter og referater som ansatte kan ta som utgangspunkt for sitt engasjement. Resultatet er at over tid vil lederne kun få begrenset informasjon som grunnlag for sine beslutninger.
Et aktivt styre er et stort aktivum
Et annet viktig argument for å beholde styrer, er at et styre er en forpliktende arena for både ledere og styremedlemmer. Dette gjør at det flyter mer informasjon mellom medlemmene enn ved et råd. Lederen vil ta seg mer flid med å lage saksdokumenter og –underlag for et styre enn for et råd, fordi muligheten er der for at styret faktisk kan stoppe, bremse eller endre på en sak. Medlemmene av styret føler på sin side en forpliktelse til å faktisk vurdere sakene, siden de har et medansvar for konsekvensene. Overalt ellers i samfunnet ser derfor lederne på et aktivt styre som et stort aktivum. Her finnes det personer som kan gi lederen uvurderlig informasjon om hvilke konsekvenser og effekter et vedtak kan få, så vel i ulike grupper innad i organisasjonen som utenfor. Aktive styremedlemmer har også egne nettverk innenfor og utenfor organisasjonen som lederne får tilgang til gjennom et styre. I saksdokumentet står det imidlertid at «kvaliteten i medvirkningen ved instituttene vil avhenge av god ledelse, og ikke så mye av formelle styrings- eller rådsorganer».
Oppsiktsvekkende av utrederne
Der all litteratur på området trekker frem at ledere blir bedre av å ha et aktivt styre, ser utrederne altså ut til å ha den oppsiktsvekkende og nokså enestående ideen at styrer er et HINDER for utøvelse av god faglig ledelse.
Implementeringen av en beslutning er også viktig. Saksdokumentet ser imidlertid ut til kun å konsentrere seg om selve beslutningen, og ser bort fra implementeringen. Det virker som at man ikke har noen annen ide om implementering enn at den skjer automatisk og mekanisk som følge av en leders beslutninger. Det hadde på noen måter vært fint om verden var så rosenrød, men organisasjonsvirkeligheten er mer komplisert enn som så. En viktig drivkraft i implementering er at de som skal gjennomføre en beslutning faktisk skjønner hvilken beslutning som er tatt, hvilket problem beslutningen skal løse, hvilke alternativer som er vurdert og hvilke hensyn som har vært diskutert og ivaretatt. Selv med den beste vilje kan ikke ansatte og studenter følge opp beslutninger uten slik kunnskap. Styrer, med de mulighetene for deltakelse og medbestemmelse de gir, og med informasjonsflyten rundt dem, ivaretar slike behov. Dette er en grunn til at en grundig og åpen prosess i et styre letter den påfølgende implementeringen av beslutningen.
Gir sakene en demokratisk forankring
En annen årsak til at implementeringen blir lettere med et styre, er at et styre gir medbestemmelsesmuligheter. Dette betyr at mange av de som har vært med på styremøtene og/eller har fulgt saken via saksdokumenter og referater opplever at vedtaket er godt forankret og demokratisk behandlet og gjennomført. De har hatt muligheten til å bli hørt, og har hatt muligheten til å påvirke, og selv om de da fortsatt er uenige i selve vedtaket eller deler av det, har de samtidig en opplevd følelse av at de er med på en demokratisk prosess, og medaljens bakside, om man kan kalle den det, er da at man stiller seg bak de demokratisk besluttede vedtakene. Styrer gir altså sakene en demokratisk forankring som gjør implementeringen mye tryggere. Eventuelle gjenværende motstandere kan også møtes med argumentet om at de har hatt mulighet til å argumentere mot, men ikke benyttet den (eventuelt blitt nedstemt av et flertall). Råd kan gi noen av de samme mulighetene for ansatte og studenter til å skaffe seg informasjon om beslutningen (hvis sakslister, saksdokumenter og referater legges ut), men gir ikke den samme demokratiske forankringen fordi rådet ikke har formell beslutningsmakt.
Utvidede ledermøter framstår som sorte bokser
Utvidede ledermøter gir verken informasjonsmuligheter eller demokratisk forankring og fremstår i stedet for ansatte og studenter som svarte bokser som det kommer noen mer eller mindre tilfeldige beslutninger ut av. Styret har derfor unike egenskaper som gjør implementering av beslutninger betydelig enklere.
Alt i alt så mener vi at det er så mange argumenter for styrer at vi ønsker å kjempe for å beholde styrene ved NTNU. Allerede i 2008 påpekte Rokkansenteret i sin rapport at «Evalueringen viser videre at de ansatte føler svekket tilhørighet til NTNU. Dette kan forklares dels med opplevelsen av manglende innflytelse, og dels med bakgrunn i flere omorganiseringer ved NTNU de siste årene. Avstanden mellom grunnplanet og sentralnivået i organisasjonen er stor, og mange opplever at den sentrale ledelsen har lite kontakt med grunnenhetene.
Gode grunner til ikke å vedta nedleggelse
Sammenslåing av institutter har ført til nye strukturer og større enheter. Dette gjør at avstanden fra de ansatte til nærmeste leder også blir stor. Informasjonsflyten mellom de ulike nivåene, og særlig ned til grunnenhetene oppleves ikke som særlig god». Dette synes å være enda mer aktuelt i dag enn det var i 2008, og burde gi desto større grunn til å ikke vedta å legge ned styrene på dette tidspunktet. Tvert imot kan styrene være nettopp det som gjør at ansatte og studenter i en travel hverdag fortsatt kan føle at de har en aksje i hvordan det går med NTNU.
Vi oppfordrer derfor alle som er enige med oss til å skrive under på en underskriftsaksjon mot å legge ned styrene ved NTNU.
