Kontorsjefer i krevende rolle

Få ansatte på NTNU har en mer variert jobb og flere samarbeidspartnere enn kontorsjefene. Rollen er både sårbar og svært krevende. De sitter med mye ansvar, og arbeidspresset er stort for mange – og tidvis er arbeidsmengden for stor i forhold til stillingen.

Dette kom fram i Arbeidstilsynets store tilsyn “Arbeid for helse” ved NTNU høsten 2010. Tilsynet resulterte i flere pålegg om utbedringer, som NTNU nå jobber med å lukke. Balansen mellom arbeidsoppgaver og ressurser skal bli bedre, slik at det helsemessig sett er bærekraftig over tid for arbeidstakerne.

Skal forebygge

Som ett av flere svar på Arbeidstilsynets pålegg, har personalavdelingen satt i gang prosjektet “Kontorsjefrollen ved NTNU”.

- Vi skal lete etter gode idéer og tiltak som kan gjøre rollen mindre sårbar. Vi vil forebygge at belastningen blir for stor for de som står i disse stillingene, sier prosjektleder Marte Daae-Qvale Holmemo.

Innen 1. februar neste år skal prosjektet levere en handlingsplan med prioritert liste over tiltak.

Prosjektlederen understreker at prosjektet i seg selv ikke skal avdekke eller løse tilfeller av uforsvarlige arbeidsforhold eller brudd på arbeidsmiljøloven. Dette skal behandles individuelt og på riktig måte i linjen.

Arbeidstilsynet mener norske universiteter generelt er preget av omstillinger og har store utfordringer i sitt arbeidsmiljø. Dette gjelder blant annet ledelse, medvirkning, store kvantitative krav og stor arbeidsmengde, manglende tilbakemeldinger og rollekonflikter. Mye tyder på at en del kontorsjefer kjenner dette på kroppen.

Ingen ensartet rolle

Arbeidstilsynets utvalg av kontorsjefer ved NTNU stammet kun fra Det humanistiske fakultet. For å få bredere utvalg har konsulentselskapet Headways nå kartlagt situasjonen for 29 kontorsjefer samlet i fakultetsvise fokusgrupper. Analysen viser at kontorsjefrollen er en ytterst variert stilling, som også varierer i innhold fra institutt til institutt.

Felles er at kontorsjefene forholder seg til svært mange samarbeidspartnere. Disse befinner seg på fakultets- og instituttnivå, og det er vitenskapelig ansatte og teknisk-administrativt ansatte. De har også personalansvar, og dekker ofte også økonomi, personal, og studieadministrasjon. I tillegg må de forholde seg til sentrale føringer.

Varierende samarbeid

- Dette er stillinger som krever høy og bred kompetanse samtidig. De har en krevende rolle, sier Holmemo.

Analysen viser også at kontorsjefene samarbeider best med teknisk/administrativt ansatte og instituttleder – og dårligst med sentralt nivå. Samarbeid med vitenskapelig ansatte kan oppleves vanskelig, spesielt når det gjelder denne gruppens forståelse for regler og rutiner.

I følge rapporten fra Headway sier kontorsjefene ved Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk at de i aller høyeste grad kjenner seg igjen i beskrivelsene fra Arbeidstilsynet. Ved Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse kjenner de seg svært godt igjen, mens resten kjenner seg delvis igjen.

Trives – tross alt

Prosjekleder Holmemo presiserer at materialet de nå sitter på viser at til tross for hardt press trives kontorsjefene stort sett godt i jobbene sine og synes mye fungerer bra. Noen institutt har tatt tak i utfordringene, og ting begynner å fungere bedre.

Arbeidstilsynet avdekket at kontorsjefer på HF kjenner på at den administrative funksjonen har lite status blant vitenskapelig ansatte. Det er det mange som ikke kjenner seg igjen i, og Marte Daae-Qvale Holmemo er glad det ikke er noe gjennomgående trekk.

Skal utfordre samarbeidspartnerne

Hun roser kontorsjefene for engasjementet.

- Vi får gode og konstruktive innspill direkte. Vi ser på dette som en utviklingsjobb, det er ikke noe vi gjør kun for å lukke pålegg fra Arbeidstilsynet. NTNU har ansvar for at alle arbeidstakere har oppgaver som gir mening, og at de er tilpasset kompetansen og kapasiteten til hver enkelt, sier hun.

I neste fase skal prosjektet engasjere kontorsjefenes mange samarbeidspartnere. Da skal alle rundt dem få spørsmål om hva de har behov for at kontorsjefrollen skal være.