NTNU erkjenner feil: Skrur av omstridt Canvas-funksjon
Personvernombudet fikk ikke tilstrekkelig grunnlag til å vurdere funksjonen «emneanalyse» før NTNU innførte Canvas. Nå slår universitetet av funksjonen inntil det er gjort en ny vurdering.
Den omstridte funksjonen «emneanalyse» var ikke en del av personvernvurderingen som ble forelagt NTNUs personvernombud før innføringen av Canvas.Foto: Benedikt Erikstad Javorovic
Til UA opplyser NTNUs personvernombud Thomas Ørnulf Helgesen at den omstridte funksjonen «emneanalyse» ikke var beskrevet i personvernkonsekvensvurderingen han fikk før innføringen av Canvas.
Fakta
Dette er saken
I sin originale ytring reagerte læringsassistent Waage på at han og andre læringsassistenter hadde tilgang til langt mer informasjon om medstudenter enn det de trengte. Gjennom funksjonen «emneanalyse» kunne han se hva enkeltstudenter klikket på, antall klikk, når de sist var aktive og hvor mye tid de brukte på plattformen.
NTNUs forvaltningsleder for digitalt læringsmiljø, Ole Bjarne Mogård, svarte Waage i en egen ytring. Der erkjente at han at læringsassistenter aldri skulle ha hatt tilgang til emneanalysen, og at de hadde fjernet den.
Funksjonen emneanalyse ble også slått av som standard, men undervisere kunne aktivere den om de ønsket.
Personvernombud ved NTNU Thomas Ørnulf Helgesen er i gang med å undersøke saken nærmere.Foto: NTNU
Han hadde dermed hverken mulighet til å vurdere funksjonen eller behandlingen av personopplysninger som skjer gjennom den.
Nå er han i gang med å undersøke saken nærmere.
– Jeg lurer på hva slags vurderinger de har gjort, sier han til UA.
Innrømmer feil
Universitetsavisa har bedt Seksjon for læringsstøtte og digitale tjenester om svar siden onsdag forrige uke. Mandag 9. november stilte forvaltningsleder for digitalt læringsmiljø Ole Bjarne Mogård til intervju.
Han forklarer tidsbruken med at NTNU måtte gjennomgå dokumentasjonen og drøfte spørsmålene med IT-sikkerhet, personvernombudet og jurister.
Mogård erkjenner at personvernombudet ikke fikk tilstrekkelig grunnlag til å vurdere emneanalyse-funksjonen. Dokumentasjonen som ble gitt ombudet nevnte at lærere kunne se studentenes aktivitetsdata, men beskrev ikke godt nok hvilke opplysninger det gjaldt, eller formålet og behandlingsgrunnlaget for dem.
De skal derfor gjøre en ny vurdering av funksjonen.
– Derfor har vi valgt å deaktivere funksjonaliteten nå, i påvente av at vi får gjort en god vurdering på dette, sier Mogård.
Forvaltningsleder for digitalt læringsmiljø Ole Bjarne Mogård bekrefter at personvernombudet aldri fikk vurdert funksjonen emneanalyse.Foto: NTNU
UA søkte også om innsyn i personvernkonsekvensvurderingen forrige uke, men har enda ikke fått innsyn.I følge Mogård er det enda ikke klart om dokumentene kan utleveres, og om opplysninger om sikkerhet og sikkerhetstiltak må sladdes først.
Ingen spurte studentene
Selv om emneanalyse aldri ble vurdert av personvernombudet, forteller Mogård at det ble ansett som en nødvendig funksjon.
Det var fordi funksjonen var etterspurt av undervisere og kunne bidra til emneutvikling og oppfølging av studenter.
– Det ble vurdert som funksjonelt og nyttig at lærere kan se aktivitetsdata, forklarer Mogård.
– Hva med studentene da, spurte dere dem om hva de syntes om en slik funksjon?
Mogård innrømmer at studentene aldri var involvert når emneanalysen ble vurdert. Han har ikke noe klart svar på hvorfor de ikke ble tatt med i vurderingen.
– Det kan jo ligge på rutineplan, eller kultur. Jeg har ikke noe klart svar på det, sier han.
Nå som funksjonen skal vurderes igjen er Mogård positiv til å få med studentenes synspunkter, men det er foreløpig ikke besluttet.
– En menneskelig feil
Mogård forklarer at studentassistentenes tidligere tilgang til emneanalyse skyldtes en feil i rolleinnstillingene i Canvas. Det var aldri gjort en bevisst vurdering av om de hadde behov for tilgangen.
– Så det er rett og slett en menneskelig feil av oss som forvalter systemet, at vi har glippet på at den tilgangen har blitt stående på, sier han.
De som har ansvar for Canvas ved NTNU har gjennomgått rollene på nytt etter at feilen ble oppdaget.
Ifølge Mogård var emneanalyse aktivert i rundt 140 emner i pilotperioden på våren. Ved oppstarten i høst var funksjonen slått på som standard i alle emner. Læringsassistentenes tilgang ble fjernet etter Waages ytring 28. oktober.
Vet ikke om studentene får beskjed
I følge personvernombud Helgesen er det naturlig å involvere studentene for å få tilbakemeldinger på hva de mener om en funksjon som emneanalyse.
Når UA snakket med ham forrige uke var han heller ikke klar over om studentene har vært kjent med at det samles så mye aktivitetsdata om dem.
– Jeg vet ikke om det er slik at når underviser skrur på denne funksjonen så blir studentene kjent med at det skjer. Det er også relevant å undersøke, forklarte Helgesen.
Dette spurte UA Mogård om:
– Det tror jeg vi må bare si at nei, vi har ikke informert godt nok om det, sier han.
Han er enig i at de må bli tydeligere på hvilke data som hentes ut, hva de brukes til, og hvem som har tilgang til dem også ovenfor studentene.
Manglende informasjon og åpenhet
Personvernombud Helgesen mener studentene som har ytret seg i Universitetesavisa peker på noe viktig.
– Det fremstår som om det er manglende informasjon og åpenhet om behandlingen av personopplysningene som inngår i emneanalysen, samt om formålet og nødvendigheten av funksjonen. Det må institusjonen svare for.
Han forteller at han tidligere har gitt utrykk for at læringsanalyserer eller andre analyser på individnivå burde vurderes særskilt. Helgesen er i dialog med Utdanningsavdelingen og gjennomgår nå det han har mottatt og svar og vurderinger.
