- Journalføringen skal være ajour i oktober

- Vi har fortsatt et etterslep på journalføringen av dokumenter. Per nå er vi ajour med årets dokumenter, og vi prioriterer å få ut det nyeste fortløpende samtidig som vi jobber med å få journalført det som henger igjen fra tidligere, sier Lisbeth Viken, avdelingsleder for dokumentasjonsforvaltning ved NTNU.

I tillegg er det ekstra etterslep i den offentlige postjournalen som allmennheten kan bruke for å se NTNU i kortene. Disse dokumentene må ta en strafferunde i systemet for å eventuelt bli utstyrt med lovhjemler som unntar dem fra offentligheten.

- Vi er ikke fornøyde. Manglende journalføring betyr at vi ikke er transparente, og vi er veldig ydmyke.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.

- Alvorlig lovbrudd

Da Universitetsavisa skrev om den manglende journalføringen i november i fjor, var det rundt 170.000 dokumenter i NTNU-systemet som ikke var journalført. Etterslepet hadde da vokst med 40.000 dokumenter på et halvt år.

I etterkant av dette ble NTNU pålagt å rapportere til Arkivverket om det videre arbeidet. Etter første redegjørelse i desember i fjor svarte Arkivverket at etterslepet er «et svært alvorlig brudd på kravet i arkivloven» og la til at den manglende journalføringen «undergraver offentlighetens mulighet for å søke innsyn i en svært omfattende menge[sic] av universitetets dokumentasjon.»

Omtrent 100.000 av dokumentene i etterslepet er blitt journalført det siste halve året, slik at det nå gjenstår rundt 70.000 dokumenter, ifølge avdelingslederen.

- Vi trodde vi skulle komme helt ajour i juni, men så at vi ikke klarte det. Først satte vi nyttår som nytt mål for å være ferdige, men nå er vi pålagt av Arkivverket å være ajour innen utgangen av oktober. Det er tidsperspektivet vi forholder oss til nå, sier Viken.

Vil delvis automatisere

I et av svarene fra Arkivverket på rapportene, datert 14.05, skriver de at «Vi merker oss den betydelige innsatsen NTNU har gjort for å utbedre forholdene».

- Vi har en gruppe på åtte til ti personer som på skift sitter og jobber med journalføringen nå. Det er snakk om manuell kvalitetssikring, spesielt når det gjelder hvem som skal ha tilgang til hva i journalsystemet vårt, forklarer Viken.

Parallellt med det manuelle arbeidet med å ajourføre journalene driver avdelingen også med å utvikle automatiseringsprosesser for journalene. Ifølge Viken er det deler av arbeidet som kan automatiseres, men det vil fremdeles være deler av kontrollen som må kvalitetssikres av mennesker med kompetanse.

- Vi vet at saksbehandlere lener seg på at vi kontrollerer dokumentene før informasjonen om dem publiseres. Derfor kand et skje at usikkerhet i vurderingen eller travel hverdag medfører at skjerming av informasjon ikke er helt i tråd med lovverket, noe vi i samspill med saksbehandlerne retter opp i kontrollarbeidet, sier avdelingslederen.