Stipendiat-tilsettinger: Vi må øke tempoet, men følge reglene

To innlegg i Universitetsavisa de siste ukene kritiserer at ansettelser av stipendiater tar for lang tid ved NTNU.

Både professor Hossein Farahmand, 2.juni og professor Oddbjørn Bruland, 11.juni mener at trege tilsettingsprosesser medfører at vi risikerer å gå glipp av dyktige talenter.

Jeg forstår bekymringen. Det er krevende å balansere nødvendig tempo i tilsettingsprosesser med de formelle kravene som vi må forholde oss til i en statlig utdanningsinstitusjon. I høst skal flere enheter teste ut en forenklet prosess for opptak og ansettelse av phd-er.

Samtidig er det gode grunner for å gjøre en grundig jobb ved alle typer tilsettinger. Målet kan ikke bare være å fylle en stilling raskt. Vi må sikre at vi ansetter rett person, på riktig grunnlag, og på en måte som tåler både faglig og juridisk etterprøving.

Som statlig virksomhet er vi forpliktet til å følge kravene i et omfattende lov- og regelverk. Sentralt står prinsippet om at den best kvalifiserte kandidaten skal ansettes. Dette prinsippet forutsetter at vi gjør faglige og dokumenterbare vurderinger. Alle kandidater må vurderes etter de samme kriterier slik at vi kan redegjøre for hvorfor én kandidat ble valgt fremfor en annen. Dette er også avgjørende for å skape tillit til prosessen.

Samtidig er vi klar over at rekruttering i akademia ikke fullt ut kan standardiseres. Faglig vurdering av kandidater, deres potensial, forskningsbidrag og faglige profil, krever skjønn. Men dette skjønnet må også utøves innenfor rammer som sikrer etterprøvbarhet og transparens.

I dag har våre institutter litt ulik praksis i sine rekrutteringsprosesser. Rollen til HR- og HMS-avdelingen og til HR-medarbeiderne ute i organisasjonen er absolutt ikke å overstyre fagmiljøene, men å støtte dem - selv om de jobber forskjellig - i å gjøre gode vurderinger i tråd med kravene i lovverket.

Det man uansett ikke kan overse i saksbehandlingen, er at kvalifikasjonene som kreves i ph.d.-programmet må vurderes, og at man må gjennomgå forhold knyttet til forskningssikkerhet og eksportkontroll.

De siste årene er det blitt gjennomført noen tiltak for å effektivisere rekrutteringen av stipendiater. For eksempel har Jobbnorge-portalen fått gode sorteringsfunksjoner som gjør det lettere å skille kandidatene fra hverandre. Dette forbedringsarbeidet fortsetter.

Verifisering av vitnemål fra utenlandske universiteter og sikring av at kandidaten har nødvendige kvalifikasjoner kan ta tid og oppleves rigid. I høst skal vi gjennomføre et pilotprosjekt i flere enheter hvor p.hd-opptak og ansettelse gjennomføres i en felles prosess, i steder for to separate arbeidsrutiner slik det er nå.

I tillegg har Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk (IE) satt i gang prosjektet «Kvalitet i administrative tjenester» hvor nettopp rekruttering av midlertidig ansatte er en av prosessene som det jobbes med. Her er målet å standardisere tilsettingene ved hele fakultetet.

Rekruttering er en av universitetets viktigste investeringer i fremtiden. Vi må hele tiden være åpne for at prosessen kan optimaliseres. For meg som fortsatt fersk HR og HMS-direktør er det av stor verdi å få direkte tilbakemeldinger både fra vitenskapelig ansatte og andre som er involvert i tilsettingsarbeid og som kan gi beskjed om hvor skoen trykker. Takk derfor til Hossein Farahmand og Oddbjørn Bruland for deres ytringer.