Dagens Innsida – NTNUs intranett – er en informasjonsdinosaur som har overlevd IT-evolusjonen siden lanseringen for ti år siden. - I dag fungerer intranettet litt som en ringperm, mener Per Hovde, prosjektleder for det som skal bli NTNUs nye excellente intranett.
Moderne for sin tid: For ti år siden vakte det egenutviklede systemet Innsida oppsikt også utenfor landets grense. Nordiske universiteter fattet interesse for å anskaffe seg lignende systemer for elektronisk internkommunikasjon på denne tiden, ifølge prosjektleder Per Hovde. Bildet viser en såkalt dummy av siden for reiseregningen i den nye Innsida 2.0. Tanken er at du kan lage din egen, fleksible arbeidsflate ved å hente inn programmer og funksjoner du bruker i din arbeidshverdag. Filosofien er henter fra tjenester som iGoogle.NTNU
Studenter har bistått i prosjektet Innsida 2.0, blant annet ved brukertesting. Her en foreslått strukturering av innholdet.NTNU
I lekmannstermer innbærer Innsida 2.0 en slutt på intranettet som en oppslagstavle for ledelsesmeldinger. Web 2.0 overfører publikasjonsmakten til brukerne selv. Hver bruker kan i utstrakt grad selv bestemme hvordan hans eller hennes side skal se ut, og hvilken informasjon som skal ligge på siden.
- Alle meldinger på intranettet skal i utgangspunktet være åpen for kommentarer á la Facebook, sier Per Hovde, som er innleid fra firmaet Fundator for å være prosjektleder for Innsida 2.0.
Hovde og prosjektet skal sørge for at det teknisk sett lar seg gjøre for ansatte og for studentene å kun forholde seg til én side og et system, i stedet for dagens utall av programmer, hvorav ingen ligner på hverandre. Kun en innlogging – et brukernavn og et passord – skal være nok til å ha tilgang på alle de vanligste arbeidsverktøyene man bruker.
- En ringperm
Siden tusenårsskiftet har flere intranettprosjekter buklandet før de fikk tatt skikkelig av på grunn av mangel av ressurser. Dette har ført til at NTNU i dag har et av landets beste intranettmuseer.
I dag opplever studenter meldingene som ramler inn på Innsida som spam, ifølge intervjuer prosjektgruppen for Innsida 2.0 har gjort.
- NTNUs intranett skal gå fra å være en enveis informasjonsdynge til en moderne handlingsportal basert på prinsippene for Web 2.0. I dag fungerer intranettet litt som en ringperm. Det er såpass vanskelig å finne informasjon at folk ofte ikke gidder. Om dagens Innsida hadde forsvunnet i dag, ville det hatt liten betydning, mener Hovde.
Ett brukergrensesnitt
Det handler om ”rollestyrte arbeidsflater”. Din intranettside skal avspeile din rolle og dine arbeidsoppgaver i organisasjonen. Skriver du søknader til Forskningsrådet eller fører prosjektregnskap, skal dette bestemme hvordan siden ser ut. Alle relevante programmer for dette skal kunne aksessenes fra Innsida, og med Innsidas grafiske utseende (brukergrensesnitt). Skal noe arkiveres på Ephorte, skal det finnes en knapp på Innsida for dette, uten å måtte logge seg inn i programmet og åpne restanser selv.
Dette skal virkeliggjøres ved hjelp av ulike små programmer – såkalte Portlets – som sørger for at universitetets mange datasystemer og -programmer fungerer og kommuniserer med intranettet. Intranettet ”vet” hvilken rolle du har og hvilke data du har tilgang til. Utover dette skal du selv kunne designe hvordan ”skrivebordet” ditt skal se ut.
Hvordan man strukturerer innholdet er viktig for om du faktisk finner det du leter etter. Prosjektet har brukt testpersoner for å finne ut hvor man intuitivt leter for å finne fram.
- Innholdet i Innsida 2.0 vil struktureres etter tema og ikke etter den avdelingen som forvalter innholdet. Det bør ikke være nødvendig for brukeren å vite hvem som ”eier” innholdet for å finne det.
Eksempler på slike tema er "reise", "studier", "forskningsmidler" eller andre kategorier.
På Facebook og mobiltelefon
Stadig flere dataenheter snakker samme språk. Hovde ser for seg at noe av funksjonaliteten på Innsida 2.0 kan hentes inn på din private Facebookprofil, hvor du vil kunne få samme type oppdateringer på dine arbeidsoppgaver som for ditt sosiale liv. Smarttelefoner og lesebrett vil kunne tilby mye at de samme tjenestene som kontor-PC’en eller laptopen din.
I dag er det apps som gjelder på mobile plattformer. Hovde ser for seg å ta i bruk studentene som utviklere for å lage egne NTNU-programsnutter som kan utføre spesifikke arbeidsoppgaver.
Ledelsesutfordringer
Samtidig representerer Web 2.0 sine prinsipper om mest mulig åpenhet, brukerstyring og tilgjengelighet politiske, juridiske og strategiske utfordringer.
- Vår oppgave er å legge til rette for tekniske løsninger, basert på brukernes behov. Personvernproblematikken og andre juridiske problemstillinger må løses på forhånd. Vi jobber med å etablere en type referansegruppe som skal vurdere og ta beslutning om hva slags infomasjon som ikke kan være åpent tilgjengelig, sier Hovde.
Samtidig er det et uttalt mål at Innsida 2.0 skal bli et bedre strategisk verktøy for ledelsen ved universitetet enn dagens utgave. Hvilken grad av åpenhet som skal herske og hvor flat strukturen på kommunikasjonen skal være, er opp til styringsgruppen og NTNU-ledelsen å tenke over, mener Hovde.
