Vil gjøre praksis enklere med app

– Se her. Så kan du logge deg på med Feide. Så har du oversikt over praksisgruppen med bilder, hvem som er praksislæreren din og de dokumentene de etterspør - “Hva gjør jeg når jeg har fått for mye fravær? Hva gjør jeg når jeg er syk?”

Førsteamanuensis Ruth Grüters ved Institutt for lærerutdanning viser fram nettsiden som de siste tre årene har vært det hun beskriver som babyen sin - en responsiv nettside hvor lærerstudentene skal finne all info de trenger når de er i praksis, lett tilgjengelig via mobilen.

Klart for barnehagen

Ideen kom i 2014, da Grüters deltok på en konferanse hvor Senter for IKT i utdanningen holdt foredrag om bruk av digitale læremidler.

– Vi har en praksisbok med alt studentene må huske på, men når de forlater rommet etter orienteringen ligger alle praksishåndbøkene igjen, de tar dem ikke med. Så jeg tenkte “Hva om den boken ligger her?”, sier hun og peker på mobilen.

Tre år senere har ideen vært gjennom en pilottesting, og til høsten skal 1500 studenter og 300 praksislærere og faglærere legges inn i systemet. Samtidig håper hun å kunne gi ansvaret for prosjektet videre.

– Jeg ammer ikke lenger. Barnet mitt er klart for å starte i barnehagen, det må lære seg å klare seg selv, sier hun og ler.

Ressursbesparende

Det som startet som en digitalt håndbok har etter hvert blitt en nettside med mange funksjoner. De har blant annet fått på plass SMS-varsling ved viktige endringer og fraværsregistrering. Drømmen er å kunne opprette praksisgrupper med ett tastetrykk.

– Akkurat nå gjøres det manuelt. Folk sitter og plasserer studentene i excel-ark, det tar flere uker. Hos oss er det fire personer som jobber med det, sier Grüters.

Det må spare enormt med tid og ressurser?

– Ja, men det krever at noen kan begge språkene. Jeg tror systemet kan komme med et forslag, men du må likevel ha noen filtrere og kontroller. Kanskje Eva student skulle vært ute i permisjon for eksempel, slike feil kan skje.

Snakket med de rette

Veien fram til pilottesting har vært morsom, men utfordrende. Grüters er norskfilolog, ikke programmerer.

– Innimellom ble jeg litt frustrert og tenkte “Jaja, nei, det her blir jo aldri noe”. Alle er så entusiastiske og sier at det er en god idé, men så går det ikke videre. Men plutselig løsnet det, sier hun.

- Hva skjedde?

– Jeg tror jeg snakket med de rette folkene.

Fra maraton til sprint

De rette folkene var blant annet IT-sjef Håkon Alstad og seniorrådgiver Freddy Barstad. Etter fusjon og omstrukturering har de nå lagt om måten IT-avdelingen jobber på.

– Vi ser at vi må forholde oss til at ting gjerne skal komme opp litt kjapt. Selvfølgelig må vi ivareta sikkerheten og krav som stilles til slike løsninger, men vi ser at vi må kunne tenke i to faser: Både å kunne få det på plass kjapt, men også å kunne jobbe langsiktig og få på plass en stabil løsning, sier Barstad.

De kaller det to ulike moduser - modus 1 og modus 2.

– Vi har tidligere jobbet etter det vi kaller en vanlig fossefallstilnærming, altså at når det kommer inn en idé skal vi gjøre en foranalyse, vi skal sjekke ut om dette er et prosjekt og så setter vi i gang prosjektet. Det er en veldig strukturert tilnærming. Vi bruker å visualisere det med at vi har jobbet i en maratonstil, men vi ønsker også å være litt sprinter, sier Alstad

Ideer som har dødd

Målet er at dette skal gjøre det lettere for nye ideer å vokse fram.

– Vi prøver på mange måter å bygge oss kapasitet som et legekontor. Vi har en del faste timer, det er disse modus 1-oppdragene. Men så skal vi bygge kapasitet for å kunne ha litt øyeblikkelig hjelp. Vi har ikke fått det til enda, men det er mantraet i den nye måten å tenke IT-funksjon ved NTNU på, sier IT-sjefen.

Alstad tror man nesten har drept mange gode ideer med en for strukturert tilnærming opp gjennom årene. Barstad er enig:

– Det har vært mange fantastiske ideer, men vi har ikke hatt et apparat til å fange dem opp, og vi har ikke vært beredt nok til å faktisk kunne ta tak i ting, sier han.