Slankest, men mindre slank: Andelen støtte og administrasjon øker

Andelen teknisk-administrative årsverk og støttestillinger ved NTNU har økt de siste fire årene. Endringen skyldes ikke hovedsakelige oppbygging av administrasjonen, men at antallet vitenskapelige årsverk har falt markant.

Tall for 2021 til 2025 viser at NTNU har gått fra 5 266,8 vitenskapelige årsverk i 2021 til 4 760,6 i 2025, en nedgang på 9,6 prosent. I samme periode økte teknisk-administrative årsverk fra 1 855,8 til 1 907,8, en oppgang på 2,8 prosent. 

Database for statistikk om høyere utdanning, DBH, skiller mellom teknisk-administrative og støttestillinger. Denne kategorien inkluderer for eksempel bibliotekarer, ingeniører og labasisstenter. Ved NTNU faller sistnevnte fra 830,3 til 780,5 årsverk i perioden, eller cirka 6 prosent. 

Selv om denne også faller utgjør den totale andelen teknisk-administrative og støttestillinger øker fra 33,8 prosent i 2021 til 36,1 prosent i 2025.

Bjørn Haugstad, direktør for organisasjon og infrastruktur ved NTNU, mener utviklingen isolert sett kan være positiv.

- Siden jeg har problematisert at vi har vært så «slank» i administrasjonen, er det isolert sett bra med en noe endret balanse. Ikke minst fordi det kan avlaste vitenskapelig ansatte for administrative oppgaver.

Haugstad mener utviklingen bringer NTNU nærmere en bedre balanse, men peker på et dilemma:

- Samtidig er det problematisk at balansen endrer seg ved at antallet vitenskapelig ansatte reduseres, blant annet fordi forventningene til hva NTNU skal levere jo ikke er redusert, sier han.

Kan snu i 2026

Nedgangen i vitenskapelige årsverk har vært særlig tydelig de siste par årene. Ifølge Haugstad har Grande signalisert at NTNU ikke skal fortsette å gå ned.

- Rektor har understreket at han ikke ser for seg at vi skal videre ned i antall vitenskapelig ansatte, men snarere bygge noe opp der det er økonomisk rom i henhold til strategisk personalplan, sier OI-direktøren.

Universitetsavisa har tidligere omtalt at NTNU håper å få utlyst flere stillinger i løpet av det kommmende året.

På spørsmål om hvor det er størst behov i organisasjonen framover, vil Haugstad være varsom med å peke ut konkrete områder, men nevner ett felt:

- Jeg har ikke grunnlag for å peke på spesielle områder nå, utover at vi i administrasjonen er bekymret for kapasiteten innen prosjektøkonomi, sier han.

NTNU er fortsatt slankest mens UiO er i andre ende  

Selv om NTNU har hatt en tydelig forskyvning i andeler, er universitetet fortsatt lavest blant de største universitetene når teknisk-administrative og støttestillinger ses under ett. 

Til sammenlikning ligger UiO på 43,6 prosent, UiB på 40,6 prosent og UiT på 40,8 prosent.

Haugstad vil ikke spekulere i hvorfor NTNU historisk har vært slankere.

- Det blir bare spekulasjon å skulle svare på det fra min side, sier han.

Men han peker på en mulig konsekvens av lavere administrativ andel.

- Det kan føre til at våre vitenskapelige ansatte må utføre administrative oppgaver som ved UiO og UiB håndteres av TA-ansatte, sier Haugstad.

UiO: - Viktig å ikke bare se på rene tall

Ved UiO mener fungerende universitetsdirektør Johannes Falk Paulsen at tallene må tolkes i lys av hva administrasjonen faktisk gjør.

- UiO har en dyktig administrasjon, som bidrar til at forskerne våre forsker og underviser, og studentene får studert, forklarer Paulsen til Universitetsavisa.

Han peker på at grensen mellom administrative og vitenskapelige oppgaver ikke alltid er skarp:

- Administrative og vitenskapelige oppgaver kan være sammenvevde, for eksempel deltar TA-ansatte inn i vitenskapelige prosesser, for eksempel gjennom spesialisert forskningsstøtte, samarbeid på laboratorier og lingnende.

