Når habilitetsvurderinger ikke etterlater spor

Professor Jan Fridthjof Bernt har nylig forklart hva selvvurdering av habilitet innebærer. I saken «Mange misforstår hva selvvurdering av habilitet innebærer», understrekes det at slike vurderinger er en nødvendig del av forvaltningen.

Men ett spørsmål står ubesvart:

Hva skjer når den påståtte vurderingen ikke er dokumentert og dermed ikke kan etterprøves?

- Mange misforstår hva selvvurdering av habilitet innebærer

Selvvurdering krever spor

Habilitetsreglene handler ikke bare om å være upartisk, men også om tillit. For at tilliten skal opprettholdes, må vurderingene kunne forstås og i noen grad etterprøves. Det krever ikke omfattende dokumentasjon, men det må finnes et minimum av spor: Hva er vurdert, og på hvilket grunnlag? Uten dette blir vurderingen i praksis utilgjengelig.

Når vurderingen ikke er dokumentert

I en konkret sak ved NTNU ble det opplyst at det ikke forelå dokumentasjon på habilitetsvurdering, til tross for at slike vurderinger etter retningslinjene skal foretas konkret og individuelt. Dette ble klaget inn til Sivilombudet.

Ombudet opplyste at saken ikke ville bli undersøkt, og at det ikke var funnet grunn til å iverksette undersøkelser av NTNUs praksis vedrørende habilitet. Samtidig fremgår det at det ikke er utarbeidet ytterligere dokumenter som grunnlag for denne avgjørelsen, og at det heller ikke foreligger andre dokumenter i saken utover det som er sendt inn av parten.

I andre deler av saksforløpet, knyttet til ombudets egen behandling av habilitetsspørsmål vedrørende egne ansatte, legges det til grunn at habilitet er vurdert uten at vurderingen fremgår av tilgjengelig dokumentasjonen.

Dermed oppstår en situasjon der manglende dokumentasjon i første instans ikke blir undersøkt, samtidig som habilitetsvurderinger i kontrollleddet – også der de gjelder egne ansatte – ikke fremgår av dokumentasjonen og dermed ikke kan etterprøves.

Selvvurdering uten etterprøvbarhet

Selvvurdering forutsetter en form for synlighet.

Når habilitet sies å være vurdert, uten at vurderingen er dokumentert og uten at den kan etterprøves, står vi igjen med en beslutning som i praksis ikke kan kontrolleres.

Dette gjelder særlig i saker hvor habilitet er bestridt. Nettopp i slike situasjoner er behovet for etterprøvbarhet størst.

Ytring

Du er ikke rettsløs i varslings- og konfliktsaker ved NTNU

Når kontrollen speiler praksisen

Situasjonen blir prinsipielt utfordrende når kontrollinstansen ikke undersøker manglende dokumentasjon i første instans, som etter retningslinjene skulle vært utarbeidet, samtidig som vurderinger i egen behandling heller ikke fremgår av dokumentasjonen.

Dette er ikke nødvendigvis et enkeltstående forhold. I en tidligere kronikk, «Når rutiner beskrives, men ikke etterleves», har jeg vist hvordan rutiner kan være formelt beskrevet uten å bli operasjonalisert i praksis. Spørsmålet her er et annet: hva skjer når selve vurderingene ikke etterlater spor og dermed ikke kan etterprøves, heller ikke i kontrollleddet?

Situasjonen kan også forstås som et mønster der fravær av dokumenterte vurderinger gjentas på flere nivåer i systemet, slik at etterprøvbarhet svekkes både i første instans og i kontrollleddet.

Når kontrollorganet samtidig velger å ikke undersøke en klage som nettopp gjelder manglende dokumentasjon av habilitetsvurderinger, oppstår et spørsmål som går utover den enkelte sak:

Hva slags kontroll er mulig når vurderingene ikke etterlater spor, verken i første instans eller i kontrollleddet?

Masterforsvaret ble avlyst dagen før det skulle avholdes

Et spørsmål om tillit

Habilitetsreglene skal beskytte tilliten til forvaltningen. Men tillit forutsetter ikke bare konklusjoner. Den forutsetter at vurderingene som ligger til grunn kan forstås.

Dette er særlig viktig i sektorer der enkeltpersoner, som studenter, i praksis har begrensede muligheter til å etterprøve vurderinger som legges til grunn for beslutninger som får betydning for dem.

At påstander om gjennomførte vurderinger legges til grunn uten at de kan etterprøves, utfordrer forutsetningene for etterprøvbarhet i systemet – og dermed også rettssikkerheten.