- Vi risikerer å miste de beste

Professor ved Institutt for bygg- og miljøteknikk, Oddbjørn Bruland, holder for tiden på å ansette tre stipendiater til ulike forskningsprosjekter.

På den siste stillingen som var utlyst kom det 200 søkere. Selv om han er takknemlig, får det professoren til å fortvile. Ifølge Bruland gjør et tregt system at han står i fare for å miste de beste kandidatene.

HR-sjef ved IV-fakultetet, Eva Terese Voldhagen, forteller at de har brukt mye ressurser på å forbedre prosessen. Les hennes svar lenger ned i saken.

Kandidater blir sittende og vente

Det er flere deler av prosessen med å finne nye kandidater som tar tid, ifølge Bruland og hans kolleger.

- I min situasjon nå tar det først og fremst lang tid å vurdere 200 kandidater. Jeg har brukt ti dager på de første 100, og nå har jeg 100 igjen, forteller Bruland.

Det er tidkrevende fordi han personlig må gi begrunnelser for hvorfor de ulike kandidatene ikke nådde opp.

- Det er ikke slik at jeg sitter med arbeidet kontinuerlig, så når jeg skal gjennom 200 søknader, tar det en del tid.

Ifølge professoren vet han allerede i begynnelsen hvilke kandidater som ligger på topp.

- Noen stikker seg helt klart ut, men jeg får ikke lov til å kun gå etter dem, forteller professoren.

Etter å ha gått gjennom alle søkerne skal det settes opp en prioriteringsliste over de beste kandidatene. Da kan det ifølge Bruland gå enda en måned fordi man ikke får tak i referansene til de som er satt opp.

- Da kan den som ble innstilt på førsteplass sitte og vente på svar fordi vi ikke får tak i referansene til kandidatene lenger nede på lista. Om denne kunne fått tilsendt tilbudet umiddelbart, så slipper også de andre vente lenge på svar.

Kollega Knut Tore Alfredsen deler frustrasjonen.

- Det burde være godt nok å forsøke å kontakte referansene. Svarer de ikke, så burde det ikke være mitt ansvar å leke detektiv for å få tak i dem, konkluderer han.

- Det fungerer ikke

Samlet sett mener de systemet slik det er i dag ikke fungerer. Da blir det også vanskelig å forholde seg til HR-seksjonen ifølge Alfredsen.

- Jeg synes det er en trend at administrasjonen i større og større grad er blitt en kontrollfunksjon og ikke en tjeneste, sier Alfredsen.

Bruland presiserer likevel at de ikke er ute etter å kritisere administrasjonen.

- De er like opptatte av å få en effektiv og god prosess som det vi er, men de er nok redde for å gjøre feil i det som er en komplisert prosess. Vi har etablert en kultur som har veldig sterk angst for å gjøre feil. Det er ikke effektivt, forklarer han. 

De to professorene ønsker å løfte problemstillingen høyere opp i systemet til de som faktisk kan og bør gjøre noe med det.

- Utfordringer og administrative oppgaver burde ikke skyves nedover i systemet. Det er tross alt «her nede» produksjonen av studiepoeng og inntektene til NTNU genereres, slår Bruland fast.

- Det kan godt hende at systemet fungerer noen steder på NTNU, men jeg synes kanskje at vi må være ærlige om at systemet slik det er i dag ikke fungerer for de på vårt nivå, sier Alfredsen.

Det er Bruland enig i.

- Jeg har snakket med mange som bekrefter opplevelsen min.

HR er lite involvert

Seksjonssjef for HR ved NTNUs Fakultet for ingeniørvitenskap (IV) Eva Terese Voldhagen forteller til Universitetsavisa at hennes avdeling de siste årene har jobbet mye med å forbedre rekrutteringsprosessen.

- Men vi er ved et offentlig universitet, og vi har krav på oss til å kjøre åpne, etterprøvbare prosesser, forteller Voldhagen.

Hun forklarer videre at det ikke nødvendigvis er prosesser som trenger å ta lang tid, men at det krever at man kjører dem systematisk og effektivt. IV har nettopp brukt mye ressurser på å forbedre prosessen rundt å rekruttere stipendiater og postdoktorer.

