Hva eksterne konsulenter koster NTNU er hemmelig

- Vi har ikke anledning til å opplyse detaljert hva en rekrutteringsprosess, for eksempel for en toppleder, koster. Slike opplysninger regnes som forretningshemmeligheter når rammeavtaler inngås, sier organisasjonsdirektør Ida Munkeby.

Universitetet har nylig ansatt en rekke ledere for de neste fire år: Viserektorer, dekaner og instituttledere. De fleste starter i en åremålsperiode fra 1. august. I kjølvannet av disse tilsettingene har flere ytret kritikk mot konsulentenes rolle.

Mener konsulentene påvirker for mye

Først ute var professor Mohammad Derawi, som søkte på viserektor-jobben i Gjøvik. Han fikk underveis beskjed om at han ikke gikk videre til neste runde. Rekrutteringsbyrået formidlet beskjeden, men ville ikke oppgi hvorfor innstillingsutvalget trakk denne konklusjonen.

- Det er alltid fint om en søker får vite hvorfor man ikke gikk videre, ellers føler man seg forsvarsløs og ineffektiv ved et avslag. At jeg ikke fikk noen begrunnelse, gjorde at jeg opplevde hele ansettelsesprosessen som veldig uprofesjonell og useriøs, sa han oppgitt.

Deretter kom styremedlem Aksel Tjora på banen. Han er kritisk til at konsulentene får for stor påvirkning over hvem som blir tilsatt gjennom personlighetstester og intervju. Dette danner grunnlaget for innstillingsutvalgets arbeid, mener han. Selv har han erfaring med konsulentene, både som medlem av innstillingsutvalg og som søker på ei stilling som instituttleder.

Tjora fikk støtte fra Arve Hjelseth. I et innlegg i UA skildret han hvordan han opplevde det han karakteriserte som en langdryg samtale med en konsulent. Han var selv referanse for en av søkerne og under samtalen var det særlig én ting som slo ham:

«Vedkommende hadde liten eller ingen kjennskap til universitetet som virksomhet. Gang på gang måtte jeg for eksempel klargjøre at egenskaper som sikkert kan være viktige i en bank eller en industribedrift (eller for den del i et konsulentbyrå), ikke nødvendigvis passer på et universitetsinstitutt», skrev han i innlegget.

- De bygger en dypere kjennskap

UA får opplyst at NTNU har rammeavtaler med to leverandører av rekrutteringstjenester. De to er Jefferson Wells, som før het Experis AS, og Search House AS.

«Bruk de beste i kampen om de beste». «Vinn kampen om de beste hodene». «Vi finner ledere og spesialister», heter det i egenreklamen på hjemmesida til Search House.

Jefferson Wells skriver på hjemmesida: «Å velge en ny leder er en svært viktig avgjørelse og gir muligheter for strategiske veivalg, kulturendringer og organisasjonsutvikling.» Videre: «Når du lar oss ta ansvaret for rekrutteringsprosessen, har du de beste forutsetninger for å finne den rette lederen for morgendagens utfordringer.»

Vi har spurt Ida Munkeby på hvilken måte det er sikret at de eksterne konsulentene har innblikk i at universiteter har en annen tradisjon og kultur enn kommersielle bedrifter. Hun svarer skriftlig på e-post:

- I anbudskonkurransen kreves det blant annet at leverandører skal ha erfaring med og kjennskap til rekruttering innen offentlig sektor, fortrinnsvis statlig sektor. Etter hvert som firmaene deltar i rekrutteringsprosesser på alle nivåer, bygge de dypere kjennskap til NTNU og UH-sektoren.

Ifølge Munkeby har NTNU erfart at de eksterne konsulentene er nyttige spesielt ved ledertilsettinger.

- De kan representere et supplement til den inngående kunnskapen om organisasjonen som leder og medlemmene av rådgivende utvalg har. Det kan i noe tilfeller også være positivt å ha med eksterne som har bred erfaring med rekruttering fra flere institusjoner.

I tillegg viser hun til at det i noen tilfeller kan være nødvendig å tilføre mer kapasitet for å unngå forsinkelser.

- Derfor har NTNU prioritert å benytte ekstern bistand, i tillegg til de partssammensatte innstillingsutvalgene, ved ansettelse av toppledere. Ved tilsetting av instituttledere er det litt ulik praksis melllom fakultetene. Noen benytter eksterne rådgivere, andre ikke.

De siste årene har det vært en økning i bruken av eksterne tjenester ved universitetene. Ved NTNU har både fagforeningene og ansattrepresentanter i NTNUs styre uttrykt skepsis til det økte omfanget.

- Gir vurderinger og råd

- Kan du konkretisere hvilken type bistand de gir?

- Graden av bistand varierer etter behov og ønsker hos enhetene som skal ansette medarbeidere. En grundig rekrutteringsprosess krever mye spesialisert arbeid og tar tid. Her kan en ekstern fagkonsulent gi verdifull praktisk hjelp. Det kan dreie seg om å foreslå krav i utlysningsteksten, via søk etter aktuelle kandidater, til å bistå i tester og intervjuer.

Se faktaboks med oversikt over noen av tjenestene rekrutteringsbyråene kan levere.

Munkeby viser til at de eksterne konsulentene er et supplement til NTNUs interne rekrutteringsressurser. Videre understreker hun at det alltid er innstillingsutvalget som velger den kandidaten de mener er best kvalifisert til ei lederstilling på åremål, og som bestemmer rekkefølgen blant de innstilte.

- Konsulenten kommer med vurderinger og råd.

Kostnad: Ukjent

UA får oppgitt at fakulteter, institutter og administrative avdelinger bruker til sammen anslagsvis fem millioner kroner i året på rekrutteringstjenester internt. Dette gjelder bistand til ansettelser for mange ulike typer stillinger, ikke bare ledere. Utgiftene er spredt på regnskapene til mange enheter.

Men hva de eksterne konsulentene har kostet NTNU da viserektorer, dekaner og instituttledere skulle tilsettes på åremål, er det ikke mulig å få innsyn i. Dette er som nevnt å anse som forretningshemmeligheter.

Dette er noe Universitetsavisa har omtalt tidligere. Da handlet det først og fremst om mangel på innsyn når eksterne konsulenter skal foreta ei granskning på vegne av universitetet. Ifølge innsynsekspert Vegard Venli er alle som ønsker innsyn, prisgitt de avtalene universiteter og eksterne konsulenter inngår. En rekke dokumenter som normalt ville vært offentlige saksdokumenter, blir ikke omfattet av offentlighetsloven fordi de ikke sendes tilbake til det offentlige. Dermed fører bruken av eksterne konsulenter til at offentligheten i mindre grad får mulighet til å ettergå statlig pengebruk.

Følg UA på Facebook, Twitter og Instagram.