Onsdag fikk styret en status for arbeidet med ledelse og medvirkning. Gjennom våren har ansatte og enheter ved NTNU diskutert hvordan ledelse og medvirkning skal fungere framover.
102 enheter og 19 enkeltpersoner sendt inn innspill per 18. april. Innspillene skal brukes når styret 16. juni skal behandle hvilken ledelsesmodell universitetet skal ha fra 2029, og hvilke tiltak som kan styrke medvirkningen og redusere avstanden i organisasjonen.
En egen ressursgruppe skal legge til rette for diskusjonene, lytte til organisasjonen og oppsummere innspillene. Gruppen skal ikke komme med en egen anbefaling. Før styremøtet i juni skal det også lages et notat om konsekvensene av å eventuelt gå fra tilsatt til valgt rektor, og analyser av ARK-data skal inn i saken.
I et notat til styret skriver rektor at det foreløpig er for tidlig å trekke konklusjoner, men at prosessen er i rute og følger rammene styret har satt.
Utfordring med «skinnprosesser»
– Innspillene tegner et bilde av at medvirkning fungerer best på lokalt plan. Den gjennomgående utfordringen på NTNU er det vi kan kalle skinnprosesser, sier leder av ressursgruppen Terje Lohndal.
Eksempler på skinnprosesser Lohndal trekker fram er følgende:
- at medvirkning ikke oppleves å være reell og beslutningene oppleves å være tatt på forhånd,
- at innspill forsvinner i systemet uten at det gis tilbakemelding,
- manglende sporbarket i prosessene
- for korte høringsfrister
- at ansatte involveres for sent
- at prosessene oppleves å være for lite transparente.
– Dette svekker ansattes motivasjon og gjør at man blir resignerte, konkluderer Lohndal.
Mange opplever medvirkningstretthet
Han forteller at de også ser en spenning i innspillene mellom opplevelsen av for lite reel medvirkning og for mange prosesser som fører til medvirkningstretthet.
– Svært mange enheter opplever også avstand til sentralt ledernivå selv om mange også trekker fram at det er positivt at rektor har besøkt instituttene.
Mange av innspillene peker også på at informasjon beveger seg oppover, og ikke nedover og at det er for mye informasjon som fordeles på for mange kanaler.
– Innsida er også relativt upopulær, for å si det forsiktig sier Lohndal.
– For mange er det krevende å forstå hvordan medvirkningsapparatet egentlig fungerer, og hva som er kriteriene for å bekle de ulike posisjonene som dette apparatet består av, forklarer han.
Vil ikke ha strukturelle endringer
Lohndal forklarer at Gjøvik og Ålesund særlig opplever organisatoriske og geografiske utfordringer. Samtidig står internasjonalt ansatte og midlertidig ansatte ovenfor mange barrierer som blant annet handler om språk, ettersom det er norsk som er administrasjonsspråket på NTNU.
– Overordnet så handler forbedringsforslagene ikke i hovedsak om nye strukturelle endringer, men å gjøre ordningene og prosessene vi faktisk har reelle og bedre, forklarer han.
I valg av ledelsesmodell finnes det sprik i synspunkter ifølge Lohndal.
– Felles for alle de som har drøftet valg av rektor er at de ønsker en mer åpen og inkluderende prosess.
Redd for at debatten oppleves som en skinnprosess
Peder Berntsen Brenne opplever at det ikke har vært så stort engasjement for ledelse- og medvirkningsdebatten som han hadde sett for seg.
– Jeg hadde håpet dette skulle prege vinteren, men jeg opplever ikke at det har vært sånn.
Samtidig forteller han at han har fått innpill fra ulike hold om at styret allerede har bestemt seg, og at det ikke er vits i å engasjere seg.
– Hvis det oppleves som at vi driver en skinnprosess så er det fryktelig synd. Det har vært langt ifra min intensjon i denne saken.
Også Ida Marie Stephansen er enig i at det er viktig at det ikke blir eller oppleves som en skinnprosess.
– Jeg vil oppfordre alle i styret om å lese papirene som kommer fra denne prosessen. Det er viktig at man ikke bestemmer seg for hva man mener er best i forveien.
Juni-møtet er ikke slutten
Organisasjonsdirektør Bjørn Haugstad mener det jobbes iherdig for å invitere inn og synliggjøre at det er lav terskel for å meddele seg i prosessen.
Både Haugstad og rektor Tor Grande er tydelig på at funnene så langt tilsier at medvirkning er noe NTNU må jobbe med også etter styremøtet i juni.
– Vi ser allerede nå at det her er ting å jobbe med for organisasjonen utover høsten og videre, sier Bjørn Haugstad.
Når det kommer til kritikken mot Innsida sier Haugstad at det nå jobbes for å få bedre internkommunikasjon og en mer navigerbar hjemmeside.
