Etter snart et år med utredning av administrativ organisering ligger rektors forslag klart: Dagens HMS-avdeling, med unntak av bedriftshelsetjenesten, skal bli en seksjon eller faggruppe som supplement til de eksisterende faggruppene ved dagens Personalavdelingen, og danner samlet sett en ny avdeling med navnet ”HR-avdelingen”.
Hva er forskjellen på HMS, personal og HR? Spiller begreper, definisjoner og organisering egentlig så stor rolle? For oppnåelse av NTNU sine strategier og mål spiller det en stor rolle. For NTNU som kompetanseleverandør innenfor disse fagområdene spiller det en stor rolle.
I den svært kunnskapsintensive virksomheten som universitetet er, er det de menneskelige ressurser og deres kompetanse som er NTNUs største kapital og investeringsobjekt. NTNU bør synliggjøre, både på sitt organisasjonskart og gjennom sin praksis, at begrepsbruken gjenspeiler HMS og HR som vel definerte og avgrensede fagområder innenfor hver sine rammer. Til felles oppgave har HMS og HR å stadig videreutvikle NTNU som en attraktiv og helsefremmende arbeidsplass, hvor kunnskap for en bedre verden produseres.
For å få på plass en hensiktsmessig organisering av de leveransene som dagens HMS-avdeling og Personalavdelingen gir til organisasjonen, må en tydeliggjøre hvilke prosesser, tjenester og roller HMS og HR handler om, og forstå hvilken systematikk de tilhører. Min forventning var at det var jobben som skulle gjøres i det i året som har gått.
Ledelsens strategiske partner i kompetansestyring
HRM (Human Resources Management / ”HR”) kan ut fra norsk faglitteratur og professor Linda Lai oversettes til strategisk kompetansestyring. Med strategisk kompetansestyring menes planlegging, gjennomføring og evaluering av tiltak for å sikre organisasjonen og den enkelte medarbeider nødvendig kompetanse for å nå virksomhetens overordnede mål. Dette er en utvidelse av hva mer tradisjonell personaladministrasjon har vært innbefattet med, og som personal ofte refererer til.
En sentral HR-funksjon i en stor organisasjon skal være en strategisk premissleverandør for standardiserte rekrutteringsprosesser, for leder- og medarbeiderutvikling og opplæring, lederstøtte og belønningssystemer, karriereløp (eks. for vitenskapelige ansatte: professor- og dosentløp), samt drive god forvaltning innen mer transaksjonell HR og personaladministrasjon. HR-medarbeidere skal ifølge HR-guru Dave Ulrich fylle rollene som ledelsens strategiske partner, medarbeiderspesialisten, den administrative eksperten og som endringsagenten.
Dette kan Personalavdelingen og fakultetene ved det gamle NTNU, som gjennomførte en HR-transformasjon for en 6-8 år siden.
Redusere risiko og fremme helse
HMS (Helse, miljø og sikkerhet) som begrep er lovfestet i Arbeidsmiljøloven, AML. AML. stiller krav til forsvarlige arbeidsbetingelser innenfor de fysiske, ergonomiske, organisatoriske, psykososiale, kjemiske og biologiske områdene som arbeidsmiljøet totalt består av. AML. stiller videre krav til et systematisk arbeidsmiljøarbeid (internkontroll) med organisering og opplæring av de ulike roller og ansvarsområder som arbeidsgiverrepresentanter, arbeidstakere med sine representanter (verneombud og tillitsvalgte) og bedriftshelsetjenesten har.
I gjennomføringen av det systematiske HMS-arbeidet, skal arbeidsgiver og arbeidstaker sammen kartlegge virksomhetens farer og problemer, risikovurdere, og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Dette er ikke strategisk kompetansestyring. Dette er sikring og ivaretakelse av et trygt, forsvarlig og helsefremmende arbeidsmiljø.
HMS-avdelingen ved det gamle NTNU har hatt en god plassering og synlighet i organisasjonen, noe som er en nødvendighet med tanke på den omfattende og til dels risikofylte kjernevirksomheten som til daglig foregår. Enheten har arbeidet med å etablere og utvikle systematisk HMS-arbeid og ivaretatt rollen som bedriftshelsetjeneste . Avdelingens interne og brede ressurser har vært avgjørende for utviklingen av HMS ved NTNU.
Både HMS og HR må ivaretas i ny organisering
Ny organisering må legge til rette for at de HR-relaterte tjenestene og prosessene levert av dagens Personalavdelingen får mulighet til å i enda større grad styrke og rendyrke fokuset på strategisk kompetansestyring (HR) som fagområde. Slik kan HR-funksjonen gi enda bedre støtte til at det nye NTNU når sine mål knyttet til forskning, undervisning, formidling og internasjonalisering.
Ny organisering må sikre at HMS fortsetter med å være synlig som et eget fagområde som ivaretar alle arbeidsmiljøfaktorer på en systematisk og helhetlig måte. HMS-funksjonens arbeid med utvikling og ivaretakelse av et godt psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, vil være en direkte gevinst for de HR-relaterte prosessene. HR-funksjonen kan bygge videre på arbeidsmiljøfaktorer i eksempelvis IA-arbeidet, og i leder- og medarbeiderutvikling, da gjerne med fokus på resultatfaktorer som jobbengasjement og arbeidsglede, som er viktig for å kunne ta ut potensialet i medarbeidernes kompetanse.
I en eventuell sammenslått avdeling for HMS og HR, må definisjonen og avgrensingen av de to ulike fagområdene anerkjennes og verdsettes som likeverdige, også når avdelingen skal få et navn. Det betyr likevel ikke at det ikke skal kunne foregå faglige aktiviteter og leveranser på tvers av faggrupper eller seksjon(-er) – snarere tvert i mot!
Blir HR + HMS til HR?
Etter nesten et års utredning er konklusjonen at HR (som riktignok heter personal ved NTNU i dag) + HMS skal slås sammen til en avdeling som heter HR.
Modell 2, som er den vedtatte modellen for administrativ organisering, skal sikre at ”(…) det blir en reell fusjon for alle. Den åpner i større grad muligheter for fornyelse ved en annen plassering av myndighet, funksjoner og oppgaver enn i dag. Ved å løsne eksisterende strukturer åpnes det opp for å organisere arbeidsprosesser på nye måter.”
Fakultetene har uttalt at de ønsker seg mer standardisering og tydeligere retningslinjer, og de gitte premissene fagnærhet, kvalitet, modernisering og effektivitet skal imøtekommes nå når ny organisering av administrasjonen skal vedtas.
Likevel er konklusjonen fra den lange og omfattende utrednings-, hørings- og innspillsprosessen å videreføre to sidestilte avdelinger under en paraply som kun gjenspeiler det ene fagområdet.
En lang veg er gått. Så mange tanker har fått modne. Er dette alt?
