Forstår frustrasjonen - jobber med forbedring

Professor og instituttleder Olav Bolland luftet en lenge oppdemmet frustrasjon i UA onsdag, da han gikk ut og sa at kontrollbehovet hos Fellesadministrasjonen nå går for langt. Det er særlig innføringen av månedlig rapportering på økonomi, som Bolland mener øker trykket på en organisasjon som allerede er hardt presset.

I intervjuet tok han også opp det han gjennom mange år har opplevd som mangel på gode støttesystemer, og manglende forståelse for dette behovet når det er blitt tatt opp.

Kontrollbehov rammer kjernevirksomheten

- Vi blir aldri et excellent universitet, uten at vi også er excellente på drift av organisasjonen, sa Bolland, som mener alt dette rammer det som er viktigst ved NTNU nemlig verdiskapningen i undervisning og forskning.

Bolland addresserte rektor Gunnar Bovim. UA kontaktet Bovim, som igjen satte sitt støtteapparat i sving for å svare på instituttlederens utfordringer. Organisasjonssjef Ida Munkeby og økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen har svart skriftlig, og understreker følgende:

- Vi lytter til signaler fra erfarne og dyktige instituttledere, fordi dette gir viktige innspill i utviklingen av NTNU. Vi inviterer også herved Olav Bolland og andre interesserte til tettere samarbeid, med mål om å forenkle og forbedre prosedyrene våre.

Mer og hyppigere rapportering

Bolland leder Institutt for energi- og prosessteknikk på sjette året. Han er en av NTNUs mer profilerte forskere, og en av landets fremste eksperter på klimagassteknologi. Samtidig er instituttet et mønsterbruk sett med NTNU-ledelsens øyne: De har 170 ansatte, og i fjor innkasserte hver vitenskapelig ansatt over fem publikasjonspoeng. Det er mest på NTNU, og mer enn dobbelt så mye som NTNU har satt som mål.

Instituttlederen er frustrert over at ledelsen har gått fra tertialrapportering, til månedlig regnskapsrapportering mellom institutt og fakultet. Det skjedde i januar, men nå er det også innført en praksis der tallene skal gå videre til rektor. Bolland mener fristene er særdeles knappe. Det er kun snakk om dager fra regnskapsperioden er over til fasit skal ligge på rektors bord.

- Trenger oversikt

Munkeby og Arntsens svar på dette er at NTNU «er en stor institusjon med store budsjetter, mange ansatte, studenter og krevende utfordringer».

- Ledere på alle nivåer trenger god oversikt over og innsikt i sin virksomhet for å kunne treffe gode beslutninger som understøtter kjerneoppgavene våre. På samme grunnlag har våre eiere behov for tilbakemeldinger om hvordan vi gjennomfører vårt samfunnsoppdrag, skriver de.

De to lederne poengterer videre at det er en viktig oppgave å fremskaffe nødvendige data for både ledere og eiere på en smidigst mulig måte.

- Vi erkjenner at vi ikke alltid lykkes med dette. Bollands beskrivelse av mange manuelle prosedyrer og datasystem som ikke henger sammen kjenner vi oss igjen i, heter det i teksten fra Munkeby og Arntsen.

Jobber med saken

De to opplyser at de jobber med flere tiltak for å svare på noen av disse utfordringene, men at de sannsynligvis ikke er flinke nok til å synliggjøre dette arbeidet.

Det vises til to helt konkrete prosjekt på økonomiområdet. Det ene er Bevisst-prosjektet, som står for Bedre virksomhetsstyring. Målet er å gjøre blant annet økonomidata lettere tilgjengelig, og Munkeby og Arntsen forsikrer om at de her har kommet langt.

Kritikken fra Bolland gikk også på at dagens system, Maconomy, har store svakheter.

- Vi har også et arbeid på gang for å forbedre Maconomy slik at verktøyet skal fungere bedre som prosjektstøtte, skriver lederne i sitt svar.

Jobber med tilsettingshastigheten

De viser til at den formelle økonomirapporteringen fortsatt skjer tertialvis, men at de i tillegg har en muntlig dialog med fakultetene hver måned.

Bolland tok også opp at det er et problem med til dels lang tilsettingstid, noe han mener NTNU fort kan tape på i konkurransen om å trekke til seg de beste hodene.

- Vi vet at det er variasjon i tilsettingshastighet ved fakultetene. Til høsten skal vi ha en ny gjennomgang av rekrutteringsprosessene for vitenskapelige ansatte. Tidsbruken kan og bør reduseres, uttaler økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen og organisasjonsdirektør Ida Munkeby.

Får støtte

Da Olav Bolland snakket med UA, sa han at han hadde en følelse av å snakke på vegne av flere. Nå høster han støtte fra kolleger. I et innlegg skriver professor Bjørn Holmedal at det ikke holder å kjøpe inn dyre systemer for regnskap, innkjøp, dokumenthåndtering, etc.

- NTNU må også bruke ressurser på implementasjon og tilpassing av systemene og opplæring i bruk av dem. Dagens systemer er ikke tilpasset behovene og fungerer derfor svært dårlig, skriver Holmedal.

Kollega Edgar Hertwich viser til regler som gir lite mening, og forsinkelser i prosjektoppstart som følge av trege ansettelser.

- Slik får du krevende situasjoner og det oppstår mye ekstraarbeid og frustrasjon som belønning for å få inn etterlengtet EU finansering, skriver Hertwich.

Han er professor i industriell økologi og blant annet leder av arbeidgruppen for miljøpåvirkninger i FNs Ressurspanel, som igjen bidrar til FNs Klimapanels rapporter. Hertwich skriver at fokus på forskning er det eneste som teller for å være fremragende og konkurrere internasjonalt.