Bruker millioner på hodejegere – ansetter interne favoritter

I 2019 betalte UiO bortimot 300 000 kroner til hodejegere for å rekruttere direktør Ellen Johanne Caesar fra én avdeling til en annen i sentraladministrasjonen.

Dette skriver Uniform. 

Det skjedde samtidig som administrasjonen jobbet iherdig med å få orden på økonomien. Kostnadene til konsulenter var blant utgiftene som skulle ses nærmere på, sa universitetsdirektør Arne Benjaminsen til Uniforum den gang. 

I dag finnes ikke lenger avdeling for administrativ støtte, som Caesar ble rekruttert til. Men bruken av hodejegere for å rekruttere interne forhåndsfavoritter har bestått.

– Vi er veldig opptatt av bruken av konsulenter

UiO har rammeavtaler med fire ulike rekrutteringsbyrå, og veksler mellom disse. De tre siste årene har UiO brukt 2,5 millioner kroner årlig på disse byråene, anslår Arne Benjaminsen overfor Uniforum. Det er en liten oppgang fra årene 2017–2019.

– I 2019 sa du at kostnadene knyttet til bruken av konsulenter ville bli en del av den økonomiske gjennomgangen. Ble det til at dere kikket noe nærmere på bruken av rekrutteringsbyrå?

Mot rekordrask prosess når ny rektor skal ansettes

– Ja, vi er veldig opptatt av bruken av konsulenter. Kunnskapsdepartementet har som et av sine styringssignal til oss og andre universiteter og høyskoler at vi skal ha kontroll på konsulentbruken. I tillegg er våre tillitsvalgte opptatt av kostnadene på konsulentbruk. Så det har vi stor oppmerksomhet på, sier Benjaminsen og utdyper:

LES OGSÅ: NTL: - Vi ønsker ikke rekrutteringsbyrå i ansettelsesprosessen av ny rektor

– Av og til har vi av ulike grunner høye kostnader for eksempel til advokater. Og da vi innførte nytt økonomisystem, måtte vi hente inn en del konsulentbistand for å få til overgangen. Enkelte år er det flere store rekrutteringer, og andre år ingen. Så konsulentbruken varierer litt over tid, men vi har sterk oppmerksomhet på det. Vi følger nøye med på våre samlede kostnader på konsulenter.

– Men ikke å bruke byrå når dere skal tilsette en direktør, det er ikke aktuelt?

– Det hender også at vi tilsetter uten byrå. Men til stillinger på et høyt nivå, der vi ønsker et bredest mulig tilfang av eksterne og interne kandidater, og hjelp til å vurdere kandidater og søkere, da er det en styrke for oss å bruke byrå.

Viktig å unngå feilansettelser

De siste tre årene har UiO sentralt benyttet firmaet Habberstad i tre direktørtilsettinger, ifølge en oversikt Uniforum har fått innsyn i. Bistanden kostet 225 000 kroner per stilling.

– Hva er det hodejegerne hjelper til med i en direktørtilsetting?

– De har spesialkompetanse på rekruttering og seleksjon av kandidater, og de har en oversikt over ulike kandidater også utenfor UiO, som vi ikke har. Så det er rett og slett bistand til å søke etter kandidater og til å rekruttere de beste, oppsummerer universitetsdirektøren.

«De beste» viste seg i de tre direktørtilsettingene å være personer som knapt behøvde bytte kontorpult:

• Underdirektør i IT-avdelingen Gard Thomassen ble tilsatt som IT-direktør.
• Fungerende direktør i avdeling for forsknings- og innovasjonsadministrasjon Ingrid Sogner ble tilsatt fast i samme stilling.
• Prosjektdirektør i universitetsdirektørens stab Johannes Falk Paulsen ble i 2022 tilsatt som assisterende universitetsdirektør. I dag har ikke denne staben noen «prosjektdirektør».

– I alle tre stillingene tilsatte dere personer man lett kunne gjette på forhånd at skulle få jobben. Er det noe mislykket med UiOs bruk av rekrutteringsbyrå?

– Jeg vil heller si det på en annen måte: For oss er det viktig å søke godt både eksternt og internt. Og når vi finner de beste internt, som vi av og til gjør, så ser jeg det som et uttrykk for at vi har fått fram gode kandidater i vår egen organisasjon og at vi fremstår som en attraktiv arbeidsplass.

– Kostnaden på 225 000 kroner må også sees i forhold til risikoen ved en feilansettelse. Så det er også noe vi må ha med i vurderingen, legger Benjaminsen til. 

