Arbeidstilsynet slår fast lovbrudd ved institutt

Thomas Aulin, hovedverneombudet ved Universitetet i Oslo, leverte høsten 2025 et varsel om arbeidsmiljøproblemer blant de administrativt ansatte på Institutt for lærerutdanning og skoleforskning (ILS) på Det utdanningsvitenskapelige fakultet (UV). Dette er et av i alt fire varsler om arbeidsmiljøproblemer på ILS.

I et intervju med Uniforum i mai fortalte flere ansatte om en negativ utvikling etter et lederskifte i 2024. Med utgangspunkt i referater fra Informasjons- og drøftingsmøter (IDF-møter), gjenga Uniforum også uttalelser fra tillitsvalgte i UiOs fagforeninger som stilte spørsmål ved håndteringen av arbeidsmiljøet på instituttet.

NTL-representant Astrid Helene Olsen bekreftet i et senere intervju at fagforeningene i 2024 begynte å få henvendelser fra administrativt ansatte på ILS som var bekymret for arbeidsmiljøet.

Arbeidstilsynet skal undersøke UiO-institutt

Pålegg om risikovurdering

Arbeidstilsynet gjennomførte 10. juni et tilsyn på instituttet. Hensikten var å kontrollere at ILS arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet for å forebygge at arbeidstakerne får muskel og skjelettplager og psykiske plager.

Arbeidstilsynets rapport ble oversendt UiO 22. juni. Denne gir instituttet pålegg om å forbedre sin kartlegging og risikovurdering av psykososiale faktorer.

Det skriver Uniforum.

Instituttet får frist til utgangen av oktober med å oversende kopi av kartlegging og risikovurdering. Det presiseres at denne skal ta utgangspunkt i konkrete arbeidsoppgaver og synliggjøre forskjellen mellom grupper av ansatte. Arbeidstilsynet ber også om en beskrivelse av hvordan arbeidstakerne, verneombud og tillitsvalgte har medvirket.

Kjennskap til utfordringer

Tidligere kartlegginger har slik Arbeidstilsynet beskriver det, vist positive sider ved arbeidsmiljøet, som faglig engasjement og motivasjon, gode kollegiale samarbeidsforhold og sterke fagmiljøer. 

I sin begrunnelse for pålegget skriver Arbeidstilsynet imidlertid: 

«Gjennom dokumentasjon og informasjon i tilsynet fikk vi og kjennskap til utfordringer av organisatorisk og psykososial karakter. Arbeidstilsynet krever at instituttet skal kartlegge noen eksponeringer ytterligere: • samarbeid i og mellom ulike grupper (administrative - vitenskaplige ansatte) • rolleklarhet og rapporteringslinjer • lederspenn • medvirkning og kommunikasjon i arbeidsmiljøarbeidet • arbeidsbelastning og tidspress - ulike grupper • emosjonell belastning (studenter /kollegaer) • konflikthåndtering (individnivå versus organisatorisk nivå)»

Slår alarm om arbeidsmiljøet ved UiO-institutt

Pålegg om tiltak

Instituttet får også pålegg om å iverksette tiltak og/eller utarbeide plan for å redusere psykososiale og organisatoriske risikofaktorer i arbeidet. Innen 30.10.2026 må instituttet sende Arbeidstilsynet en oversikt over gjennomførte tiltak, samt en plan med tidsfrist og ansvar for gjennomføring av tiltak og beskrivelse av hvordan arbeidstakerne, verneombud og tillitsvalgte har medvirket

Arbeidstilsynet påpeker i sin begrunnelse at handlingsplanen som ble utarbeidet etter arbeidsmiljøundersøkelsen i 2024 (ARK), ikke i tilstrekkelig grad beskriver konkrete tiltak. En svakhet med denne planen er også ifølge Arbeidstilsynet, at den mangler prioriteringer. 

En underliggende årsak til forholdene 

Arbeidstilsynet påpeker brudd på arbeidsmiljøloven §§ 3-1 om krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, § 4-1. Generelle krav til arbeidsmiljøet og § 4-3. Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet. 

I et tilsvar fra UV-fakultetet undertegnet fakultetsdirektør Bård Kjos og lokal HMS-koordinator Rohit Joshi, sier arbeidsgiver seg enig i at de finnes brudd på arbeidsmiljøloven § 3-1 om krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Men fakultetet ber Arbeidstilsynet begrunne hvorfor det foreligger brudd på § 4-3 om krav til det psykososiale arbeidsmiljøet. 

