Når kontroll blir viktigere enn rekruttering

Når vi bruker for lang tid på å ansette stipendiater, mister vi ikke bare kandidater. Vi risikerer å miste fremtidig forskningskapasitet, prosjektgjennomføring, publiseringer og faglig utvikling.

Rekruttering av stipendiater er en av de viktigste oppgavene vi gjør ved universitetet. Det er gjennom disse ansettelsene vi bygger fremtidens forskningsmiljøer, styrker forskningsprosjektene våre og sikrer at NTNU fortsatt kan være en attraktiv kunnskapsinstitusjon internasjonalt. Derfor bør vi stille oss et enkelt, men viktig spørsmål: Har vi laget et system som hjelper oss å rekruttere de beste kandidatene – eller et system som først og fremst beskytter oss mot å gjøre feil?

I Universitetsavisa har flere kolleger allerede pekt på at ansettelse av stipendiater ofte tar for lang tid. Jeg kjenner meg godt igjen i denne beskrivelsen. Ved Institutt for elektrisk energi opplever vi også at prosessen for å ansette nye stipendiater i mange tilfeller har blitt omfattende, tung og byråkratisk. Det handler ikke bare om ett skjema for mye eller én forsinkelse i prosessen, men om en utvikling der rekruttering gradvis har fått flere kontrollpunkter, flere vurderingsrunder og flere formaliserte krav.

Ytring

Ventetiden på eksportkontroll skader NTNUs ry internasjonalt

I flere ansettelsesprosesser har vi flere intervjurunder, ulike tester, personlighetstester og omfattende dokumentasjonskrav. Intensjonen bak dette er sikkert god. Vi ønsker rettferdige, åpne og etterprøvbare prosesser. Det skal vi selvsagt ha. Men når prosessen blir så lang og krevende at sterke kandidater rekker å takke ja til andre institutter, andre universiteter eller andre arbeidsgivere før vi er ferdige, har systemet begynt å motarbeide sitt eget formål.

Dette er særlig alvorlig i fagområder med sterk internasjonal konkurranse. Gode kandidater innen energisystemer, kraftmarkeder, kunstig intelligens, optimalisering, digitalisering og elektrifisering har ofte flere muligheter. De venter ikke nødvendigvis i månedsvis på at NTNU skal fullføre interne prosesser. Dersom vi bruker for lang tid, mister vi dem. Og når vi mister dem, mister vi ikke bare én søker. Vi mister kompetanse, fremdrift i prosjekter og muligheten til å bygge sterke fagmiljøer rundt de beste unge forskerne.

Problemet er ikke at administrasjonen ikke gjør en innsats. Tvert imot opplever jeg ofte at mange administrative medarbeidere ønsker å bidra og gjøre en god jobb. Problemet ligger mer i hvordan systemet rundt oss har utviklet seg. Slik prosessene ofte oppleves fra fagmiljøenes side, har administrasjonen i økende grad fått rollen som kontrollfunksjon snarere enn støttefunksjon.

Det skaper en kultur der hovedspørsmålet ikke lenger blir: «Hvordan kan vi hjelpe fagmiljøene å ansette raskt og godt?» Spørsmålet blir heller: «Hvordan kan vi sikre at ingen formelle feil blir gjort?» Det siste er selvsagt viktig. Men dersom frykten for feil blir styrende for hele prosessen, kan resultatet bli at vi taper i konkurransen om de beste kandidatene.

Offentlige ansettelser må være ryddige, transparente og etterprøvbare. Ingen ønsker vilkårlighet, uformelle snarveier eller prosesser som ikke tåler innsyn. Men det må være mulig å kombinere kvalitet og rettssikkerhet med tempo og tillit. I dag oppleves balansen ofte feil. Vi legger for mye ansvar, for mange detaljer og for mye administrativt arbeid på vitenskapelig ansatte, samtidig som de samme ansatte forventes å levere undervisning, veiledning, forskningsprosjekter, publiseringer, søknader og internasjonalt samarbeid.

DION advarer: Endring kan svekke medvirkning

For en professor eller prosjektleder er det viktigste i en stipendiatansettelse å vurdere faglig kvalitet, motivasjon, forskningspotensial og egnethet for prosjektet. Det er dette fagmiljøene har kompetanse til. Men når prosessen domineres av formaliteter, dokumentasjon, systemkrav og gjentatte runder, brukes verdifull tid på oppgaver som burde vært enklere, bedre støttet eller mer standardisert.

Vi bør også være ærlige om risikoen ved overkontroll. En lang prosess er ikke nødvendigvis en bedre prosess. Flere intervjurunder gir ikke nødvendigvis bedre vurderinger. Personlighetstester gir ikke nødvendigvis bedre stipendiater. Flere sjekkpunkter gir ikke nødvendigvis mer rettferdighet. Noen ganger gir de bare treghet, usikkerhet og tapte kandidater.

NTNU bør derfor se kritisk på hvordan vi rekrutterer stipendiater. Vi bør spørre om alle trinn i prosessen faktisk skaper verdi. Vi bør vurdere om personlighetstester og omfattende testregimer virkelig er nødvendige for stipendiatstillinger. Vi bør gjøre det mulig å gi raskere tilbud til klart kvalifiserte toppkandidater. Vi bør sikre bedre administrativ støtte i tidlig fase, særlig ved store søkerlister og internasjonale søkere. Og vi bør gi fagmiljøene større tillit til å gjøre faglige vurderinger, innenfor klare og enkle rammer.

Det viktigste er at administrasjonen igjen må forstås som en støttefunksjon for universitetets kjerneoppgaver: forskning, utdanning og formidling. Kontroll er nødvendig, men kontroll kan ikke bli hovedformålet. Når kontrollsystemet blir viktigere enn rekrutteringsoppgaven, risikerer vi å svekke NTNU på lang sikt.

NTNU advarer: Beste søker får ikke nødvendigvis jobben

Vi konkurrerer internasjonalt om talent. Da må vi også ha rekrutteringsprosesser som er internasjonalt konkurransedyktige. De beste kandidatene velger ikke nødvendigvis det universitetet som har den mest omfattende prosessen. De velger ofte det universitetet som viser faglig interesse, tydelighet, tempo og profesjonalitet.

Dersom NTNU ønsker å tiltrekke seg de beste stipendiatene, må vi våge å forenkle. Ikke for å svekke kvaliteten, men for å styrke den. Ikke for å redusere rettferdigheten, men for å sikre at rettferdige prosesser også er effektive. Og ikke minst: for å vise kandidatene at NTNU er et universitet som handler når det finner talent.