Her er de storfornøyde med «free seating» og «clean desk»

Som følge av NTNU-fusjonen har nesten hele IT-avdelingen i Trondheim blitt samlokalisert. Tidligere var de plassert rundt omkring på fakulteter og institutter, men nå sitter cirka 200 ansatte i en kontorbygning på Sluppen. I deler av lokalene praktiserer de aktivitesbaserte arealer med «free seating» og «clean desk» - altså at ingen har faste plasser i det åpne landskapet og at en må rydde opp etter å ha brukt en arbeidsstasjon. Her får de blant annet testet ut et sensorsystem som registrerer bruken av pultene.

- Foreløpig kan vi se at pultene er i snitt cirka 30 prosent i bruk. Det gjør at du kan ha flere ansatte enn du har arbeidsplasser. Jeg kan bare sitte på én stol om gangen. Jeg er mye i møter, og da er det helt unødvendig at jeg har en egen pult, sier NTNUs IT-sjef, Håkon Alstad.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.

Omstridt tema

Overgang fra cellekontorer til åpne landskap, aktivitetsbasert areal, samt «clean desk» og «free seating» er omstridt. Dette har blitt et tema som følge av at regjeringen har bestemt at kontorer i framtidige statlige byggeprosjekter ikke skal overstige 23 kvadratmeter bruttoareal (BTA) per ansatt.

Ifølge en guide fra Det europeiske nettverket av offentlige eiendomsforvaltere, norske Statsbygg inkludert, kan aktivitetsbaserte arealer føre til økt produktivitet og bedre helse blant ansatte.

Forskerforbundets leder, Guro Elisabeth Lind, mener det forskningsbaserte kunnskapsgrunnlaget tilsier at forskere bør få beholde kontoret sitt.

Overlege Jan Vilhelm Bakke i Arbeidstilsynet mener den nye veilederen for innføring av aktivitetsbasert areal fusker med kunnskapsgrunnlaget. Statsbygg svarer at kritikken gir inntrykk av at han ikke har satt seg inn i materialet.

I 2017 publiserte Bakke, sammen med kollega Knut Inge Fostervold, en metastudie av all tidligere forskning på hva som skjer når cellekontorene må vike plass for de åpnere landskap. Da var konklusjonen at slike løsninger fører med seg helseskader og produktivitetstap.

Mer kontakt med laget

Alstad mener det er veldig oppdragende å ha «clean desk»-prinsippet, fordi en blir tvunget til å holde det ryddig. IT-sjefendrar en fotball-parallell for å beskrive fordelene han opplever:

- Jeg er mye mer på «matta» og har mer kontakt med laget. Jeg får utøvd mye mer ledelse og føler tempen på virksomheten mye bedre enn da jeg satt på kontor, sier IT-sjefen.

- Blir du ikke forstyrra?

- Det er Håkon som forstyrrer oss, skyter en humrende Ole Einar Brækken inn før han er rask med å presisere at sjefens tilstedeværelse er positiv.

Brækken er prosjekt- og faggruppeleder ved Seksjon for IT-strategi og styring, avdelingen som sitter i aktivitetsbaserte arealer med «clean desk» og «free seating».

- Hva er forstyrrelse? Jeg får veldig mange henvendelser på mail. Da jeg var en uke på ferie i mars kom jeg tilbake til 700 uleste eposter. Det er slikt som er forstyrrelser. Hvis jeg trenger å konsentrere meg om å lese noe kan jeg gå på et stillerom, sier Alstad.

Senker ikke stemmen

Brækken påpeker at den ene fløyen i lokalene er mer stillesone enn den andre, selv om begge er i åpent landskap.

- Her skal vi kunne snakke uten å begrense oss. Det er ikke noe behov for å senke stemmen, sier Brækken når han står ved dagens arbeidsplass.

Kollega Freddy Barstad får naturligvis med seg alt som blir sagt, men lar seg tilsynelatende ikke forstyrre i særlig grad.

Kommunikasonsrådgiver Marit Solheim i IT-avdelingen forteller at de også før flyttingen til Sluppen hadde mange ansatte som jobbet i åpent landskap, men i større grad bruk av kontorer enn nå.

- Da vi flyttet fikk vi større mulighet til å tilpasse arealene, sier hun.

Nå har eksempelvis alle sine egne skap og god tilgang på møterom.

- Et sentralt argument for kontorforkjempere er at de trenger å lukke døren for å drive konsentrasjonsarbeid. Er det ikke konsentrasjonsarbeid dere driver med her?

- Vi har folk hos oss som sitter tungt inne i driftsoppgaver, så åpent landskap med «free seating» og «clean desk» passer ikke for hele IT-avdelingen, men det er veldig nyttig for noen, sier Alstad.

Frivillig med «free seating»

IT-sjefen påpeker at det er frivillig å sitte i «free seating»-området. De som vil kan ha mer faste plasser.

- Vi kan bygge kultur basert på frivillighet og har veldig positive erfaringer så langt. Vi håper det kan være en inspirasjonskilde for andre, sier han og forteller at han i stedet for ledermøter har hatt det han kaller standups ute i det åpne arealer.

- Får dere andre jobbet noe mens dette pågår?

- Vel, det var litt uvant da de hadde det første møtet, men vi får jo bedre innsikt i hva de snakker om. Den første saken de snakket om handlet om meg. Det er hengt opp en slags dusjgardin som skal være støydempende, men det er nok mest for syns skyld, sier Brækken med et smil.

Brækken har forståelse for at forskere har behov for andre arealer enn dem til for eksempel studentkontakt, men tror ikke det er nødvendig å ha fast kontor hele tiden likevel.

- Det går an å se for seg at noen kan rullere på å disponere kontor. For eksempel med faste dager hver uke, sier han.