Arbeidstilsynet skriver i sin begrunnelse: «Manglende etterlevelse av kapittel 3 innebærer at virksomheten ikke har tilstrekkelig grunnlag for å identifisere og håndtere risiko, og medfører dermed en økt sannsynlighet for at kravene til arbeidsmiljøet etter kapittel 4 ikke er oppfylt. Etter en samlet vurdering anses mangler i virksomhetens systematiske HMS-arbeid som en underliggende årsak til forholdene i arbeidsmiljøet. Bruddene på kapittel 3 og kapittel 4 må derfor sees i sammenheng og ikke isolert fra hverandre».

«Som det fremgår av vår respons, reagerte vi i første omgang på at Arbeidstilsynet mente at det var brudd på arbeidsmiljølovens krav om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø», kommenterte instituttleder Dijana Tiplic-Lunde i en mail til Uniforum.

«Arbeidstilsynets forklaring er at deres vurdering er at når det ikke er foretatt en fullstendig risikovurdering med prioriteringer av tiltak, så kan vi ikke med sikkerhet vite om arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig. Men det er altså ikke avdekket konkrete forhold som de mener er uforsvarlige», presiserte instituttlederen.

– Ikke helt uvanlig at man avdekker mangler

Dijana Tiplic-Lunde stiller opp til intervju sammen med fakultetsdirektør Bård Kjos. Arbeidstilsynets konklusjon om brudd, og påleggene som er gitt, betyr ikke at instituttet har tatt lett på HMS-arbeidet, hevder de to.

– Vi tenker at alle typer mekanismer à la intern revisjon eller tilsyn, er fine mekanismer for å lære og forbedre seg i alle mulige sammenhenger. Noen sjeldne ganger kan det kanskje være at man har absolutt alt på stell, men det er vel ikke helt uvanlig at man avdekker mangler, poengterer fakultetsdirektøren.

– Administrative ansatte ved instituttet har i intervju med Uniforum beskrevet problemer knyttet til arbeidsmiljøet. Gir Arbeidstilsynets rapport et grunnlag for å gripe fatt i disse problemene? 

– Dette er et tilsyn med vårt systematiske arbeid med arbeidsmiljøet. Det er ikke et tilsyn av selve arbeidsmiljøet, understreker Tiplic-Lunde. 

Hun beskriver arbeidsmiljøundersøkelsen ARK som UiOs viktigste verktøy for å drive systematisk arbeid med arbeidsmiljøet.

– Dette er et rammeverk som både UV-fakultetet og ILS har fulgt fram til nå, sier hun.

En endring i arbeidsmiljøloven

– Så er vi jo fullstendig klar over at det har skjedd en endring i arbeidsmiljøloven som trådte i kraft etter årskiftet, supplerer Bård Kjos og forklarer at endringen innebærer et økt fokus på det psykososiale arbeidet og økte krav til systematikk. 

– Denne lovendringen er noe alle enheter ved UiO vil måtte ta hensyn til når enhetene skal gjennomføre risikovurdering og utvikle tiltaksplaner på bakgrunn av ny ARK-undersøkelse i 2027, poengterer han.

– Innebærer lovendringen at majoriteten av UiOs enheter trolig ikke oppfyller kravene til kartlegging og risikovurdering? 

– Det kan ikke vi svare på, sier fakultetsdirektøren. 

Han forsikrer at han som fakultetsdirektør vil påse at lærdommen fra tilsynet kommer til nytte ved alle enhetene på UV-fakultetet.

– Jeg vil også viderebringe våre erfaringer til Avdeling for organisasjon og personal (ADM-OPA) slik at også resten av UiO vil kunne dra nytte av dette, sier han.

– Det ble ikke mer spørsmål om dette

– I begrunnelsen til pålegget om kartlegging og risikovurdering skriver Arbeidstilsynet «at det gjennom dokumentasjon og informasjon fikk kjennskap til utfordringer av organisatorisk og psykososial karakter». Arbeidstilsynet skriver også at mangler i virksomhetens systematiske HMS-arbeid kan anses som en underliggende årsak til forholdene i arbeidsmiljøet. Sier ikke dette i klare ordelag at instituttet har utfordringer knyttet til arbeidsmiljøet?