- Dette er prosesser der HR er minst involvert, kun når vi har tid og kapasitet, forklarer Voldhagen.

Det ansettes såpass mange stipendiater i løpet av et år at HR rett og slett ikke har mulighet til å være med på alle prosessene. Dermed har de brukt mye tid på å lage guider som professorene skal følge når de ansetter stipendiater eller postdoktorer.

- Og så har vi begynt med oppstartsmøter mellom den professoren som skal ansette og HR for å forsikre oss om at alle vet hva man skal gjøre, forklarer Voldhagen.

Skal bruke minst mulig tid på byråkrati

Ifølge Voldhagen mister IV i mindre og mindre grad kandidater fordi prosessen med å ansette stipendiater og postdoktorer tar tid.

- Det har vært et større problem før. Det var mange ulike årsaker, men det har blitt bedre ved at vi har funnet ut hvor skoen trykker.

Voldhagen trekker fram oppstartssamtalen med professoren som ansetter.

- Det høres enkelt ut, men det er kjempeviktig. Vi ønsker at vitenskapelig ansatte bruker minst mulig tid på byråkratiet rundt en ansettelsesprosess. De skal bruke tiden sin på å lage sin del av en utlysningstekst og plukke ut kandidater, sier hun.

Alt annet rundt skal gjøres av HR.

Voldhagen peker også på at de har sørget for å samle mer av prosessen i Jobbnorge slik at det skal være enklere for alle å forholde seg til.

Regner selv ut karakterer

Men Bruland synes ikke det har blitt enklere. Det er sjelden han er innom disse prosessene og hver gang er det mye som skal læres på nytt.

- For de som sitter og lager systemet og jobber med det daglig er det sikkert greit. De jobber jo med systemet hver dag. Men det er mer enn fem år siden sist jeg brukte Jobbnorge. Da er det en del å sette seg inn i og det er ineffektivt, konkluderer professoren.

Det er også mye av jobben som ikke kan gjøres i Jobbnorge, selv om det er forbedret. Blant annet er det vanskelig å sammenligne kandidatene som er det viktigste vi gjør. Dermed ender de ofte opp med å ta ut dataene for å jobbe med dem i, for eksempel, Excel. 

- For 200 kandidater er det en veldig tidkrevende, om ikke umulig, jobb. Man skulle tro at Jobbnorge kunne lage KI-algoritmer som fiksa dette på et blunk om de forsto utfordringene.

Alfredsen og Bruland mener også at karaktersjekken som gjøres av HR etter at kandidatene har blitt vurdert, godt kunne være gjort tidligere.

- Sist gang jeg utlyste hadde jeg ikke mer enn 32 søkere, da regnet jeg ut karakterene selv på de mest aktuelle, forklarer Alfredsen. 

- Men det er mange ulike karakterskalaer, så når man har mange søkere blir det en veldig stor jobb. Hadde karakterene allerede ligget inne når vi begynner å gå gjennom kandidatene hadde i alle fall denne delen av jobben blitt mye enklere, legger Bruland til.

Alfredsen har tidligere hatt oppstartssamtale med HR, men mener den kunne nyttigere om den var lagt opp annerledes.

- Det man skulle hatt var noen veldig klare kriterier for hvordan man gjorde vurderingene. Da kunne man sluppet å bruke tid på å vurdere kandidater som uansett ikke når opp, sier han.

Seksjonssjef for HR, Eva Voldhagen, sier at administrasjonen gjerne tar en prat med både Alfredsen, Bruland og andre som har innspill til hvordan systemet kan forbedres.

- Som administrasjon og støttefunksjon er vi svært opptatt av å yte god service til kjernevirksomheten, samtidig som vi har ansvar for å sikre god, riktig og effektiv forvaltning. Dette er bakgrunnen for at vi jobber mye med prosessutvikling og opplæring, og vi er alltid interessert i innspill og forslag til forbedringer, sier hun til Universitetsavisa.