saksbehandling
Stanset millionprosjekt, nå velger NTNU en ny løsning
NTNU har valgt Acos Websak som nytt system for saksbehandling og arkiv. Det skjer etter at UH Sak-prosjektet, som kostet over 100 millioner kroner, ble stanset i 2024.
Direktør for organisasjon og infrastruktur ved NTNU, Bjørn Haugstad, sier det nye systemet vil legge til rette for mer effektive prosesser ved universitetet.
Foto: Tore Oksholen
NTNU skal ta i bruk det nye saksbehandlings- og arkivsystemet Acos Websak våren 2027. Det opplyser universitetet på sine internsider.
Systemet erstatter dagens løsning og blir innført sammen med skjemaløsningen Interact +.
- Dette er et viktig skritt i videreutviklingen av NTNUs digitale tjenester. Systemet er mer fremtidsrettet og brukervennlig enn dagens løsning. Det vil legge til rette for mer effektive arbeidsprosesser og gi bedre støtte til saksbehandling, sier direktør for organisasjon og infrastruktur Bjørn Haugstad.
Acos Websak blir beskrevet som en standardløsning med ferdige moduler. Ifølge NTNU pågår det også utvikling av kunstig intelligens i systemet, blant annet for å forbedre søkemulighetene.
- Gode erfaringer fra andre universitet
Universitetet i Oslo og Universitetet i Bergen var de første som anskaffet Websak etter at prosjektet UH Sak ble avsluttet i 2024.
Da deres avtale ble inngått, fikk også Universitetet i Tromsø og NTNU mulighet til å slutte seg til. Etter en vurdering i 2025 valgte NTNU å takke ja.
- UiB startet sin innføring nå i mars. Erfaringene som er gjort så langt viser at systemet gir bedre støtte til saksbehandling, en bedre brukeropplevelse og en mer effektiv dokumentflyt enn dagens løsning. Det legger også til rette for automatisering av enkelte arbeidsprosesser, sier prosjektleder i NTNU Sak, Bjørn Værnes Fiske.
NTNU opplyser at ansatte vil få tilbud om opplæring før systemet tas i bruk. Universitetet varsler også rydding i dagens løsning Elements i forkant av overgangen.
Avbestilte nasjonalt prosjekt
Bakgrunnen er at NTNU i fjor sommer var blant institusjonene som stanset det nasjonale prosjektet UH Sak.
Prosjektet skulle utvikle en felles plattform for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning i universitets- og høyskolesektoren, men ble avbestilt etter økende usikkerhet og risiko.
Da Universitetsavisa først omtalte saken i juni 2024, opplyste seniorrådgiver Roar Tobro at prosjektet hadde hatt en brutto kostnad på 135 millioner kroner. NTNU hadde den største regningen, fordi kostnadene ble fordelt etter antall ansatte.
Etter sluttrapporten endte prislappen for de involverte universitetene på 166 millioner kroner, hvorav 27 millioner av kostnadene havnet i NTNUs fang.
- Kort fortalt har løsningen vært mer komplisert enn ventet. Så har det jo blitt en del forsinkelser, sa Tobro til UA.
Også Bjørn Haugstad uttalte den gang at prosjektet ikke kunne videreføres.
- Det har blinket varsellamper i over ett år, og det har ikke vist seg mulig å redusere usikkerhet og risiko forbundet med prosjektet tilstrekkelig til at det er forsvarlig å videreføre, sa han.
