Nå blir det enklere å melde avvik på Helse-, miljø og sikkerhet (HMS) ved NTNU. Det gamle papirsystemet forsvinner, fra og med mandag skal alle hendelser meldes elektronisk.
Nytt sted. Den nye løsningen blir tilgjengelig via lenke på Innsida, som heretter er stedet å melde og behandle HMS-avvik
Den 16. januar dukker det opp en lenke i høyre-menyen på Innsida som heter “Melde HMS-avvik”. Der kan alle som ser eller opplever hendelser som kan eller har medført skade på mennesker, miljø eller materiell ved NTNU melde i fra.
- Målet er å få opp antallet registrerte, reelle avvik. Det skal være enkelt å melde i fra. Det nye systemet er brukervennlig, oversiktlig og enkelt. Man skal slippe å gruble på hvor eller til hvem avviksmeldingen skal sendes. Dette skal nå gå av seg selv, sier prosjektleder Eva Johanne Klevstuen.
En annen forbedring er at de som melder i fra, får muligheten til å følge avviket og til en hver tid holde seg oppdatert om den videre behandlingen.
Motivere til å melde
HMS-sjef Anne-Beth Holte er glad for at systemet, som det har vært jobbet med siden 2009, nå kommer på lufta.
- Vi håper dette motiverer flere til å melde fra, og at de som allerede er flinke fortsetter å være det, sier hun.
NTNU kvitter seg nå med det gamle papirsystemet, som har vært så tungrodd og lite brukervennlig at man mistenker en kraftig underrapportering. Antallet meldte avvik per år har i mange år ligget rundt 50 per år. Holte mener det er svært lavt i forhold til en så stor og kompleks virksomhet som NTNU driver, blant annet med rundt ett hundre laboratorier. Til sammenligning har Sintef, som har meldt avvik elektronisk en årrekke, like mange meldte avvik i kvartalet.
Lite læring, repetisjon av feil
De siste par årene har HMS og betydningen av å melde avvik fått mer oppmerksomhet, så tallene har gått sakte men sikkert opp. Dette skyldes ikke minst den store oppmerksomheten NTNU har fått etter flere kritiske tilsyn og krav om pålegg fra arbeidstilsynet.
- I fjor kom vi opp i 300 avviksmeldinger, forteller Holte.
Noe av utfordringen har vært at de fleste sakene ikke endte opp hos linjeledelsen der de skal behandles. I stedet havnet de hos HMS-avdelingen fordi folk ikke visste hvor de skulle henvende seg.
- På den måten ble det lite læring, samt at samme feil kan bli begått flere ganger, sier Eva Johanne Klevstuen.
Nå vil sakene automatisk bli sendt dit de skal. Arbeidsmessig og ansvarsmessig er det ingen forskjell. Flere vil bli involvert, og ansvaret blir mer synliggjort.
- Alt havner ikke her i HMS-avdelingen. Vi har fått et arbeidsverktøy som gjør prosessen enklere og mer oversiktlig for alle, også i forhold til læring blir dette bedre, sier prosjektlederen.
Arbeidstilsynet satte fart
Det er flere år siden HMS-seksjonen innså at papirsystemet for avviksmeldinger var i ferd med å gå ut på dato. I 2009 startet de et forprosjekt for å se på muligheten for å innføre et elektronisk system. Dette endte i et kravdokument, men det kom ikke tidsnok til å bli med i NTNUs budsjett for 2010. I 2010 kom de mye omtalte tilsynene fra Arbeidstilsynet, som blant annet påpekte mangler ved NTNUs avvikssystem.
- Vi var jo allerede i gang med prosessen, så tilsynet påpekte ting vi allerede var klar over. Men, dette ga oss en ekstra dytt. Vi tok prosjektet frem igjen, og midler ble stilt til rådighet. Systemet vi nå får på plass, er et resultat av at veldig mange mennesker har jobbet sammen og bidratt, sier HMS-sjef Anne-Beth Holte.
Det neste halvåret regnes som en prøveperiode. Prosjektgruppen består, og skal være behjelpelig for alle som ønsker det. Prosjektleder Eva Johanne Klevstuen understreker at de gjerne vil ha synspunkter og tilbakemeldinger, slik at systemet kan justeres og bli mest mulig hensiktsmessig for brukerne.