– Byrået vet bedre enn dere om Gard Thomassen, Ingrid Sogner eller Johannes Falk Paulsen vil være en feilansettelse?

– Byrået hjelper oss å vurdere kandidatene.

Les også: Nå er hun fast ansatt som HR-sjef: Tilsettingen følger et mønster i personalavdelingen

– God bruk av offentlige midler

Universitetsdirektøren avviser at pengebruken i disse tilfellene kan kalles sløsing.

– 225 000 kroner til hodejegere, og så tilsettes prosjektdirektør i universitetsdirektørens stab som ny assisterende universitetsdirektør. Er det god bruk av offentlige midler?

– Jeg vil si det, for det er en veldig viktig stilling på universitetet. Vi hadde både interne og eksterne søkere, og da er det en styrke både for prosessen og for legitimiteten til den som ble tilsatt at vi har gjort gode rangeringer, gode vurderinger og gjort gode søk for å få fram aktuelle kandidater, framhever Benjaminsen.

Det er ikke bare ved tilsetting av direktører at UiO benytter hodejegere. I fjor bisto byrået Capus i fem seksjonsledertilsettinger i sentraladministrasjonen for til sammen 562 500 kroner, mens Habberstad året før tok 187 000 kroner for å bistå i én.

Capus ble blant annet brukt da universitetsstyremedlemmet Marianne Midthus Østby ble tilsatt fast som seksjonsleder for HR. Da hadde hun allerede hatt stillingen midlertidig i ett år, uten at vikariatet hadde vært lyst ut.

– Bruker dere i noen tilfeller hodejegere for å unngå beskyldninger i etterkant om brudd på kvalifikasjonsprinsippet eller favorisering?

– Nei.

Den faglige søkekomiteen mislyktes

Om kort tid starter tidligere TF-dekan Aud Tønnessen opp som ny direktør for Kulturhistorisk museum (KHM).

For denne tilsettingen forsøkte UiO å klare seg uten hodejegere. I stedet ble det satset på en faglig letekomité, bestående av «interne og eksterne» medlemmer.

Den såkalt «interne» var professor II ved KHM Iver B. Neumann, som til daglig er direktør for Fridtjof Nansen Institutt. Han er også styremedlem i Include på UiOs Senter for utvikling og miljø. I tillegg besto komiteen av professor emerita i arkeologi Siv Kristoffersen ved UiS og prodekan Nils Anfinset på Universitetsmuseet ved UiB.

Framgangsmåten lyktes ikke. Da søknadsfristen gikk ut, hadde fire personer søkt stillingen, deriblant en professor fra KHM. UiO sa seg ikke fornøyd. Byrået Headvisor ble trukket inn, og søknadsfristen ble forlenget med ytterligere tre uker. Resultatet ble én ny søker, går det fram av en oversikt over søkertidspunkt som Uniforum har fått innsyn i.

Men heller ikke der ble det satt strek. Utlysningen ble forlenget i ytterligere halvannen uke – fordi rekrutteringsbyrået trengte mer tid, fikk Uniforum opplyst av UiO den gang. Først da søkte Aud Tønnessen, som endte opp med jobben.

Les også: UiO strever med å rekruttere ny vikingskipsdirektør

– Hun kom opp i runde to

– Til stillingen som direktør for Kulturhistorisk museum hadde dere først ikke tenkt å bruke rekrutteringsbyrå. Hvorfor ikke?

– Der hadde vi først en faglig søkekomité, men greide ikke å finne den type kandidater som var aktuelle for stillingen. Det er en veldig komplisert stilling, og vi krevde kandidater med både professorkompetanse og erfaring fra ledelse og organisering av større virksomheter. Det viste seg vanskelig å finne, og vi valgte i andre runde å involvere et byrå.

– Uten byrået hadde ikke UiO klart å finne fram til den tidligere dekanen for Det teologiske fakultet?

– Vi fikk i alle fall god hjelp av byrået til å se etter kandidater som søkekomiteen opprinnelig ikke hadde fokusert på. Vi fikk flere interessante kandidater, og vi er veldig fornøyde med tilsettingen.

– Rekrutteringen er nok et eksempel på at vi hadde en svært velkvalifisert intern kandidat. Den er også et eksempel på at universitetet er en ganske stor virksomhet, og at det er viktig å søke i ulike deler av universitetet, sier Benjaminsen.