At Arbeidstilsynet snakker om forholdene i arbeidsmiljøet, tror Tiplic-Lunde skyldes at Arbeidstilsynet var blitt informert om at rådgivningsselskapet Moment høsten 2025 ble trukket inn for å bistå instituttet med å løse arbeidsmiljøproblemer blant de administrativt ansatte.

– Dette var jo et tilsyn med det systematiske arbeidet, og vi gikk ikke inn på spesifikke utfordringer. Det var jeg som informerte tilsynet om Moment-undersøkelsen, og som fortalte at vi har noen utfordringer i administrasjonen. Men det ble ikke mer spørsmål om dette, sier Tiplic-Lunde.

– Vi tar til etterretning at arbeidet som er gjort og systematikken i oppfølgingen av undersøkelsen etter Arbeidstilsynet vurdering ikke har vært god nok, sier Kjos og tilføyer: 

– Det er ingen tvil om at bedret systematikk alltid vil kunne redusere sannsynligheten for uønskede hendelser. At Arbeidstilsynet peker på en sammenheng mellom systematisk kartlegging og arbeidsmiljø, er både forståelig og rasjonelt, men det er viktig for oss å få fram at dette ikke betyr at Arbeidstilsynet har funnet konkrete forhold som de mener er uforsvarlige.

– Vi er blitt pålagt å prioritere tydeligere

– Thomas Aulin, UiOs hovedverneombud har anklaget Institutt for lærerutdanning og skoleforskning for å ikke sette inn tiltak som er relevante for de faktiske problemene. Er dette noe dere vil ta til etterretning i det videre arbeidet? 

– Vi er blitt pålagt å prioritere tydeligere hvilke tiltak som er viktige, og hvilke tiltak som er mindre viktige, og det kommer vi til å gjøre, kommenterer fakultetsdirektør Bård Kjos.

– Uniforum har intervjuet ansatte som hevder at arbeidsmiljøet endret seg i feil retning etter et lederskifte og en omorganisering i 2024. Vil en ny tiltaksplan kunne innebære organisatoriske endringer?  

– Dette vil i så fall komme som et resultat av en prosess. Vi er pålagt å vurdere alle deler av virksomheten, svarer instituttlederen.

Representanter med kapasitet til å følge opp 

Tiplic-Lunde forteller at instituttet etter anbefaling fra Moment har besluttet å opprette en egen arbeidsmiljøgruppe i administrasjonen. 

– Jeg vet ikke hvor mange detaljer vi skal ha her. Men jeg kan si at vi ønsker at alle teamene i administrasjonen er representert i arbeidsgruppen. Nå er det opp til teamene å ta en runde og velge sine representanter, sier hun.

På spørsmål om det er noen begrensninger på hvem som kan sitte i gruppa, svarer instituttleder at det er et ønske om at det skal være personer som er til stede i arbeidsmiljøet. 

– Betyr dette at ansatte som sitter mye på hjemmekontor, for eksempel på grunn av opplevde utfordringer i arbeidsmiljøet, er utelukket fra å delta? 

– Det er opp til teamene å velge sine representanter. Det er ønskelig å ha med representanter som er godt kjent med arbeidsmiljøet og har kapasitet til å følge opp arbeidet, kommenterer instituttlederen.

– Vi vil bygge på arbeidet som er gjort

Instituttet har fått frist til utgangen av oktober med å oppfylle påleggene. Den korte tidsfristen bekymrer ikke instituttlederen.  

– Nå er det ikke slik at vi må forkaste de planene vi har, og begynne på nytt. Vi vil bygge på arbeidet som er gjort, sier hun og trekker fram et eksempel: 

– Tiltaksplanen som er utarbeidet, prioriterer ikke tydelig nok mellom tiltak som er viktige og hvilke som er mindre viktige. Det handler også om å skille mellom lav, middels og høy risiko.

Når Uniforum ber instituttlederen beskrive et konkret tiltak som vil bli iverksatt for å sikre et godt arbeidsmiljø, svarer hun at de ansatte er blitt informert om at det skal etableres en prosjektgruppe. I denne gruppen vil alle ansattgrupper være representert. Fakultetets HMS-koordinator, vernetjenesten og Bedriftshelsetjenesten skal også bidra i prosjektgruppa. 

