De er to av NTNUs rundt 50 kontorsjefer som nå skal få synliggjort hvor omfattende og krevende stillingene deres egentlig er.
LES MER: Kontorsjefer i krevende rolle
Bakgrunnen for prosjektet er Arbeidstilsynets uro for at en del kontorsjefer ved NTNU jobber med risiko for at det går på helsa løs. Universitetet har pålegg om å skape bedre balanse mellom arbeidsomfanget - og ressursene de har til rådighet.
Selv ønsker Randi Hostad og Lena Frostad at det trekkes noen tydelige grenser for hva som er en del av jobben deres – og hva som ikke er det. De ønsker å kunne delegere arbeid videre med god samvittighet, og få aksept for at ikke alt kan få førsteprioritet.
Glade for å bli sett
Begge setter pris på at de nå skal kartlegges og synliggjøres. De er nøye med å understreke at de er glade for jobbene sine. De trives, det er innholdsrike, spennende, utfordrende stillinger, og de har masse flotte medarbeidere.
Det er bare det, at de rett og slett må jobbe for mye for å rekke over alt.
- Jeg er glad for at dette prosjektet er satt i gang nå. Det er gjengs over hele linjen; Vi har for mye å gjøre. Det Arbeidstilsynet avdekket er reelt, mener Lena Frostad, kontorsjef ved Institutt for kjemi med 68 ansatte.
- Slik det er nå, er vi sekretærer på bittesmå detaljer, samtidig som vi er drivere av store endringsprosesser, sier hun.
Institutt for Kjemi har gjennomgått store omorganiseringer og flytteprosess det siste året. Samtidig går også NT-fakultetet i bresjen for store endringer, blant annet som pilot for den nye internhusleiemodellen.
Ulike jobber
Randi Hostad er ansatt ved Institutt for elektronikk og telekommunikasjon. Det er et stort institutt med hele 140 ansatte. Hun beskriver kontorsjefene som knutepunkt ved instituttene. De samarbeider med mange både nedover og oppover i organisasjonen, de vet mye og er godt orientert. Samtidig er de både serviceinnstilte og løsningsorientert, og dermed enkle å henvende seg til. Hun setter fingeren på et sentralt punkt som kartleggerne nå har avdekket:
- Selv om de nå har avdekket omfanget av jobben vår, så er jo ikke stillingene like. Fakultetene er ulikt organisert, det kan også arbeidsdelingen mellom institutt og fakultet være. God kommunikasjon med resten av ledelsen på instituttet og ved fakultetet er av stor betydning i det daglige arbeidet. Mye avhenger av hvor godt den flyter. Det kan variere veldig, sier Hostad.
- Det blir er nok vanskelig å komme frem til én felles kontorsjef-mal for hele NTNU. Det må være rom for forskjeller, men samtidig er det viktig å se på helheten. Man må kunne se etter rom for avgrensninger, sier Lena Frostad.
Lederstøtte
En viktig del av jobben deres er å være lederstøtte på personaloppgaver og økonomi. Begge opplever at det er vanskelig å få frigjort seg fra basisoppgaver, slik at de får fylt hele den rollen de har i ledergruppen.
Randi Hostad har jobbet ved NTNU siden 1978. Hun forteller om stadig økende krav til rapportering og dokumentasjon, stadige endringsprosesser, nye systemer, – og mer byråkrati.
Spiser fritid
Et eksempel er økonomi- og regnskapsrollen, som før kanskje tok 50 prosent av stillingen. Den har est ut og spiser av tiden til de andre oppgavene – som fortsatt må gjøres og også har blitt flere. Følgen er at dagen og arbeidsuka blir for kort.
Begge svarer et unisont og overbevisende ja på spørsmål om de har mer enn 100 prosent stilling. Rom til avspasering er det heller ikke mye av, for det løser egentlig ingen ting.
Arbeidsoppgavene blir ikke borte.
De ønsker seg aksept for at omstillings- og endringsprosesser, byråkrati og tungvinte systemer krever ressurser. Det er en bøyg. Det er en ganske utbredt holdning rundt om på NTNU at antall administrativt ansatte allerede er for høyt i forhold til vitenskapelig ansatte.
Trenger mer tid
Arbeidstilsynet avdekket at mange ansatte sliter med å få tid til å sette seg inn i nye administrative systemer, som faktisk er ment å gjøre arbeidshverdagen deres enklere. Begge kontorsjefene underskriver på at det er tilfelle. De roser NTNU sentralt for å tilby gode kurs for dem, men strever med å få tid til å delta. De trenger mer tid, til å oppdatere seg og til å henge med og være så endringsdyktige som det kreves.
-Jeg rakk del én av journalsystemet ePhorte, men rakk ikke del to. Jeg tok også lederutviklingskurs og hadde gledet meg veldig til det. Men det endte med at jeg ble sittende på kurset og jobbe med administrative oppgaver samtidig, sier Frostad.
Skape godt arbeidsmiljø
Personalansvar gjør også at de skal være gode sjefer. De oppfatter at de har en viktig rolle i sitt eget arbeidsmiljø. Man ber bare ikke en bristeferdig medarbeider om å komme tilbake torsdag i neste uke klokken elleve.
- Når folk banker på, legger vi selvfølgelig annet arbeid til side. Vi vil og skal ha tid til medarbeidere, sier Randi Hostad.
- Om du ikke har tid til det, føler du at du ikke gjør en god jobb. Det er viktig å ta vare på kolleger også. Det er en stor rolle det, å sørge for at andre har det bra og skape et godt arbeidsmiljø. Men for å gjøre det, må du ha overskudd selv, sier kollega Lena Frostad.
Den 1. februar neste år skal kontorsjefprosjektet levere en prioritert liste over tiltak i en handlingsplan. Nåsituasjonen er kartlagt, og i neste fase skal alle kontorsjefenes samarbeidspartnere spørres om hva de trenger at kontorsjefrollen skal være.