Paulsen framhever at UiO over tid har bygget opp støtte til søknadsarbeid og eksternfinansiering.

- Over tid har vi bygd opp et godt apparat for å støtte forskerne i søknadsprosessene. Dette er en investering vi ser vi har stor nytte av, forklarer han.

Paulsen peker også på at noe av endringen i vitenskapelige årsverk fra 2024 til 2025 handler om rekrutteringsstillinger.

- Nedgangen i vitenskapelige årsverk fra 2024 til 2025 handler i stor grad om rekrutteringsstillinger. Universitetet i Oslo har over tid ligget over måltallet Kunnskapsdepartementet har satt opp for oss når det gjelder rekrutteringsstillinger. Det gjør vi fortsatt. I tillegg skyldes noe også nedgangen hos Forskningsrådet, poengterer han.

Når det gjelder UiOs teknisk-administrative årsverk, beskriver han utviklingen som relativt stabil, med en liten økning fra 2024 til 2025.

Mer komplekse krav, mer spesialisert administrasjon

På spørsmål om hvordan UiO ser på balansen mellom fag og støtte, understreker Paulsen at det handler om opplevd støtte, ikke bare forholdstall.

- Forholdet mellom vitenskapelige og teknisk-administrative årsverk handler overordnet sett om hva administrasjonen gjør, og hvilken opplevelse av støtte de vitenskapelige ansatte opplever de får av administrasjonen. Det er derfor viktig å ikke bare se på rene tall.

Han trekker fram økt kompleksitet og ytre krav som en viktig driver for støttebehovet:

- Vi ser en økt kompleksitet, hvor kravene til for eksempel personvern, etikkgodkjenninger og rapportering i forbindelse med ekstern finansiering aldri har vært høyere. Den geopolitiske situasjonen gjør at vi må ha større søkelys på ansvarlighet i internasjonalt samarbeid, opplyser Paulsen.

- Viktig at oppgaver ikke lekker over på vitenskapelige

Samtidig beskriver han en retning UiO mener er viktig: mer spesialisert administrasjon tettere på kjerneoppgavene, kombinert med standardiserte prosesser.

- En tendens som vi har sett over tid er at utviklingen går mot en mer spesialisert administrasjon som er tettere på kjerneoppgavene, mens vi samtidig arbeider med å utvikle effektive helhetlige administrative prosesser på tvers av hele universitetet, redegjør han.

Et viktig poeng for UiO, ifølge Paulsen, er å hindre at effektivisering bare flytter oppgaver over på fagfolk:

- Når vi effektiviserer må vi være bevisste på at administrative oppgaver ikke «lekker over» på de vitenskapelige ansatte.

UiO vil bygge internt heller enn å kjøpe tjenester

Paulsen peker på flere mulige forklaringer for UiOs høyere andel støttestillinger. Han framhever særlig at UiO har valgt å bygge kompetanse internt framfor å kjøpe tjenester.

- For UiO har det vært viktig å bygge kompetanse internt i egen organisasjon, og ikke kjøpe for mange administrative tjenester, eksempelvis på IT-området.

Han nevner også at UiO har en institusjonell «særhet» som påvirker bemanningssammensetningen:

- I tillegg er vi så heldige at vi har de to største universitetsmuseene som, i tillegg til vitenskapelige ansatte, også har ulike typer administrative og tekniske stillinger.

«Ideell balanse»: peker på tidsbruk og opplevd støtte

Både ved NTNU og UiO er ledelsen forsiktig med å definere en ideell balanse i prosent. Paulsen peker på at et relevant mål kan være hvor mye tid vitenskapelige faktisk bruker på kjerneoppgaver.

- I tillegg til å følge med på antall og forholdet mellom kategoriene kan det også være viktig å følge med på tidsbruken for de vitenskapelige ansatte, at vi har «nok» administrative ansatte til at forskerne kan bruke mer av sin tid på forskning og utdanning.

UiO-direktøren legger til at institusjonene er forskjellige, og at balansen må vurderes lokalt:

- Institusjonene i sektoren er forskjellige, og jeg tror balansen må finnes ved hver institusjon, tilpasset dens egen art.