– Dette tilsynet har vært svært nyttig for oss. Vi trenger å dokumentere vårt systematiske HMS‑arbeid bedre, og vi tar dette arbeidet på alvor, forsikrer hun.

– Vi har sendt ut en e-post til de ansatte

– Ansatte har i intervju med Uniforum tidligere kritisert instituttledelsen for manglende informasjon. Har de ansatte blitt informert om innholdet i rapporten fra Arbeidstilsynet? 

– Vi har sendt ut en e-post til de ansatte med de to påleggene, svarer Dijana Tiplic-Lunde. Hun forteller at ytterligere informasjon vil bli gitt på et møte for de ansatte 27. august. 

Nyttig med et eksternt blikk 

Hovedverneombud på Det utdanningsvitenskapelige fakultet Kristin Flood Strøm, beskriver tilsynet som en positiv opplevelse.

– Å sikre et godt arbeidsmiljø er en kontinuerlig prosess, og det er alltid nyttig å få et eksternt blikk på virksomheten. Nå skal vi kartlegge, risikovurdere og utarbeide en tiltaksplan, sier hun og legger til: 

– Nå skal vi bli bedre både på det vi gjør bra, og det vi ikke gjør så bra.

Flood Strøm berømmer ideen om en prosjektgruppe hvor alle ansattgruppene på instituttet er representert.

– Dette er en god måte å jobbe på, sier hun.

– Dette er noe vi bør tenke over

– De ansatte på instituttet har foreløpig kun fått informasjon om påleggene i rapporten fra Arbeidstilsynet. Ser du noen argumenter mot at de ansatte får tilgang til hele rapporten?

– Arbeidstilsynets rapport innholder ikke noe sensitivt, og de ansatte har deltatt i tilsynet  gjennom en spørreundersøkelse. Jeg mener det er naturlig at de ansatte også får se den endelige rapporten, men dette er det opp til ledelsen å bestemme, sier hun.

– De adminstrativt ansatte vil i tillegg få en egen arbeidsmiljøgruppe. Er du enig i at ansatte som sitter mye på hjemmekontor, ikke bør sitte i denne gruppa? 

– Dette er noe vi bør tenke over, svarer Kristin Flood Strøm.

– Dette burde alle ha fått med seg

Hovedvernombud Thomas Aulin har lest rapporten fra Arbeidstilsynet og er enig i Arbeidstilsynets konklusjon.

– For å redusere risiko og sikre en varig forbedring av arbeidsmiljøet, er det nødvendig å styrke det systematiske HMS-arbeidet. Samtidig vil jeg legge til at målet om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, som i tillegg skal være helsefremmende, krever et utrolig stort fokus i en stor organisasjon, og er nærmest en utopi, sier han. 

– Men dette gir instituttet et fint mål å strekke seg etter, slår han fast.

Aulin kjøper imidlertid ikke instituttets forklaring på hvorfor risikovurdering ikke er blitt tillagt større vekt. 

– Det er riktig at risikovurdering er blitt for lite prioritert i oppfølging av  arbeidsmiljøundersøkelsen ARK. Men ved tidligere tilsyn på UiO, blant annet på Farmasøytisk institutt i 2024, har risikovurdering vært et tema. Dette burde alle enheter ved UiO ha fått med seg, bemerker han. 

– Vi får se hvilke tiltak de velger

– Hvilket råd har du til ILS nå?

– Snakk med de ansatte om rapporten. Det vil gi den legitimitet og sikre medvirkning. Involver alle og vær på lag, oppfordrer han, og presiserer at alle ansatte har plikt til å medvirke til et godt arbeidsmiljø. 

Aulin oppfordrer også fakultetet og instituttet til å sette av nok ressurser til HMS-arbeid. Posisjonen som lokalt hovedverneombud burde minst utgjøre en ti prosent stilling, mener han. Han råder også instituttet til å bruke UVs lokale arbeidsmiljøutvalg (LAMU), som han beskriver som et av UiOs mest velfungerende.

– Du leverte inn et varsel på arbeidsmiljøet i administrasjonen til ILS høsten 2025. Er du mindre bekymret for dette arbeidsmiljøet nå, spør vi til slutt.

– Det er for tidlig å si, svarer hovedverneombudet. 

– Nå avventer jeg den videre utviklingen. Vi får se hvilke tiltak de velger