Risiko for IT-kluss på NTNU fra nyttår

- Omleggingen av tilganger har høy risiko. Vi ser denne fasen som like kritisk som i fjor, sier IT-sjef Håkon Alstad ved NTNU.

Da var det endringer i en lang rekke datasystemer som følge av fusjonen mellom NTNU, HiST, HiG og HiALS. Den store skrekken var at ansatte ikke skulle få lønn, men det ordnet seg. Nå er det ingen fare for at ansatte ikke får lønn.

Ekstra beredskap

- Alle skal endre tilhørighet i organisasjonstreet, både som følge av ny fakultets- og instituttstruktur, men også som følge av innplasseringer i nye stillinger. Det har store konsekvenser for datasystemene, så vi setter opp ekstra beredskap både i romjula og etter nyttår. Det er ganske alvorlig om folk ikke får tilgang til filene sine, systemer og bygninger, sier Alstad.

IT-sjefen forklarer at organisasjonstilhørigheten i systemer som PAGA og FS styrer hvor og til hva den enkelte ansatte eller student har tilgang. Det kan være hvilke bygninger nøkkelkortet virker i, tilgang til Itslearning, Innsida, reisebyrået Berg-Hansen, saksbehandlingssystemet ePhorte, og en rekke andre systemer.

- Største endring siden 1996

I NTNUs fusjonsprosjekt har det blitt brukt en metodikk med risikovurderinger på et fargekart, men rød som høyeste risiko. Risikobildet for sikker drift knyttet til endret organisasjon ved nyttår og matchende IT-systemer, vurderes som oransje i en statusrapportering som legges frem for NTNU-styret onsdag. Alstad sier til UA mandag at han nettopp har vært i et møte og at faren for risiko vurderes som noe lavere enn den har gjort tidligere. Likevel vil det ikke bli en risikofri overgang til det nye året.

- Jeg tror vi har ganske god kontroll, men det er blant annet noen lokale systemer vi ikke har kontroll over, som kan skape problemer. Kompleksiteten er så stor, og det er så store endringer som gjøres, at det er nødt til å være en viss risiko fra nyttår. En endring av denne størrelsen har ikke NTNU hatt siden 1996, sier Alstad.

Omstilling fortsatt krevende for arbeidsmiljøet

I den samlede risikovurderingen som legges frem for NTNU-styret, heter det at omstillingen universitetet har vært og er gjennom fortsatt er krevende for arbeidsmiljøet. Men ifølge risikovurderingen antas det at opplevd utrygghet blant ansatte er vesentlig mindre etter at alle innplasseringer i nye stillinger er foretatt.

Konsekvenser av effektivisering er et annet felt det er knyttet risiko til. Det er fremdeles ubesatte administrative stillinger ved fakultetene og i avdelingene i Fellesadministrasjonen etter at alle innplasseringer er gjort. Ifølge risikovurderingen drøftes det om kunngjøringsstoppen på NTNU kan avvikles for å bidra til at ledige stillinger kan fylles.

Tidligere har lokalisering av Fellesadministrasjonen blitt vurdert som en risikofaktor. Dette vurderes som avklart da alle ansatte vil ha et arbeidssted fra første dag etter omorganiseringen.