– Den faglige søkekomiteen spurte altså ikke Tønnessen?

– Nei, hun kom opp i runde to.

– Kan man si at KHM-tilsettingen er et bevis på at det er lurt å bruke rekrutteringsbyrå?

– Ja. Vi bruker ikke byråer uten at det har en merverdi, og i tilsettingen av direktør for Kulturhistorisk museum ser vi at det hadde det. Vi fant fram til en veldig velkvalifisert kandidat.

Les også: Tidligere KHM-direktør bruker UiO som case i bok om egen ledelsesfilosofi

Tønnessen: – kjenner meg veldig privilegert

Aud Tønnessen bekrefter overfor Uniforum at hun ikke ble kontaktet av den faglige søkekomiteen og at hun ikke søkte stillingen før fristen var forlenget. Hun vil imidlertid ikke gi hodejegerne æren for at hun snart blir museumsdirektør:

– Jeg har ved flere anledninger deltatt i tilsettingsprosesser der rekrutteringsbyrå har vært benyttet og erfart at det kan være fruktbart. Men i forbindelse med KHM-stillingen var det en bredere prosess, og rekrutteringsbyrået var ikke avgjørende for at jeg søkte. Jeg ble kontaktet og måtte gjennomtenke det grundig, forteller hun.

At Tønnessen var sent ute med å søke, betyr på ingen måte at UiO har rekruttert en museumsdirektør som egentlig ikke har lyst på jobben:

– Jeg har hatt det bra med å vende tilbake til forskningstilværelsen etter dekanperioden, poengterer hun.

– Samtidig er direktørstillingen på KHM en gjev stilling på en veldig spennende arbeidsplass med dyktige folk og store oppgaver som ligger foran. Det var triggende og utslagsgivende for at jeg søkte. Det å få delta i den videre utviklingen av KHM gleder jeg meg stort til, og jeg er veldig motivert for arbeidet. KHM er viktig for UiO og forvalter nasjonale verdier og verdensarv. Jeg kjenner meg veldig privilegert som har fått denne muligheten, framhever Tønnessen.

Noen ganger er én søker nok

Mens rekrutteringen av KHM-direktør trakk ut i tid, går det andre ganger veldig fort.

I fjor ble det tilsatt direktør for den midlertidige satsingen UiO:Energi og miljø, som hadde blitt utvidet faglig og forlenget for fire nye år. Her ble det stilt krav om ledererfaring og utdanning på doktorgradsnivå, men ikke professorkompetanse.

Etter en utlysningsperiode på tre uker sa UiO seg fornøyd med søkerlisten. Da hadde én person meldt seg, nemlig sittende direktør Vebjørn Bakken.

– Her ble det ikke brukt noe byrå?

– I rekrutteringen av direktør for UiO:Energi og Miljø, og jeg tror til de andre satsingene også, så har vi mer fulgt rutinen for tilsettinger i sammenlignbare fagstillinger på et institutt, forklarer universitetsdirektøren.

– Dere valgte heller ikke å forlenge søknadsfristen da det bare kom én søker?

– Hvis vi har én søker, og det er en velkvalifisert, kompetent og etter vår vurdering veldig god søker, så tilsetter vi.

Les også: Lav interesse for nok en toppjobb: – Egentlig bør UiO gå i seg selv

Kommer utenfra selv

Selv om UiO ofte rekrutterer direktørene sine internt, kommer det tidvis også noen utenfra. Som eksempler på eksternt rekrutterte viser Benjaminsen til kommunikasjonsdirektør Berit Kolberg Rossiné og seg selv:

– Vi ble rekruttert ved hjelp av byrå begge to, framhever han.

– Hadde du søkt hvis ikke byrået hadde kontaktet deg?

– Det jeg kan si, er at jeg synes jeg fikk en kjempespennende stilling. Jeg er kjempeglad for at jeg kom i kontakt med universitetet, enten det var via byrå eller på annen måte.

– Hvordan foregår samtalen med et byrå?

– Jeg tror de henvender seg på en vennlig og hyggelig måte for å avklare om det er gjensidig interesse, om dette er noe man kan snakke videre om, og om man er interessert i å komme inn i en formell prosess. Sånn opplevde i alle fall jeg det.

Og underveis blir man utfordret ganske kraftig, minnes Benjaminsen:

– De skal gjøre en vurdering av kandidater. Et godt byrå er gode på søk, og de er gode på vurdering og bedømming av kandidater, oppsummerer han.