E-poster "går igjen"

Det sies at det spøker i veggene i Hovedbygget på Gløshaugen. Den siste tiden har også avdød e-post våknet til live.

En ansatt svarer på et mail fra en kollega og trykker “send”. I det øyeblikk svaret skal sendes ut fra maskinen, skjer det en feilkobling ett eller annet sted i systemet: I stedet for svaret, “limes” det inn en tilsynelatende tilfeldig melding fra et sted i den ansattes Innboks. Mottakeren får et svar som både er uforståelig, og potensielt skadelig. For hvilken melding er det som blir sendt?

Noe senere skjer det samme igjen. I stedet for en to uker gammel, uskyldig jobbmail, som sist gang, byttes denne gangen jobbsvaret ut med en privat meddelelse fra tidligere på dagen.

Denne formen for nettverksbygging er slett ikke ønskelig. IT-sjef Tor Holmen beklager det inntrufne.

- Svært uheldig.

Overgangsproblemer

Årsaken til spøkeriet ligger i konverteringen fra gammelt til nytt e-postsystem, i følge Holmen.

Dagens løsning består av to systemer som snakker dårlig sammen. Det er en egen løsning for kalenderdelen, og én løsning for e-posten i samme Outlook-program. En egenutviklet NTNU-løsning får de to delene til å snakke sammen,. Men dette har aldri fungert optimalt. I disse dager flyttes brukere over til nye servere. Det er i denne prosessen systemet har funnet på å svare på dine egne meldinger.

Holmen oppfordrer til ekstra årvåkenhet de neste par ukene. På den andre siden er problemet begrenset til disse deler av virksomheten og problemet vil forsvinne i løpet av kort tid:

- Problemet rammer stort sett bare sentralnivået og da bare enkelte brukere. I det siste har vi opplevd noen tilfeller av andre hendelser og vi kommer til å gå ut med ytterligere informasjon til alle brukerne i løpet av denne uka. De som ønsker kan da gjøre en beskrevet fiks inntil problemet endelig løses medio eller ultimo februar da de gamle løsningene erstattes av den nye.

De fleste av fakultetene skal ha andre e-postløsninger, og står ikke i fare for å bli rammet av “spøkelser”. IT-avdelingen kjenner til en håndfull tilfeller av eposter på avveie, uten å kunne tallfeste nøyaktig hvor mange dette har rammet.

Personopplysninger i fare

Da ansatte i personalavdelingen oppdaget rare ting i innboksene sine før jul – meldinger med samme tittel, men med ulikt innhold, var de raske med å varsle IT. Intet taushetsbelagt skal ha sluppet ut til uvedkommende, men avdelingen valgte uansett å oppgradere e-postklientene sine for å være på den sikre siden, i følge personalsjef Arne Kr. Hestnes.

Løsning fins

Hvis du synes dette høres veldig skummelt ut, anbefaler IT-sjef Holmen deg å oppgradere til nyeste versjon av klienten Outlook. Dette vil forhindre problemet, forsikrer IT-sjefen.

IT-avdelingen har laget en egen side som forklarer hvordan man går fram. Kurs i det nye epostprogrammet arrangeres fra og med uke 5.